中海物業(yè)采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范中海物業(yè)采購管理工作，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，滿足公司運(yùn)營和服務(wù)需求，提高采購質(zhì)量和效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于中海物業(yè)各項(xiàng)目公司、職能部門及下屬子公司的采購活動，包括但不限于物業(yè)服務(wù)所需的各類物資、設(shè)備、服務(wù)外包等采購事項(xiàng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會。4.誠實(shí)守信原則：采購各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，維護(hù)良好的商業(yè)信譽(yù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購管理委員會，作為采購決策的最高機(jī)構(gòu)。采購管理委員會由公司高層管理人員、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)審議和決策重大采購事項(xiàng)，包括采購戰(zhàn)略、年度采購計(jì)劃、重大采購項(xiàng)目的供應(yīng)商選擇等。（二）采購執(zhí)行部門1.采購部門：負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施，包括采購計(jì)劃的制定與執(zhí)行、供應(yīng)商開發(fā)與管理、采購合同的簽訂與履行等。2.需求部門：提出采購需求，參與采購過程中的技術(shù)規(guī)格確定、供應(yīng)商評估等工作，并對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量、使用效果等負(fù)責(zé)。（三）職責(zé)分工1.采購部門職責(zé)制定采購管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。根據(jù)公司需求，編制年度采購計(jì)劃和月度采購預(yù)算，報(bào)采購管理委員會審批后執(zhí)行。開展供應(yīng)商開發(fā)、篩選、評估和管理工作，建立供應(yīng)商檔案和信息庫。組織采購招標(biāo)、談判、詢價(jià)等采購活動，選擇合適的供應(yīng)商，簽訂采購合同。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。定期統(tǒng)計(jì)采購數(shù)據(jù)，分析采購成本和效益，提出改進(jìn)建議。2.需求部門職責(zé)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和運(yùn)營需求，準(zhǔn)確提出采購需求，包括物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、服務(wù)內(nèi)容等。參與采購前期的市場調(diào)研和供應(yīng)商考察，提供技術(shù)支持和專業(yè)意見。協(xié)助采購部門進(jìn)行采購合同的評審，對采購物資和服務(wù)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程等提出建議。負(fù)責(zé)采購物資和服務(wù)的驗(yàn)收工作，對驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。反饋采購物資和服務(wù)在使用過程中的問題，協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商管理和改進(jìn)。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對采購需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部門根據(jù)經(jīng)審批的《采購申請表》，結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，編制采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃報(bào)采購管理委員會審批后執(zhí)行。如遇緊急采購需求，可在履行相關(guān)審批程序后先行采購，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦手續(xù)。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立潛在供應(yīng)商名單。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，重點(diǎn)考察供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面，確定入圍供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估采購部門定期對入圍供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作配合度等方面。評估方式可采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等多種形式，根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商參與采購活動。對于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判等方式選擇供應(yīng)商。采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、售后服務(wù)等進(jìn)行評審，綜合比較各供應(yīng)商的優(yōu)勢，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.供應(yīng)商管理采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤和評估，督促供應(yīng)商履行合同義務(wù)，對出現(xiàn)問題的供應(yīng)商及時(shí)采取措施進(jìn)行整改或更換。（四）采購實(shí)施1.采購方式選擇根據(jù)采購項(xiàng)目的金額、性質(zhì)、需求特點(diǎn)等因素，選擇合適的采購方式，包括招標(biāo)采購、競爭性談判采購、詢價(jià)采購、單一來源采購等。招標(biāo)采購適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的項(xiàng)目；競爭性談判采購適用于招標(biāo)失敗或因技術(shù)復(fù)雜等原因無法進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目；詢價(jià)采購適用于采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的項(xiàng)目；單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購或因特殊原因需要采用單一來源方式采購的項(xiàng)目。2.采購文件編制采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的需求和采購方式，編制采購文件，包括招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件等。采購文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)價(jià)要求等內(nèi)容。采購文件在發(fā)布前應(yīng)進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法合規(guī)。3.采購活動組織采購部門按照采購文件規(guī)定的程序和要求，組織采購活動，包括發(fā)布采購公告、發(fā)售采購文件、接收投標(biāo)文件或報(bào)價(jià)文件、組織開標(biāo)或談判、評標(biāo)或評審等環(huán)節(jié)。在采購活動過程中，采購部門應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和采購程序，確保采購活動公平、公正、公開進(jìn)行。（五）合同簽訂與履行1.合同簽訂采購部門根據(jù)評標(biāo)或評審結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商，并與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行合同評審，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。合同評審由采購部門牽頭，法務(wù)部門、需求部門等相關(guān)人員參與。2.合同履行采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的履行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交付物資或服務(wù)。需求部門負(fù)責(zé)對采購物資和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后簽署驗(yàn)收報(bào)告。如發(fā)現(xiàn)采購物資和服務(wù)存在質(zhì)量問題或其他不符合合同約定的情況，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，必要時(shí)可追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（六）采購驗(yàn)收與結(jié)算1.采購驗(yàn)收需求部門按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程，對采購物資和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面，以及服務(wù)的內(nèi)容、質(zhì)量、效果等方面。驗(yàn)收合格后，需求部門填寫《采購驗(yàn)收報(bào)告》，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。2.采購結(jié)算采購部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，辦理采購結(jié)算手續(xù)。采購結(jié)算應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告、采購合同等相關(guān)資料。財(cái)務(wù)部門對采購結(jié)算資料進(jìn)行審核，審核無誤后按照合同約定支付采購款項(xiàng)。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.采購部門定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場動態(tài)和價(jià)格變化趨勢，合理安排采購計(jì)劃和采購時(shí)機(jī)。與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，爭取更有利的采購價(jià)格和條款。采用套期保值等金融工具，規(guī)避市場價(jià)格波動風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立嚴(yán)格的供應(yīng)商篩選、評估和考核機(jī)制，確保供應(yīng)商具備良好的信譽(yù)和供貨能力。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。定期對供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題，必要時(shí)更換供應(yīng)商。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對質(zhì)量問題及時(shí)進(jìn)行處理和整改。建立質(zhì)量追溯機(jī)制，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的物資和服務(wù)進(jìn)行追溯和責(zé)任追究。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同評審流程對采購合同進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題。加強(qiáng)對合同糾紛的處理，依法維護(hù)公司的合法權(quán)益。5.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)對采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。在采購活動中嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。聘請專業(yè)律師作為法律顧問，為采購活動提供法律支持和咨詢服務(wù)，及時(shí)處理法律事務(wù)。五、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)采購工作情況，接受公司內(nèi)部的監(jiān)督和檢查。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門開展的采購專項(xiàng)檢查、審計(jì)等工作，確保采購活動合法合規(guī)。