外貿(mào)企業(yè)報關(guān)員通關(guān)時效跟蹤制度

一、總則1.目的本制度旨在建立一套完善的外貿(mào)企業(yè)報關(guān)員通關(guān)時效跟蹤機制，確保貨物能夠在規(guī)定時間內(nèi)順利通關(guān)，提高企業(yè)運營效率，降低運營成本，提升客戶滿意度，維護企業(yè)良好的市場形象，同時響應(yīng)國家對于貿(mào)易便利化的政策要求，促進國際貿(mào)易的健康發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于外貿(mào)企業(yè)全體報關(guān)員以及與通關(guān)時效跟蹤相關(guān)的各部門和人員，同時涉及到對客戶貨物通關(guān)時效信息的反饋與溝通。3.企業(yè)文化體現(xiàn)秉持企業(yè)“誠信、高效、創(chuàng)新、共贏”的核心價值觀，將誠信貫穿于通關(guān)時效跟蹤工作的始終，以高效的工作流程確保貨物快速通關(guān)，鼓勵報關(guān)員在工作中創(chuàng)新方式方法，實現(xiàn)企業(yè)與客戶的共贏。在整個跟蹤過程中，注重團隊協(xié)作，發(fā)揚企業(yè)團結(jié)奮進的精神。4.教育理念融入強調(diào)持續(xù)學(xué)習(xí)與提升的教育理念，鼓勵報關(guān)員不斷學(xué)習(xí)最新的報關(guān)政策法規(guī)、通關(guān)流程變化等知識，定期組織培訓(xùn)與交流活動，提升報關(guān)員專業(yè)素養(yǎng)，以更好地應(yīng)對通關(guān)時效跟蹤工作中的各種挑戰(zhàn)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.報關(guān)部門-負責(zé)具體的報關(guān)業(yè)務(wù)操作，包括準備報關(guān)資料、向海關(guān)申報等工作。報關(guān)員作為直接責(zé)任人，要確保申報信息的準確、完整，并及時跟蹤報關(guān)單的審核進度。-建立報關(guān)臺賬，詳細記錄每一票貨物的報關(guān)時間、申報信息、海關(guān)反饋等情況，以便于通關(guān)時效的跟蹤與統(tǒng)計分析。2.物流部門-與報關(guān)部門緊密配合，及時提供貨物運輸?shù)南嚓P(guān)信息，如貨物到達口岸的時間、運輸工具信息等，確保報關(guān)工作能夠順利開展。-負責(zé)貨物在運輸過程中的協(xié)調(diào)與跟蹤，確保貨物在通關(guān)后能夠及時轉(zhuǎn)運至目的地，避免因物流環(huán)節(jié)的延誤影響整體時效。3.客戶服務(wù)部門-作為與客戶溝通的橋梁，及時向客戶反饋貨物通關(guān)時效的相關(guān)信息，解答客戶對于通關(guān)時效的疑問。-收集客戶對于通關(guān)時效的需求與意見，反饋給相關(guān)部門，以便不斷優(yōu)化通關(guān)時效跟蹤工作。4.管理層-負責(zé)制定通關(guān)時效的整體目標與策略，對通關(guān)時效跟蹤工作進行宏觀指導(dǎo)與監(jiān)督。-根據(jù)通關(guān)時效的統(tǒng)計分析結(jié)果，做出決策，調(diào)配資源，以持續(xù)提升企業(yè)的通關(guān)效率。三、管理流程1.報關(guān)前準備-報關(guān)員在接到報關(guān)任務(wù)后，與業(yè)務(wù)部門、物流部門溝通，獲取準確完整的報關(guān)資料，包括但不限于商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、合同等。確保資料的真實性、準確性和完整性，避免因資料問題導(dǎo)致報關(guān)延誤。-對報關(guān)資料進行初步審核，檢查各項信息是否符合海關(guān)要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與相關(guān)部門溝通更正。同時，根據(jù)貨物的性質(zhì)、HS編碼等信息，預(yù)估報關(guān)所需時間和可能遇到的問題。2.報關(guān)申報-報關(guān)員按照海關(guān)規(guī)定的申報流程，通過電子口岸等系統(tǒng)向海關(guān)提交報關(guān)單。在申報過程中，確保申報信息準確無誤，選擇正確的申報方式和申報時間，以提高申報成功率。-申報成功后，及時記錄報關(guān)單的申報時間、海關(guān)回執(zhí)信息等，將相關(guān)信息錄入報關(guān)臺賬。3.通關(guān)跟蹤-報關(guān)員實時關(guān)注報關(guān)單的審核狀態(tài)，通過海關(guān)系統(tǒng)查詢報關(guān)單的流轉(zhuǎn)情況，如是否被布控查驗、是否需要補充資料等。-對于出現(xiàn)異常情況（如查驗通知、資料補充要求等），報關(guān)員要立即采取措施，與海關(guān)進行溝通協(xié)調(diào)，按照海關(guān)要求提供相關(guān)資料或協(xié)助查驗工作。同時，及時將異常情況反饋給相關(guān)部門，如物流部門準備查驗貨物、業(yè)務(wù)部門提供必要的證明文件等。-定期（至少每天一次）匯總通關(guān)跟蹤情況，向報關(guān)部門負責(zé)人匯報，對于可能影響通關(guān)時效的重大問題，及時向管理層匯報。4.通關(guān)反饋-貨物成功通關(guān)后，報關(guān)員及時記錄通關(guān)時間，計算從申報到通關(guān)的實際時效，并將通關(guān)信息反饋給物流部門、客戶服務(wù)部門等相關(guān)部門。-客戶服務(wù)部門將通關(guān)信息及時準確地傳達給客戶，如客戶有進一步的物流需求，協(xié)助物流部門做好后續(xù)安排。5.統(tǒng)計分析-報關(guān)部門定期（每周、每月）對通關(guān)時效數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，包括不同貨物類型、不同口岸、不同申報時間等維度的通關(guān)時效情況。分析影響通關(guān)時效的因素，如海關(guān)政策變化、企業(yè)內(nèi)部流程問題、貨物自身特性等。-根據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果，形成報告提交給管理層。報告內(nèi)容包括通關(guān)時效的總體情況、存在的問題、改進建議等，為管理層決策提供數(shù)據(jù)支持。四、權(quán)利與義務(wù)1.報關(guān)員的權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-有權(quán)要求相關(guān)部門及時提供準確完整的報關(guān)資料，以確保報關(guān)工作順利進行。-在遇到海關(guān)政策不明晰或通關(guān)流程問題時，有權(quán)向企業(yè)內(nèi)部專家或海關(guān)咨詢，獲取準確的解釋和指導(dǎo)。-對于因不合理的內(nèi)部流程或其他部門配合問題導(dǎo)致的通關(guān)時效延誤，有權(quán)提出改進建議和意見。-義務(wù)-嚴格遵守國家法律法規(guī)和海關(guān)的各項規(guī)定，如實申報貨物信息，不得故意隱瞞或虛報。-認真履行報關(guān)職責(zé)，按照規(guī)定的流程和時間節(jié)點完成報關(guān)業(yè)務(wù)操作，確保報關(guān)工作的準確性和及時性。-及時跟蹤報關(guān)單的審核進度，積極處理通關(guān)過程中出現(xiàn)的問題，不得拖延或推諉責(zé)任。-保守企業(yè)和客戶的商業(yè)秘密，不得泄露報關(guān)過程中獲取的敏感信息。2.相關(guān)部門的權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-有權(quán)要求報關(guān)員及時反饋報關(guān)進展情況和遇到的問題，以便做好相應(yīng)的準備和協(xié)調(diào)工作。-對于報關(guān)流程中發(fā)現(xiàn)的不合理環(huán)節(jié)，有權(quán)提出優(yōu)化建議。-義務(wù)-按照報關(guān)員的要求，及時、準確地提供報關(guān)所需資料，積極配合報關(guān)工作。-在報關(guān)過程中出現(xiàn)問題時，積極協(xié)助報關(guān)員解決問題，如提供必要的文件、安排人員配合查驗等。3.客戶的權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-有權(quán)了解貨物通關(guān)的實時進度，獲取準確的通關(guān)時效信息。-對于因企業(yè)原因?qū)е碌耐P(guān)延誤，有權(quán)要求企業(yè)給出合理的解釋和解決方案。-義務(wù)-向企業(yè)提供真實、準確的貨物信息和相關(guān)文件，配合企業(yè)完成報關(guān)工作。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-內(nèi)部監(jiān)督-報關(guān)部門負責(zé)人定期檢查報關(guān)員的工作臺賬和通關(guān)跟蹤記錄，確保記錄的真實性和完整性。-管理層不定期對通關(guān)時效跟蹤工作進行抽查，檢查各部門之間的協(xié)作情況和工作流程的執(zhí)行情況。-客戶監(jiān)督-客戶服務(wù)部門定期收集客戶對于通關(guān)時效的反饋意見，及時反饋給相關(guān)部門。對于客戶提出的投訴，要認真調(diào)查處理，并將處理結(jié)果及時反饋給客戶。2.獎勵機制-對于在通關(guān)時效跟蹤工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的報關(guān)員，如連續(xù)三個月通關(guān)時效達到企業(yè)設(shè)定的目標，且無因自身原因?qū)е碌耐P(guān)延誤，給予績效加分、獎金獎勵或晉升機會。-對于通過創(chuàng)新工作方式方法，有效提高通關(guān)時效的團隊或個人，給予表彰和獎勵，如頒發(fā)“創(chuàng)新獎”，獎勵金額根據(jù)實際貢獻大小確定。-對于積極配合報關(guān)工作，為提高通關(guān)時效做出突出貢獻的相關(guān)部門或個人，給予一定的物質(zhì)獎勵和精神鼓勵。3.懲罰機制-對于因報關(guān)員自身原因?qū)е聢箨P(guān)資料錯誤、申報不及時等情況，影響通關(guān)時效的，根據(jù)情節(jié)輕重給予績效扣分、罰款等處罰。如因工作失誤導(dǎo)致企業(yè)遭受重大經(jīng)濟損失或不良社會影響的，將依法追究責(zé)任。-對于相關(guān)部門不配合報關(guān)工作，導(dǎo)致通關(guān)延誤的，對責(zé)任部門進行通報批評，并根據(jù)情節(jié)輕重對責(zé)任人進行績效扣分、罰款等處罰。-對于在通關(guān)時效跟蹤工作中弄虛作假、隱瞞問題的行為，一經(jīng)查實，嚴肅處理，給予相關(guān)人員警告、罰款、辭退等不同程度的處罰。六、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)、海關(guān)規(guī)定相沖突的地方