辦公資料存放管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司辦公資料的存放管理，確保資料的完整性、安全性和可查閱性，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在辦公過(guò)程中產(chǎn)生、使用和保管的各類資料。（三）基本原則1.分類管理原則：根據(jù)資料的性質(zhì)、用途、來(lái)源等進(jìn)行分類，便于查找和管理。2.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生，對(duì)涉及公司機(jī)密的資料要嚴(yán)格保密。3.方便查閱原則：資料的存放要便于員工查閱和使用，提高工作效率。4.定期清理原則：定期對(duì)資料進(jìn)行清理，清除過(guò)期、無(wú)用的資料，減少存儲(chǔ)空間，提高管理效率。二、資料分類（一）行政文件類1.公司規(guī)章制度、章程、辦法、規(guī)定等。2.公司內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要、決議、通知等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司各類行政報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。（二）人事檔案類1.員工個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職申請(qǐng)表、勞動(dòng)合同等。2.員工績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。3.員工工資、福利、保險(xiǎn)等相關(guān)資料。4.員工離職手續(xù)辦理資料等。（三）財(cái)務(wù)資料類1.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告等。2.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。3.稅務(wù)申報(bào)資料、發(fā)票等。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告等。（四）業(yè)務(wù)資料類1.公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的策劃書、方案、報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)合同、訂單、協(xié)議等。3.客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料等。4.業(yè)務(wù)往來(lái)信函、傳真、電子郵件等。（五）技術(shù)資料類1.公司技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目的申請(qǐng)書、立項(xiàng)報(bào)告、研究報(bào)告等。2.技術(shù)圖紙、工藝文件、操作規(guī)程等。3.技術(shù)專利、商標(biāo)、著作權(quán)等相關(guān)資料。4.技術(shù)培訓(xùn)資料、技術(shù)交流資料等。（六）其他資料類1.公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等。2.公司大事記、年鑒等。3.公司宣傳資料、廣告資料等。4.其他不屬于上述分類的資料。三、資料存放地點(diǎn)及設(shè)施（一）存放地點(diǎn)1.公司設(shè)立專門的檔案室，用于存放重要的、長(zhǎng)期保存的資料。2.各部門設(shè)立資料柜，用于存放本部門日常使用的資料。3.對(duì)于一些常用的、臨時(shí)性的資料，可以存放在員工個(gè)人的辦公抽屜或文件夾中，但要保持整齊有序。（二）存放設(shè)施1.檔案室應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥品、防盜門等。2.資料柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，有足夠的存儲(chǔ)空間，并分類標(biāo)識(shí)，便于查找。3.員工個(gè)人的辦公抽屜或文件夾應(yīng)保持清潔，定期清理，防止資料混亂或丟失。四、資料存放管理（一）資料歸檔1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的收集、整理和歸檔工作，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.資料歸檔應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，填寫資料歸檔清單，注明資料名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。3.對(duì)于重要的、涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并嚴(yán)格控制訪問(wèn)權(quán)限。（二）資料存放1.檔案室的資料應(yīng)按照類別、年份、編號(hào)等順序排列存放，便于查找和管理。2.各部門資料柜的資料應(yīng)按照部門內(nèi)部的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于員工查找使用。3.員工個(gè)人辦公抽屜或文件夾中的資料應(yīng)按照重要性、使用頻率等進(jìn)行分類存放，保持整齊有序。（三）資料標(biāo)識(shí)1.所有資料應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明資料名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，便于識(shí)別和查找。2.對(duì)于重要的、涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)在標(biāo)識(shí)上注明“機(jī)密”字樣，并采取相應(yīng)的保密措施。（四）資料借閱1.因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫資料借閱申請(qǐng)表，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、借閱用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室或相關(guān)部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、損壞、丟失。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)資料保管部門同意，并注明復(fù)印或摘錄的用途。4.借閱人員歸還資料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。（五）資料歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.資料歸還時(shí)，資料保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。3.資料保管人員應(yīng)將歸還的資料及時(shí)歸位，確保資料存放的有序性。（六）資料清理1.公司定期對(duì)資料進(jìn)行清理，清除過(guò)期、無(wú)用的資料，減少存儲(chǔ)空間，提高管理效率。2.資料清理應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，填寫資料清理清單，注明清理資料的名稱、編號(hào)、日期、清理原因等信息。3.對(duì)于重要的、涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀或妥善保管，防止資料泄露。五、資料安全保密（一）安全措施1.檔案室應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，定期檢查維護(hù)，確保設(shè)施的正常運(yùn)行。2.資料柜應(yīng)保持鎖閉狀態(tài)，鑰匙由專人保管，防止資料被盜。3.對(duì)于重要的、涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并嚴(yán)格控制訪問(wèn)權(quán)限。（二）保密制度1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露公司機(jī)密資料。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。3.如需對(duì)外提供公司機(jī)密資料，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。（三）人員管理1.檔案室管理人員應(yīng)經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，具備一定的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉資料存放管理流程。2.檔案室管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露公司機(jī)密資料。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的資料，檔案室管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制訪問(wèn)權(quán)限，確保資料的安全。六、監(jiān)督檢查（一）定期檢查1.公司定期對(duì)資料存放管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、存放規(guī)范性、安全保密性等。2.定期檢查由公司辦公室負(fù)責(zé)組織實(shí)施，相關(guān)部門配合。檢查結(jié)果應(yīng)形成檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）不定期抽查1.公司不定期對(duì)資料存放管理情況進(jìn)行抽查，抽查內(nèi)容包括資料的借閱情況、歸還情況、清理情況等。2.不定期抽查由公司辦公室或相關(guān)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致資料丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生的，