借貸記賬憑證管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司借貸記賬憑證的管理，保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，提高財(cái)務(wù)管理水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》以及國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在辦理各類借貸業(yè)務(wù)過(guò)程中涉及的記賬憑證管理。（三）基本原則1.合法性原則：借貸記賬憑證的編制和管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度的要求。2.真實(shí)性原則：記賬憑證應(yīng)如實(shí)反映借貸業(yè)務(wù)的實(shí)際發(fā)生情況，不得虛構(gòu)或隱瞞。3.準(zhǔn)確性原則：憑證內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，包括金額、科目、摘要等，確保會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。4.完整性原則：記賬憑證應(yīng)具備完整的要素，如日期、編號(hào)、借貸方科目、金額、附件張數(shù)等，不得遺漏重要信息。5.及時(shí)性原則：應(yīng)及時(shí)編制和傳遞記賬憑證，保證財(cái)務(wù)信息的時(shí)效性，以便及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理和財(cái)務(wù)分析。二、記賬憑證的基本要求（一）憑證內(nèi)容1.日期：填寫(xiě)記賬憑證的編制日期，應(yīng)與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生日期一致或相近。2.編號(hào)：記賬憑證應(yīng)按照一定的順序連續(xù)編號(hào)，以便于查找和核對(duì)。編號(hào)方式可采用統(tǒng)一編號(hào)或分類編號(hào)，具體由公司財(cái)務(wù)部門確定。3.摘要：對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明，應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地反映業(yè)務(wù)內(nèi)容，便于理解和查閱。摘要應(yīng)包括借貸業(yè)務(wù)的主體、事項(xiàng)、金額等關(guān)鍵信息。4.借貸方科目：分別填寫(xiě)借方和貸方的會(huì)計(jì)科目名稱，應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和會(huì)計(jì)制度的規(guī)定準(zhǔn)確選用?？颇棵Q應(yīng)規(guī)范、全稱，不得使用簡(jiǎn)稱或代碼。5.金額：填寫(xiě)借貸方的發(fā)生金額，應(yīng)與原始憑證所記載的金額一致。金額數(shù)字應(yīng)書(shū)寫(xiě)規(guī)范、清晰，不得涂改。6.附件張數(shù)：注明所附原始憑證的張數(shù)，確保記賬憑證與原始憑證的一致性。附件應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、合同、審批文件等能夠證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的相關(guān)憑證。7.制單人、審核人、記賬人、會(huì)計(jì)主管等簽名或蓋章：明確各崗位人員在記賬憑證編制和審核過(guò)程中的職責(zé)，確保憑證的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）憑證格式記賬憑證應(yīng)采用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式，包括通用記賬憑證和專用記賬憑證（如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證）。格式應(yīng)符合會(huì)計(jì)電算化軟件的要求，便于錄入和存儲(chǔ)。憑證紙張大小、字體、字號(hào)等應(yīng)保持統(tǒng)一規(guī)范，以保證憑證的整齊美觀和易于識(shí)別。（三）憑證裝訂1.記賬憑證應(yīng)定期進(jìn)行裝訂，一般每月裝訂一次。裝訂前應(yīng)檢查憑證的完整性和順序，確保編號(hào)連續(xù)、附件齊全。2.裝訂時(shí)應(yīng)使用專用的裝訂機(jī)和裝訂線，將憑證左上角對(duì)齊，用線繩牢固裝訂。裝訂厚度應(yīng)適中，一般以不超過(guò)2cm為宜，避免過(guò)厚或過(guò)薄影響憑證的保管和查閱。3.在裝訂線上應(yīng)加蓋裝訂人員印章，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、本月共幾冊(cè)、本冊(cè)是第幾冊(cè)等信息。封面應(yīng)整潔、清晰，便于識(shí)別和查閱。三、借貸記賬憑證的編制（一）編制依據(jù)借貸記賬憑證應(yīng)根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制。原始憑證包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、合同協(xié)議、銀行對(duì)賬單等各類能夠證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的書(shū)面文件。在編制記賬憑證前，應(yīng)對(duì)原始憑證進(jìn)行認(rèn)真審核，確保其真實(shí)性、合法性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）編制方法1.確定借貸方科目：根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，分析確定應(yīng)借記和貸記的會(huì)計(jì)科目。對(duì)于復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，可能涉及多個(gè)會(huì)計(jì)科目，應(yīng)準(zhǔn)確判斷各科目之間的借貸關(guān)系。2.填寫(xiě)金額：按照原始憑證所記載的金額，分別填寫(xiě)在借貸方科目對(duì)應(yīng)的金額欄內(nèi)。如果經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及多個(gè)金額，應(yīng)按照借貸平衡的原則進(jìn)行填寫(xiě)，確保借貸方金額相等。3.編寫(xiě)摘要：對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行簡(jiǎn)要概括，突出關(guān)鍵信息，以便于理解和查閱。摘要應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免冗長(zhǎng)和模糊不清。4.編號(hào)：按照規(guī)定的編號(hào)規(guī)則為記賬憑證編號(hào)，確保編號(hào)的連續(xù)性和唯一性。5.附件處理：將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。附件應(yīng)粘貼整齊、牢固，便于查閱。對(duì)于紙張較大的原始憑證，可進(jìn)行折疊或裁剪，使其大小與記賬憑證一致。（三）特殊業(yè)務(wù)的處理1.涉及現(xiàn)金和銀行存款之間的劃轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)，如從銀行提取現(xiàn)金或現(xiàn)金存入銀行，只編制付款憑證，不編制收款憑證，以避免重復(fù)記賬。2.對(duì)于同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要編制多張記賬憑證的，應(yīng)采用分?jǐn)?shù)編號(hào)法編號(hào)。例如，一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要編制三張記賬憑證，編號(hào)分別為記字第11/3號(hào)、記字第12/3號(hào)、記字第13/3號(hào)。3.更正錯(cuò)賬的記賬憑證：如果發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證。如果發(fā)現(xiàn)本年度記賬憑證有錯(cuò)誤，可采用紅字更正法、補(bǔ)充登記法等進(jìn)行更正，并在摘要欄注明“更正某月某日某號(hào)憑證”字樣。四、記賬憑證的審核（一）審核內(nèi)容1.合法性審核：檢查記賬憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合國(guó)家法律法規(guī)、財(cái)務(wù)制度和公司內(nèi)部規(guī)定的要求。審核原始憑證的真實(shí)性、合法性，以及記賬憑證的編制是否符合相關(guān)規(guī)定。2.真實(shí)性審核：核實(shí)記賬憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生，原始憑證與記賬憑證所記錄的內(nèi)容是否一致。檢查原始憑證的日期、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容等是否與實(shí)際情況相符，有無(wú)偽造、變?cè)煸紤{證的情況。3.準(zhǔn)確性審核：審核記賬憑證的科目使用是否正確，金額計(jì)算是否準(zhǔn)確，借貸方是否平衡。檢查摘要是否清晰、準(zhǔn)確地反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)，附件張數(shù)是否與所附原始憑證一致。4.完整性審核：檢查記賬憑證的各項(xiàng)要素是否齊全，如日期、編號(hào)、摘要、借貸方科目、金額、附件張數(shù)、制單人、審核人、記賬人、會(huì)計(jì)主管等簽名或蓋章是否完備。（二）審核流程1.制單人完成記賬憑證編制后，應(yīng)首先進(jìn)行自我審核，檢查憑證內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。2.將記賬憑證提交給審核人進(jìn)行審核。審核人應(yīng)按照審核內(nèi)容的要求，對(duì)記賬憑證進(jìn)行全面細(xì)致的審核，并在審核意見(jiàn)欄注明審核結(jié)果。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與制單人溝通，要求其進(jìn)行更正或補(bǔ)充。3.審核通過(guò)的記賬憑證，由審核人簽字確認(rèn)后，方可傳遞給記賬人進(jìn)行記賬處理。對(duì)于審核不通過(guò)的記賬憑證，制單人應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改，修改后重新提交審核，直至審核通過(guò)為止。（三）審核責(zé)任1.制單人應(yīng)對(duì)記賬憑證的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。如因制單人原因?qū)е掠涃~憑證出現(xiàn)錯(cuò)誤，制單人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并負(fù)責(zé)及時(shí)更正。2.審核人應(yīng)對(duì)審核工作的質(zhì)量負(fù)責(zé)。審核人應(yīng)認(rèn)真履行審核職責(zé)，如因?qū)徍瞬粐?yán)導(dǎo)致錯(cuò)誤憑證入賬，審核人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的審核責(zé)任。審核人在審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出，并跟蹤督促制單人進(jìn)行整改。五、記賬憑證的保管（一）保管期限記賬憑證的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，記賬憑證應(yīng)保管30年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。（二）保管方式1.紙質(zhì)憑證保管：記賬憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，并在裝訂封面注明相關(guān)信息。裝訂后的憑證應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照年度、月份順序排列，便于查找和查閱。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)等功能，確保憑證的安全保存。2.電子憑證保管：對(duì)于采用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)生成的記賬憑證，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子憑證的索引和檢索系統(tǒng)，便于快速查詢和調(diào)用。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱記賬憑證的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到財(cái)務(wù)檔案室查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將憑證帶出檔案室。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)憑證，不得在憑證上涂改、標(biāo)記或損壞。2.外單位人員因特殊原因需要查閱公司記賬憑證的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱時(shí)應(yīng)按照公司的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在指定地點(diǎn)由公司財(cái)務(wù)人員陪同查閱。查閱內(nèi)容僅限于與該單位相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)憑證，不得查閱其他無(wú)關(guān)信息。3.因工作需要借閱記賬憑證的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借憑證。借閱人應(yīng)對(duì)所借憑證的安全負(fù)責(zé)，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。六、記賬憑證的銷毀（一）銷毀條件記賬憑證保管期限屆滿，且公司認(rèn)為該憑證已無(wú)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀處理。在銷毀前，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和清理，確保需要銷毀的憑證與保管清單一致，不存在未處理的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)或糾紛。（二）銷毀程序1.由公司財(cái)務(wù)部門提出記賬憑證銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《記賬憑證銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀憑證的年度、月份、憑證種類、數(shù)量等信息，并說(shuō)明銷毀原因。2.申請(qǐng)表經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況和相關(guān)規(guī)定，對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審批，并簽署意見(jiàn)。3.審批通過(guò)后，由財(cái)務(wù)部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過(guò)程的安全、規(guī)范。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保憑證無(wú)法恢復(fù)。4.在銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫(xiě)《記賬憑證銷毀清單》，詳細(xì)記錄銷毀憑證的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。銷毀清單應(yīng)由監(jiān)督人、銷毀人簽字確認(rèn)，并與《