公司物品申購管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司物品申購流程，加強公司物品采購管理，提高物品使用效率，合理控制采購成本，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門因工作需要申購各類物品的管理。（三）基本原則1.按需申購原則：各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需求，合理申購物品，避免盲目采購和浪費。2.預(yù)算控制原則：申購物品應(yīng)嚴(yán)格控制在部門預(yù)算范圍內(nèi)，不得超預(yù)算申購。3.流程規(guī)范原則：申購流程應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保申購過程公開、公正、透明。4.高效實用原則：所申購物品應(yīng)滿足工作實際需要，具有較高的實用性和性價比。二、申購流程（一）申購申請1.填寫申購單：各部門需申購物品時，由申購人填寫《物品申購單》，詳細(xì)注明申購物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、用途等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核：申購單填寫完成后，由部門負(fù)責(zé)人對申購物品的必要性、合理性進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。3.提交申購單：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過的申購單，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門初審：采購部門收到申購單后，對申購物品的規(guī)格、型號、數(shù)量等進(jìn)行初審，檢查申購單填寫是否完整、準(zhǔn)確。2.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對申購物品的預(yù)算情況進(jìn)行審核，確保申購物品在部門預(yù)算范圍內(nèi)。如申購金額超出預(yù)算，需申購部門重新調(diào)整預(yù)算或提供相關(guān)說明。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)采購部門初審和財務(wù)部門審核通過的申購單，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實際情況和工作需要，對申購事項進(jìn)行審批，并簽字確認(rèn)。（三）采購執(zhí)行1.確定采購方式：根據(jù)申購物品的性質(zhì)、金額、市場供應(yīng)情況等因素，采購部門確定合適的采購方式，包括集中采購、分散采購、招標(biāo)采購、詢價采購等。2.選擇供應(yīng)商：采購部門通過多種渠道選擇合格的供應(yīng)商，如供應(yīng)商庫、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦等。對選定的供應(yīng)商進(jìn)行評估和比較，選擇質(zhì)量可靠、價格合理、信譽良好的供應(yīng)商進(jìn)行合作。3.簽訂采購合同：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購合同需經(jīng)公司法律部門審核后生效。4.跟蹤采購進(jìn)度：采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物品按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如因特殊原因?qū)е陆回浹舆t或質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時采取措施解決，并向相關(guān)部門匯報。（四）物品驗收1.到貨通知：采購物品到貨前，采購部門應(yīng)及時通知申購部門和相關(guān)驗收人員做好驗收準(zhǔn)備。2.驗收標(biāo)準(zhǔn)：申購部門和相關(guān)驗收人員應(yīng)按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范對采購物品進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。3.驗收報告：驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫《物品驗收報告》，詳細(xì)記錄驗收情況，并簽字確認(rèn)。如驗收不合格，驗收人員應(yīng)注明不合格原因，并及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.入庫手續(xù)：經(jīng)驗收合格的物品，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，并將物品妥善保管。（五）報銷付款1.報銷申請：申購部門憑《物品申購單》、《采購合同》、《物品驗收報告》、《發(fā)票》等相關(guān)憑證，填寫《費用報銷單》，按照公司財務(wù)報銷制度的規(guī)定進(jìn)行報銷申請。2.財務(wù)審核：財務(wù)部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進(jìn)行審核，確保報銷金額與采購合同和驗收情況相符。如發(fā)現(xiàn)問題，財務(wù)部門應(yīng)及時與申購部門溝通核實。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)財務(wù)部門審核通過的報銷申請，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財務(wù)制度和審批權(quán)限對報銷事項進(jìn)行審批，并簽字確認(rèn)。4.付款結(jié)算：財務(wù)部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，辦理付款結(jié)算手續(xù)，將款項支付給供應(yīng)商。三、申購審批權(quán)限（一）一般物品申購審批權(quán)限1.申購金額在[X]元以下的物品：由部門負(fù)責(zé)人審批后，提交采購部門進(jìn)行采購。2.申購金額在[X]元至[X]元之間的物品：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批，再提交采購部門進(jìn)行采購。3.申購金額在[X]元以上的物品：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司總經(jīng)理審批，方可提交采購部門進(jìn)行采購。（二）特殊物品申購審批權(quán)限對于涉及公司重大項目、特殊需求或價值較高的物品申購，除按照上述一般物品申購審批權(quán)限進(jìn)行審批外，還需經(jīng)過公司相關(guān)專業(yè)委員會或?qū)ｍ棔h審議通過。四、預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.年度預(yù)算：各部門應(yīng)根據(jù)本部門下一年度的工作規(guī)劃和業(yè)務(wù)需求，編制年度物品申購預(yù)算。年度預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各類物品的申購項目、數(shù)量、金額等信息，并報公司財務(wù)部門匯總審核。2.月度預(yù)算：各部門應(yīng)根據(jù)年度預(yù)算和實際工作進(jìn)展情況，每月編制月度物品申購預(yù)算。月度預(yù)算應(yīng)在每月[具體日期]前提交至公司財務(wù)部門，經(jīng)財務(wù)部門審核后作為當(dāng)月采購的依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.預(yù)算控制：各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行申購計劃，不得超預(yù)算申購。如因特殊原因需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前向公司財務(wù)部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行調(diào)整。2.預(yù)算分析：公司財務(wù)部門應(yīng)定期對各部門的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并提出改進(jìn)措施和建議。五、采購管理（一）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估和選擇機制，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估，選擇合格的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商庫。2.供應(yīng)商考核：采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核評價，根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不合格的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。3.供應(yīng)商維護(hù)：采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作關(guān)系，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題，維護(hù)公司與供應(yīng)商的長期穩(wěn)定合作。（二）采購合同管理1.合同簽訂：采購部門應(yīng)按照公司合同管理規(guī)定，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同執(zhí)行：采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定執(zhí)行，確保合同的順利履行。如因特殊原因需要變更合同條款，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂補充協(xié)議。3.合同歸檔：采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本提交至公司法律部門和財務(wù)部門備案，并將合同原件進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。（三）采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別：采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，如市場價格波動風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、交貨期風(fēng)險等。2.風(fēng)險應(yīng)對：針對識別出的風(fēng)險，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如建立價格預(yù)警機制、選擇多家供應(yīng)商、加強合同管理、增加質(zhì)量檢驗環(huán)節(jié)、提前與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)等，以降低采購風(fēng)險。六、庫存管理（一）庫存盤點1.定期盤點：倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物品進(jìn)行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[具體周期]，盤點結(jié)果應(yīng)形成《庫存盤點報告》。2.不定期盤點：公司財務(wù)部門或?qū)徲嫴块T有權(quán)對庫存物品進(jìn)行不定期盤點，以檢查庫存管理情況。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。（二）庫存預(yù)警1.設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)：倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)各類物品的歷史使用情況和采購周期，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)，包括最低庫存、最高庫存等。2.庫存預(yù)警通知：當(dāng)庫存物品數(shù)量接近或達(dá)到預(yù)警指標(biāo)時，倉庫管理人員應(yīng)及時向申購部門和采購部門發(fā)出庫存預(yù)警通知，提醒相關(guān)部門及時申購或采購物品，以避免庫存短缺或積壓。（三）庫存積壓處理1.分析庫存積壓原因：對于庫存積壓物品，倉庫管理人員應(yīng)會同申購部門和采購部門分析積壓原因，如市場需求變化、采購計劃不合理、物品質(zhì)量問題等。2.制定處理措施：根據(jù)庫存積壓原因，制定相應(yīng)的處理措施，如降價促銷、退貨換貨、報廢處理等。處理措施應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門有權(quán)對公司物品申購、采購、驗收、庫存等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查相關(guān)制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督公司紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對公司物品申購管理過程中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督檢查，對違反規(guī)定的單位和個人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，維護(hù)公司利益和正常工作秩序。（三）定期檢查與不定期抽查公司采購部門應(yīng)定期對各部門的物品申購情況進(jìn)行檢查