企業(yè)訂單合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司訂單合同管理，規(guī)范訂單合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與客戶(hù)簽訂的各類(lèi)訂單合同的管理，包括但不限于產(chǎn)品銷(xiāo)售訂單、服務(wù)提供訂單等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：訂單合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。3.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：加強(qiáng)訂單合同管理，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司利益。4.統(tǒng)一管理原則：訂單合同管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口管理的原則。二、訂單合同的簽訂（一）訂單合同的發(fā)起1.業(yè)務(wù)部門(mén)在與客戶(hù)達(dá)成合作意向后，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《訂單合同發(fā)起申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明訂單合同的基本信息，包括客戶(hù)名稱(chēng)、產(chǎn)品或服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等。2.《訂單合同發(fā)起申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至合同管理部門(mén)。（二）訂單合同的審核1.合同管理部門(mén)收到《訂單合同發(fā)起申請(qǐng)表》后，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)訂單合同進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性，合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。2.法律部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)訂單合同的法律條款進(jìn)行審核，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)訂單合同的價(jià)格、付款方式、結(jié)算方式等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保公司利益不受損失。4.其他相關(guān)部門(mén)根據(jù)各自職責(zé)對(duì)訂單合同涉及的專(zhuān)業(yè)內(nèi)容進(jìn)行審核。（三）訂單合同的簽訂1.經(jīng)審核通過(guò)的訂單合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與客戶(hù)簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本內(nèi)容與審核通過(guò)的內(nèi)容一致。2.簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，如因特殊情況需要使用非統(tǒng)一文本的，應(yīng)經(jīng)合同管理部門(mén)和法律部門(mén)審核同意。3.合同簽訂后，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，并建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂、履行等情況進(jìn)行記錄。三、訂單合同的履行（一）履行計(jì)劃的制定1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)訂單合同約定的交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求，制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，并將履行計(jì)劃提交至合同管理部門(mén)備案。2.履行計(jì)劃應(yīng)明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保訂單合同能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。（二）貨物交付或服務(wù)提供1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照履行計(jì)劃組織貨物生產(chǎn)或服務(wù)提供，并確保貨物質(zhì)量符合合同要求，服務(wù)達(dá)到合同標(biāo)準(zhǔn)。2.在貨物交付或服務(wù)提供前，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)提前通知客戶(hù)，并按照合同約定的方式進(jìn)行交付或提供。3.貨物交付時(shí)，應(yīng)向客戶(hù)提供相關(guān)的質(zhì)量證明文件、發(fā)貨清單等資料，并由客戶(hù)簽字確認(rèn)。服務(wù)提供后，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)客戶(hù)對(duì)服務(wù)進(jìn)行評(píng)價(jià)，并取得客戶(hù)的反饋意見(jiàn)。（三）貨款回收1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)跟蹤貨款回收情況。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)做好貨款回收工作，及時(shí)向客戶(hù)催款，并反饋客戶(hù)的付款情況。3.對(duì)于逾期未付款的客戶(hù)，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任，并采取相應(yīng)的法律措施維護(hù)公司權(quán)益。四、訂單合同的變更（一）變更申請(qǐng)的提出1.在訂單合同履行過(guò)程中，如因客戶(hù)需求變更、市場(chǎng)情況變化等原因需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《訂單合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容等。2.《訂單合同變更申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至合同管理部門(mén)。（二）變更的審核1.合同管理部門(mén)收到《訂單合同變更申請(qǐng)表》后，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括變更的必要性、合理性、對(duì)公司利益的影響等。2.法律部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)變更后的合同條款進(jìn)行法律審核，確保變更后的合同符合法律法規(guī)要求。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)變更后的價(jià)格、付款方式、結(jié)算方式等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，評(píng)估對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況的影響。4.其他相關(guān)部門(mén)根據(jù)各自職責(zé)對(duì)變更涉及的專(zhuān)業(yè)內(nèi)容進(jìn)行審核。（三）變更的簽訂1.經(jīng)審核通過(guò)的訂單合同變更，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與客戶(hù)簽訂變更協(xié)議。簽訂變更協(xié)議時(shí)，應(yīng)確保變更協(xié)議內(nèi)容與審核通過(guò)的內(nèi)容一致。2.變更協(xié)議簽訂后，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，并對(duì)合同臺(tái)賬進(jìn)行更新。五、訂單合同的解除（一）解除申請(qǐng)的提出1.在訂單合同履行過(guò)程中，如因不可抗力、客戶(hù)違約、公司自身原因等需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《訂單合同解除申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明解除合同的原因、依據(jù)等。2.《訂單合同解除申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至合同管理部門(mén)。（二）解除的審核1.合同管理部門(mén)收到《訂單合同解除申請(qǐng)表》后，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)解除合同的原因、依據(jù)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括解除合同的合法性、合理性、對(duì)公司利益的影響等。2.法律部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)解除合同的法律條款進(jìn)行審核，確保解除合同符合法律法規(guī)要求。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)解除合同后的財(cái)務(wù)結(jié)算等問(wèn)題進(jìn)行審核，評(píng)估對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況的影響。4.其他相關(guān)部門(mén)根據(jù)各自職責(zé)對(duì)解除合同涉及的專(zhuān)業(yè)內(nèi)容進(jìn)行審核。（三）解除的通知與確認(rèn)1.經(jīng)審核通過(guò)的訂單合同解除申請(qǐng)，由公司向客戶(hù)發(fā)出解除合同通知。通知應(yīng)明確解除合同的原因、時(shí)間等內(nèi)容，并要求客戶(hù)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)予以確認(rèn)。2.客戶(hù)確認(rèn)解除合同后，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將解除合同的相關(guān)資料歸檔，并對(duì)合同臺(tái)賬進(jìn)行注銷(xiāo)。六、訂單合同的風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.合同管理部門(mén)應(yīng)定期組織相關(guān)部門(mén)對(duì)訂單合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，分析合同履行過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如客戶(hù)信用風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立訂單合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對(duì)合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。2.當(dāng)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)因素出現(xiàn)異常變化時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門(mén)采取措施防范風(fēng)險(xiǎn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同類(lèi)型的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。如對(duì)于客戶(hù)信用風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)客戶(hù)信用調(diào)查與評(píng)估，要求客戶(hù)提供擔(dān)保或采取分期付款等方式；對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研與分析，及時(shí)調(diào)整產(chǎn)品或服務(wù)策略等。2.在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)，應(yīng)迅速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效的措施進(jìn)行處理，減少損失。七、訂單合同的檔案管理（一）檔案的收集與整理1.合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)訂單合同檔案的收集與整理工作。在合同簽訂、履行、變更、解除等過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)文件、資料，如合同文本、協(xié)議、往來(lái)信函、送貨單、發(fā)票等，均應(yīng)及時(shí)收集歸檔。2.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理，按照合同類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行編號(hào)、裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（二）檔案的保管與查閱1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案資料的安全保管。2.建立檔案查閱制度，嚴(yán)格規(guī)定查閱檔案的流程和權(quán)限。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印、借閱合同檔案。3.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得對(duì)檔案資料進(jìn)行涂改、損壞等。（三）檔案的銷(xiāo)毀1.按照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定和公司檔案管理制度，定期對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的訂單合同檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)編制《合同檔案銷(xiāo)毀清單》，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷(xiāo)人員共同進(jìn)行銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)訂單合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，合同檔案管理情況等。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立訂單合同管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門(mén)在訂單合同管理工作中的