公司參展物資管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司參展物資的管理，規(guī)范參展物資的采購(gòu)、運(yùn)輸、存儲(chǔ)、使用及回收等環(huán)節(jié)，確保參展工作順利進(jìn)行，提高物資使用效率，降低成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有參展活動(dòng)中涉及的各類物資管理，包括但不限于展品、宣傳資料、展示道具、辦公用品等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司參展物資實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一管理，確保物資的合理使用和有效控制。2.節(jié)約高效原則：在滿足參展需求的前提下，充分考慮物資的性價(jià)比，優(yōu)化物資配置，提高物資使用效率，避免浪費(fèi)。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在參展物資管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保物資管理工作的順利開(kāi)展。4.安全規(guī)范原則：嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保參展物資的采購(gòu)、運(yùn)輸、存儲(chǔ)、使用及回收等環(huán)節(jié)安全規(guī)范，防止物資損壞、丟失及安全事故的發(fā)生。二、管理職責(zé)（一）參展項(xiàng)目組1.負(fù)責(zé)制定參展物資需求計(jì)劃，明確物資的種類、規(guī)格、數(shù)量等要求。2.組織參展物資的采購(gòu)、運(yùn)輸、存儲(chǔ)、使用及回收等工作。3.協(xié)調(diào)解決參展物資管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.對(duì)參展物資的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保物資合理使用。（二）采購(gòu)部門1.根據(jù)參展項(xiàng)目組提供的物資需求計(jì)劃，負(fù)責(zé)參展物資的采購(gòu)工作。2.選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，確保物資的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，確保物資符合要求。（三）物流部門1.根據(jù)參展項(xiàng)目組的安排，負(fù)責(zé)參展物資的運(yùn)輸工作，確保物資安全、及時(shí)送達(dá)參展地點(diǎn)。2.做好物資運(yùn)輸過(guò)程中的防護(hù)措施，防止物資損壞、丟失。3.協(xié)助參展項(xiàng)目組辦理物資的托運(yùn)、報(bào)關(guān)等手續(xù)。（四）倉(cāng)庫(kù)管理部門1.負(fù)責(zé)參展物資的存儲(chǔ)管理，建立物資臺(tái)賬，做好物資的出入庫(kù)登記。2.按照物資的特性和存儲(chǔ)要求，合理安排存儲(chǔ)場(chǎng)地，確保物資存儲(chǔ)安全。3.定期對(duì)物資進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。（五）使用部門1.負(fù)責(zé)參展物資的領(lǐng)用、使用和保管工作，確保物資的正確使用和安全。2.在參展結(jié)束后，及時(shí)將剩余物資歸還倉(cāng)庫(kù)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.配合參展項(xiàng)目組做好物資的回收和清理工作。（六）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)參展物資采購(gòu)費(fèi)用的審核和報(bào)銷工作。2.對(duì)參展物資的成本進(jìn)行核算和分析，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、物資采購(gòu)（一）需求計(jì)劃制定參展項(xiàng)目組應(yīng)根據(jù)參展方案和實(shí)際需求，提前制定參展物資需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等詳細(xì)信息，并經(jīng)相關(guān)部門審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門應(yīng)按照公司供應(yīng)商管理相關(guān)規(guī)定，選擇合格的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式確定供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。（三）采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)部門應(yīng)按照采購(gòu)合同的要求，及時(shí)組織物資采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)成本，確保物資質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。對(duì)于重要物資或金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)實(shí)行采購(gòu)過(guò)程跟蹤和監(jiān)督，確保采購(gòu)工作規(guī)范、透明。（四）驗(yàn)收物資到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門和使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行檢查，確保物資符合要求。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。驗(yàn)收合格的物資應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫入庫(kù)單。四、物資運(yùn)輸（一）運(yùn)輸計(jì)劃制定物流部門應(yīng)根據(jù)參展項(xiàng)目組的安排和物資交付時(shí)間要求，制定物資運(yùn)輸計(jì)劃。運(yùn)輸計(jì)劃應(yīng)明確物資的運(yùn)輸方式、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸時(shí)間、運(yùn)輸車輛或承運(yùn)人等信息，并確保運(yùn)輸計(jì)劃的合理性和可行性。（二）運(yùn)輸安排物流部門應(yīng)按照運(yùn)輸計(jì)劃組織物資運(yùn)輸。在運(yùn)輸過(guò)程中，應(yīng)選擇安全可靠的運(yùn)輸方式和承運(yùn)人，做好物資的包裝、固定和防護(hù)措施，防止物資損壞、丟失。對(duì)于貴重物資或易損物資，應(yīng)采取特殊的運(yùn)輸保護(hù)措施。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)跟蹤物資運(yùn)輸情況，確保物資按時(shí)、安全送達(dá)參展地點(diǎn)。（三）運(yùn)輸費(fèi)用結(jié)算物流部門應(yīng)及時(shí)與承運(yùn)人結(jié)算運(yùn)輸費(fèi)用，并按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。運(yùn)輸費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供運(yùn)輸合同、運(yùn)輸發(fā)票、物資運(yùn)輸清單等相關(guān)憑證。五、物資存儲(chǔ)（一）倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)根據(jù)參展物資的種類、數(shù)量、特性等因素，合理規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)空間。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放展品、宣傳資料、展示道具、辦公用品等物資，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。同時(shí)，應(yīng)確保倉(cāng)庫(kù)通風(fēng)良好、干燥防潮、防火防盜，滿足物資存儲(chǔ)要求。（二）物資入庫(kù)物資到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)按照驗(yàn)收結(jié)果辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)物資應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并填寫入庫(kù)單。入庫(kù)單應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫(kù)日期等信息。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)將入庫(kù)物資信息錄入物資臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符。（三）物資保管倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期對(duì)物資進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保物資存儲(chǔ)安全。對(duì)于易損、易腐、易燃易爆等特殊物資，應(yīng)采取特殊的保管措施。同時(shí)，應(yīng)做好倉(cāng)庫(kù)的清潔衛(wèi)生工作，防止物資受到污染和損壞。在物資保管過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)物資損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查明原因，采取相應(yīng)的處理措施。（四）物資出庫(kù)使用部門需要領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后到倉(cāng)庫(kù)管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照物資領(lǐng)用申請(qǐng)表的要求，及時(shí)發(fā)放物資，并填寫出庫(kù)單。出庫(kù)單應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期等信息。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)將物資出庫(kù)信息錄入物資臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符。六、物資使用（一）領(lǐng)用管理使用部門應(yīng)按照參展項(xiàng)目組的要求和實(shí)際工作需要，合理領(lǐng)用物資。領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后到倉(cāng)庫(kù)管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照物資領(lǐng)用申請(qǐng)表的要求，及時(shí)發(fā)放物資，并填寫出庫(kù)單。（二）使用規(guī)范使用部門在使用物資過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照物資的使用說(shuō)明和操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保物資的正確使用和安全。對(duì)于貴重物資或特殊物資，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)使用和管理。同時(shí)，應(yīng)做好物資的使用記錄，記錄物資的使用時(shí)間、使用人員、使用情況等信息，以便于追溯和管理。（三）物資歸還參展結(jié)束后，使用部門應(yīng)及時(shí)將剩余物資歸還倉(cāng)庫(kù)，并辦理相關(guān)手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照物資歸還清單對(duì)歸還物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。對(duì)于損壞或丟失的物資，使用部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。七、物資回收（一）回收計(jì)劃制定參展項(xiàng)目組應(yīng)在參展結(jié)束前制定物資回收計(jì)劃，明確物資回收的范圍、方式、時(shí)間等要求。物資回收計(jì)劃應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）回收實(shí)施參展結(jié)束后，參展項(xiàng)目組應(yīng)組織相關(guān)人員按照物資回收計(jì)劃進(jìn)行物資回收。回收物資應(yīng)進(jìn)行分類整理，對(duì)于可重復(fù)使用的物資，應(yīng)進(jìn)行妥善保管，以便下次參展使用；對(duì)于不可重復(fù)使用的物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如報(bào)廢、捐贈(zèng)等。（三）回收物資處理對(duì)于回收的物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)于可重復(fù)使用的物資，應(yīng)重新入庫(kù)存儲(chǔ)；對(duì)于不可重復(fù)使用的物資，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行報(bào)廢處理或捐贈(zèng)給相關(guān)單位。在物資處理過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，確保物資處理合規(guī)、透明。八、監(jiān)督檢查（一）定期檢查公司應(yīng)定期對(duì)參展物資管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括物資采購(gòu)、運(yùn)輸、存儲(chǔ)、使用及回收等環(huán)節(jié)的管理情況。檢查方式可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、資料查閱、人員訪談等方式進(jìn)行。（二）專項(xiàng)檢查對(duì)于重要參展項(xiàng)目或物資管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，公司應(yīng)組織專項(xiàng)檢查，深入查找問(wèn)題原因，提出整改措施，并跟蹤整改落實(shí)情況。（三）問(wèn)題整改對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。公司應(yīng)建立問(wèn)題整改跟蹤機(jī)制，確保問(wèn)題得到徹底解決。九、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定在參展物資管理過(guò)程中，如因工作人員的故意或過(guò)失導(dǎo)致物資損壞、丟失、浪費(fèi)等情況發(fā)生，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，追究相關(guān)人員的責(zé)任