中泰集團(tuán)采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)中泰集團(tuán)采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于中泰集團(tuán)及所屬各單位的采購活動，包括物資采購、工程采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方式進(jìn)行。2.公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會，公正對待每一個(gè)供應(yīng)商，維護(hù)市場公平競爭環(huán)境。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本，提高資金使用效率。4.質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品，確保所采購的物資、工程和服務(wù)符合集團(tuán)生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展的要求。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕腐敗行為，維護(hù)集團(tuán)利益。二、采購管理組織與職責(zé)（一）采購管理委員會1.組成：采購管理委員會由集團(tuán)高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.職責(zé)審議采購戰(zhàn)略和重大采購政策。審批年度采購計(jì)劃和預(yù)算。決策重大采購項(xiàng)目和采購合同。協(xié)調(diào)解決采購工作中的重大問題。（二）采購部門1.職責(zé)制定和執(zhí)行采購計(jì)劃。組織采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。管理采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況。建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。收集和分析采購信息，提出改進(jìn)采購工作的建議。（三）需求部門1.職責(zé)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，提出采購需求。參與采購供應(yīng)商選擇和采購談判。協(xié)助采購部門進(jìn)行采購驗(yàn)收。對采購物資、工程和服務(wù)的質(zhì)量和使用效果負(fù)責(zé)。（四）財(cái)務(wù)部門1.職責(zé)審核采購預(yù)算和資金安排。參與采購合同審核，監(jiān)督采購資金支付。提供采購成本核算和財(cái)務(wù)分析。（五）審計(jì)部門1.職責(zé)對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購行為的合法性。對采購項(xiàng)目進(jìn)行績效審計(jì)，評估采購效益。三、采購計(jì)劃管理（一）采購計(jì)劃的編制1.需求預(yù)測：需求部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、市場需求變化等因素，對采購需求進(jìn)行預(yù)測，提供詳細(xì)的采購需求清單。2.計(jì)劃編制：采購部門根據(jù)需求預(yù)測和庫存情況，編制年度采購計(jì)劃、季度采購計(jì)劃和月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資、工程和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購時(shí)間等內(nèi)容。3.計(jì)劃審批：年度采購計(jì)劃和重大采購計(jì)劃需報(bào)采購管理委員會審批，季度采購計(jì)劃和月度采購計(jì)劃由采購部門負(fù)責(zé)人審批。（二）采購計(jì)劃的執(zhí)行與調(diào)整1.計(jì)劃執(zhí)行：采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購計(jì)劃組織采購活動，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。2.計(jì)劃調(diào)整：在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如遇市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃的，需求部門應(yīng)及時(shí)提出調(diào)整申請，經(jīng)采購部門審核后，報(bào)原審批部門批準(zhǔn)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并對供應(yīng)商進(jìn)行篩選，選擇符合集團(tuán)要求的潛在供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評估：采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。3.供應(yīng)商選擇：根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，采購部門選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議。（二）供應(yīng)商考核1.考核指標(biāo)：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核。2.考核周期：供應(yīng)商考核周期分為月度考核、季度考核和年度考核。3.考核結(jié)果應(yīng)用：采購部門根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于考核不合格的供應(yīng)商采取警告、暫停合作、終止合作等措施。（三）供應(yīng)商關(guān)系管理1.溝通與協(xié)調(diào)：采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.合作與發(fā)展：采購部門應(yīng)與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同推動技術(shù)創(chuàng)新和產(chǎn)品升級，實(shí)現(xiàn)互利共贏。五、采購流程管理（一）采購申請1.申請?zhí)岢觯盒枨蟛块T根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資、工程和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購原因等內(nèi)容。2.申請審批：采購申請表經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)采購部門審批。對于重大采購申請，需報(bào)采購管理委員會審批。（二）采購詢價(jià)1.詢價(jià)準(zhǔn)備：采購部門根據(jù)采購申請，制定詢價(jià)文件，明確采購物資、工程和服務(wù)的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容，并向潛在供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)邀請。2.詢價(jià)報(bào)價(jià)：潛在供應(yīng)商根據(jù)詢價(jià)文件要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)文件，報(bào)價(jià)文件應(yīng)包括報(bào)價(jià)明細(xì)、技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容。3.詢價(jià)評審：采購部門組織相關(guān)部門對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)文件進(jìn)行評審，評審內(nèi)容包括價(jià)格、技術(shù)方案、售后服務(wù)等方面，選擇報(bào)價(jià)合理、技術(shù)方案可行、售后服務(wù)良好的供應(yīng)商作為談判對象。（三）采購談判1.談判準(zhǔn)備：采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判前，應(yīng)制定談判方案，明確談判目標(biāo)、談判策略、談判要點(diǎn)等內(nèi)容。2.談判過程：采購部門與供應(yīng)商就采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判，爭取達(dá)成雙方滿意的采購合同。3.談判結(jié)果：談判結(jié)束后，采購部門應(yīng)形成談判報(bào)告，記錄談判過程和談判結(jié)果，并報(bào)采購部門負(fù)責(zé)人審批。（四）采購合同簽訂1.合同起草：采購部門根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物資、工程和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.合同審核：采購合同起草完成后，應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性等方面。3.合同簽訂：采購合同經(jīng)審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商簽訂合同。對于重大采購合同，需報(bào)采購管理委員會審批后簽訂。（五）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購部門在采購合同約定的交貨期前，應(yīng)通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員成立驗(yàn)收小組。2.驗(yàn)收實(shí)施：驗(yàn)收小組按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，對采購物資、工程和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等方面。3.驗(yàn)收結(jié)果：驗(yàn)收結(jié)束后，驗(yàn)收小組應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告，記錄驗(yàn)收情況和驗(yàn)收結(jié)果。對于驗(yàn)收合格的采購物資、工程和服務(wù)，需求部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)或投入使用；對于驗(yàn)收不合格的采購物資、工程和服務(wù)，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（六）采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同約定和驗(yàn)收情況，填寫付款申請表，詳細(xì)說明采購物資、工程和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、付款方式、付款時(shí)間等內(nèi)容，并附上采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)文件。2.付款審核：付款申請表經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核付款申請的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性等方面。3.付款審批：付款申請經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大采購付款，需報(bào)集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。4.付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果，按照采購合同約定的付款方式和付款時(shí)間，及時(shí)支付采購款項(xiàng)。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.風(fēng)險(xiǎn)識別：采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別，識別內(nèi)容包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等方面。2.風(fēng)險(xiǎn)評估：采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，評估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，并確定風(fēng)險(xiǎn)等級。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對于風(fēng)險(xiǎn)等級較高、無法承受的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如放棄采購項(xiàng)目、更換供應(yīng)商等。2.風(fēng)險(xiǎn)降低：對于風(fēng)險(xiǎn)等級較高、但可以通過采取措施降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性或影響程度的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)降低措施，如加強(qiáng)供應(yīng)商管理、完善采購合同條款、增加質(zhì)量檢驗(yàn)環(huán)節(jié)等。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對于風(fēng)險(xiǎn)等級較高、但可以通過購買保險(xiǎn)、簽訂免責(zé)條款等方式將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給第三方的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移措施。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對于風(fēng)險(xiǎn)等級較低、對采購活動影響較小的風(fēng)險(xiǎn)，可采取風(fēng)險(xiǎn)接受措施，如加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理風(fēng)險(xiǎn)事件。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控：采購部門應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生跡象。2.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控結(jié)果，對風(fēng)險(xiǎn)事件進(jìn)行預(yù)警，發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取應(yīng)對措施。七、采購信息管理（一）采購信息收集1.內(nèi)部信息收集：采購部門應(yīng)收集集團(tuán)內(nèi)部的采購需求信息、庫存信息、采購歷史數(shù)據(jù)等。2.外部信息收集：采購部門應(yīng)收集市場價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、行業(yè)動態(tài)信息等外部信息。（二）采購信息分析1.數(shù)據(jù)分析：采購部門應(yīng)運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具和方法，對采購信息進(jìn)行分析，為采購決策提供支持。2.報(bào)告編制：采購部門應(yīng)根據(jù)采購信息分析結(jié)果，編制采購信息報(bào)告，定期向采購管理委員會和相關(guān)部門匯報(bào)采購工作情況。（三）采購信息共享1.信息平臺建設(shè)：中泰集團(tuán)應(yīng)建立采購信息管理平臺，實(shí)現(xiàn)采購信息的實(shí)時(shí)共享和動態(tài)管理。2.信息共享范圍：采購信息管理平臺應(yīng)向集團(tuán)高層管理人員、采購部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門開放，確保各部門能夠及時(shí)獲取采購信息。八、采購績效評估（一）評估指標(biāo)1.采購成本：評估采購物資、工程和服務(wù)的采購價(jià)格是否合理，采購成本是否降低。2.采購質(zhì)量：評估采購物資、工程和服務(wù)的質(zhì)量是否符合要求，是否滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。3.采購效率：評估采購活動的執(zhí)行效率，包括采購計(jì)劃完成率、采購周期、合同簽訂及時(shí)率等指標(biāo)。4.供應(yīng)商管理：評估供應(yīng)商的選擇、考核、關(guān)系管理等方面的工作成效。5.合規(guī)性：評估采購活動是否符合國家法律法規(guī)和集團(tuán)相關(guān)規(guī)定。（二）評估方法1.定量評估：采用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析方法，對采購績效評估指標(biāo)進(jìn)行定量計(jì)算和分析。2.定性評估：通過問卷調(diào)查、訪談、實(shí)地考察等方式，對采購績效評估指標(biāo)進(jìn)行定性評價(jià)。3.綜合評估：將定量評估和定性評估結(jié)果相結(jié)合，對采購績效進(jìn)行綜合評估。（三）評估周期采購績效評估周期分為年度評估和季度評估。（四）評估結(jié)果應(yīng)用1.績