代收煙草貨款管理辦法一、總則（一）目的為加強公司代收煙草貨款的管理，規(guī)范代收行為，保障資金安全，維護公司及客戶的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及煙草行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及代收煙草貨款的部門、崗位及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則代收煙草貨款活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、煙草專賣相關(guān)規(guī)定以及行業(yè)標準，確保代收行為合法有效。2.安全準確原則保障代收貨款資金的安全，做到賬目清晰、準確無誤，及時、足額將代收貨款交付給相關(guān)方。3.客戶至上原則以客戶需求為導向，提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的代收服務(wù)，維護良好的客戶關(guān)系。4.責任明確原則明確各部門、各崗位在代收煙草貨款過程中的職責，做到責任到人，獎懲分明。二、職責分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負責與煙草客戶簽訂代收貨款協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)。2.及時準確地向客戶傳達代收貨款的相關(guān)信息，包括代收金額、時間、方式等。3.協(xié)助財務(wù)部門核對代收貨款賬目，對客戶提出的疑問進行解答和處理。4.跟蹤客戶貨款支付情況，及時反饋異常信息。（二）財務(wù)部門1.負責代收貨款的賬務(wù)處理，確保賬目清晰、準確。2.按照規(guī)定的時間和方式，將代收貨款足額交付給煙草公司或相關(guān)指定賬戶。3.定期與業(yè)務(wù)部門核對代收貨款賬目，編制代收貨款報表，向上級領(lǐng)導匯報資金情況。4.對代收貨款資金進行安全管理，防范資金風險。（三）風險管理部門1.負責對代收煙草貨款業(yè)務(wù)進行風險評估，制定風險防控措施。2.監(jiān)督代收貨款業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。3.對代收貨款過程中出現(xiàn)的重大風險事件進行調(diào)查和處理，提出改進建議。（四）信息技術(shù)部門1.負責開發(fā)和維護代收貨款管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。2.為代收貨款業(yè)務(wù)提供技術(shù)支持，保障信息傳遞的及時、準確。3.根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，對系統(tǒng)進行優(yōu)化和升級。（五）監(jiān)督審計部門1.對代收煙草貨款業(yè)務(wù)進行定期審計和不定期檢查，監(jiān)督各項制度的執(zhí)行情況。2.審查代收貨款賬目、憑證等資料，核實資金流向的真實性和合規(guī)性。3.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。三、代收流程（一）協(xié)議簽訂1.業(yè)務(wù)部門在與煙草客戶開展業(yè)務(wù)合作前，應(yīng)簽訂代收貨款協(xié)議。協(xié)議內(nèi)容應(yīng)明確雙方的基本信息、代收貨款的范圍、金額、結(jié)算周期、支付方式、雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責任等條款。2.協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將協(xié)議副本提交給財務(wù)部門、風險管理部門等相關(guān)部門備案。（二）信息傳遞1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)與客戶的業(yè)務(wù)往來情況，及時準確地統(tǒng)計代收貨款信息，包括客戶名稱、代收金額、代收時間等。2.業(yè)務(wù)部門將代收貨款信息以書面或電子形式傳遞給財務(wù)部門，同時抄送風險管理部門。傳遞過程中應(yīng)確保信息的完整性和準確性，如有變更應(yīng)及時通知相關(guān)部門。（三）貨款收取1.業(yè)務(wù)部門按照與客戶約定的方式和時間，收取代收貨款。收取過程中應(yīng)向客戶出具合法有效的收款憑證，并妥善保管相關(guān)票據(jù)。2.對于現(xiàn)金收取的貨款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時繳存公司指定的銀行賬戶，并在繳存后將繳存憑證交財務(wù)部門核對。3.對于通過銀行轉(zhuǎn)賬等非現(xiàn)金方式收取的貨款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知財務(wù)部門查詢到賬情況。（四）賬務(wù)處理1.財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門傳遞的代收貨款信息及相關(guān)收款憑證后，應(yīng)及時進行賬務(wù)處理。按照會計核算要求，準確記錄代收貨款的收入、支出情況，確保賬目清晰、準確。2.財務(wù)部門應(yīng)定期與業(yè)務(wù)部門核對代收貨款賬目，發(fā)現(xiàn)差異及時查明原因并進行調(diào)整。（五）貨款交付1.財務(wù)部門按照規(guī)定的時間和方式，將代收貨款足額交付給煙草公司或相關(guān)指定賬戶。交付前應(yīng)認真核對收款方信息，確保資金交付準確無誤。2.財務(wù)部門在完成貨款交付后，應(yīng)及時取得對方出具的收款憑證，并妥善保管。同時，在代收貨款管理系統(tǒng)中記錄貨款交付情況。（六）記錄與檔案管理1.業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)妥善保存代收貨款業(yè)務(wù)過程中的各類文件、資料，包括協(xié)議、收款憑證、轉(zhuǎn)賬記錄、對賬單等。2.按照檔案管理規(guī)定，定期對代收貨款檔案進行整理、歸檔和保管，確保檔案資料的完整性和可追溯性。檔案保存期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。四、風險防控（一）客戶信用風險1.風險管理部門應(yīng)定期對煙草客戶的信用狀況進行評估，建立客戶信用檔案。評估內(nèi)容包括客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信用記錄等。2.根據(jù)客戶信用評估結(jié)果，設(shè)定不同的信用額度和結(jié)算方式。對于信用狀況較差的客戶，應(yīng)謹慎開展代收貨款業(yè)務(wù)或采取必要的風險防范措施，如要求提供擔保、縮短結(jié)算周期等。3.業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂代收貨款協(xié)議前，應(yīng)核實客戶的信用狀況，確保協(xié)議的簽訂符合公司風險管理要求。（二）資金安全風險1.財務(wù)部門應(yīng)加強對代收貨款資金的安全管理，采取必要的安全措施，如設(shè)置專人負責資金繳存、加強銀行賬戶管理、安裝安全的財務(wù)管理軟件等。2.建立資金風險預警機制，對代收貨款資金的流動情況進行實時監(jiān)控。當出現(xiàn)資金異常變動時，及時發(fā)出預警信號，并采取相應(yīng)的風險處置措施。3.定期對資金安全狀況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保資金安全。（三）操作風險1.制定完善的代收貨款業(yè)務(wù)操作流程和規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的操作要求和責任人員。加強對工作人員的培訓，使其熟悉業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范，提高操作技能和風險防范意識。2.在代收貨款管理系統(tǒng)中設(shè)置必要的權(quán)限控制，確保不同崗位人員只能操作與其職責相關(guān)的功能模塊，防止誤操作或違規(guī)操作。3.定期對代收貨款業(yè)務(wù)操作情況進行內(nèi)部檢查和審計，發(fā)現(xiàn)操作風險隱患及時進行整改，對違規(guī)操作行為進行嚴肅處理。（四）法律合規(guī)風險1.組織相關(guān)人員學習國家法律法規(guī)、煙草專賣相關(guān)規(guī)定以及行業(yè)標準，確保代收貨款業(yè)務(wù)活動合法合規(guī)。2.風險管理部門和法律合規(guī)部門應(yīng)定期對代收貨款業(yè)務(wù)進行法律合規(guī)審查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正潛在的法律合規(guī)風險。3.對于涉及重大法律問題的代收貨款業(yè)務(wù)事項，應(yīng)及時咨詢專業(yè)法律意見，確保公司的合法權(quán)益得到有效維護。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.監(jiān)督審計部門應(yīng)定期對代收煙草貨款業(yè)務(wù)進行內(nèi)部審計，檢查業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行情況、賬目處理的準確性、資金安全管理等方面是否符合規(guī)定。2.內(nèi)部審計應(yīng)制定詳細的審計計劃和審計方案，采用適當?shù)膶徲嫹椒?，如查閱資料、實地檢查、數(shù)據(jù)分析等，確保審計工作的全面性和有效性。3.審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時形成審計報告，提出整改意見和建議。相關(guān)部門應(yīng)按照審計報告要求進行整改，并在規(guī)定時間內(nèi)將整改情況反饋給監(jiān)督審計部門。（二）外部檢查1.積極配合煙草專賣管理部門、稅務(wù)部門等相關(guān)外部機構(gòu)對代收貨款業(yè)務(wù)的檢查。如實提供相關(guān)資料和信息，接受外部機構(gòu)的監(jiān)督和指導。2.對于外部檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)高度重視，認真分析原因，制定切實可行的整改措施，按時完成整改任務(wù)，并將整改情況及時報告上級領(lǐng)導和相關(guān)外部機構(gòu)。3.關(guān)注外部監(jiān)管政策的變化，及時調(diào)整公司代收貨款管理辦法和業(yè)務(wù)流程，確保公司業(yè)務(wù)活動始終符合外部監(jiān)管要求。六、信息管理（一）信息系統(tǒng)建設(shè)1.信息技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)代收貨款業(yè)務(wù)管理需求，開發(fā)和完善代收貨款管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備客戶信息管理、代收貨款信息錄入與查詢、賬務(wù)處理、資金交付管理、風險預警等功能模塊。2.確保代收貨款管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和兼容性，采用先進的信息技術(shù)手段，保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全存儲和傳輸。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，優(yōu)化系統(tǒng)性能，滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需要。（二）信息共享與溝通1.建立業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、風險管理部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)部門之間的信息共享機制，確保代收貨款業(yè)務(wù)信息在各部門之間及時、準確傳遞。2.通過代收貨款管理系統(tǒng)、內(nèi)部辦公平臺、定期會議等方式，加強部門之間的溝通與協(xié)作。及時交流業(yè)務(wù)進展情況、存在的問題及解決方案，共同推進代收貨款業(yè)務(wù)的順利開展。3.對于代收貨款業(yè)務(wù)中的重要信息，如客戶重大變動、資金異常情況等，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導匯報，確保公司管理層能夠及時掌握業(yè)務(wù)動態(tài)，做出正確決策。七、培訓與考核（一）培訓1.人力資源部門應(yīng)制定代收貨款業(yè)務(wù)培訓計劃，定期組織相關(guān)人員參加培訓。培訓內(nèi)容包括國家法律法規(guī)、煙草行業(yè)政策、代收貨款業(yè)務(wù)流程、風險防控知識、操作技能等方面。2.邀請行業(yè)專家、法律專業(yè)人士、內(nèi)部業(yè)務(wù)骨干等擔任培訓講師，采用集中授課、案例分析、實地操作演示等多種培訓方式，提高培訓效果。3.鼓勵員工自主學習代收貨款業(yè)務(wù)知識，提供必要的學習資源和支持。對于在業(yè)務(wù)學習中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予適當?shù)莫剟詈捅碚?。（二）考?.建立代收貨款業(yè)務(wù)考核機制，明確考核指標和考核標準。考核指標應(yīng)包括業(yè)務(wù)完成情況、資金安全管理、風險防控效果、客戶滿意度等方面。2.定期對相關(guān)部門和人員的代收貨款業(yè)務(wù)工作進行考核評價，考核結(jié)果與績效獎金、晉升晉級等掛鉤。對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對未達考核標準的進行督促整改或相應(yīng)處罰。3.根據(jù)考核結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓，不斷完善代收貨款業(yè)務(wù)管理辦法和工作流程，提高整體管理水平。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司[具體部門]負責