學(xué)籍檔案歸檔管理辦法一、引言學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的重要記錄，對于學(xué)校、學(xué)生個人以及未來的升學(xué)、就業(yè)等方面都有著至關(guān)重要的意義。為了確保學(xué)籍檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、使用和管理，特制定本學(xué)籍檔案歸檔管理辦法。希望大家認(rèn)真遵守，共同做好學(xué)籍檔案的歸檔管理工作。二、適用范圍本辦法適用于我校全體學(xué)生的學(xué)籍檔案歸檔管理工作。三、職責(zé)分工1.學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)籍檔案歸檔管理制度和流程。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔工作。負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的集中保管和日常維護(hù)，確保檔案的安全。按照規(guī)定提供學(xué)籍檔案的查閱、借閱服務(wù)。2.各教學(xué)院（系）負(fù)責(zé)本學(xué)院（系）學(xué)生學(xué)籍檔案材料的收集、整理和初步審核。定期將整理好的學(xué)籍檔案移交學(xué)校檔案管理部門。協(xié)助學(xué)校檔案管理部門做好學(xué)籍檔案的查閱、借閱等工作。3.相關(guān)職能部門教務(wù)處負(fù)責(zé)提供學(xué)生的招生錄取、學(xué)籍變動、成績等相關(guān)材料。學(xué)生處負(fù)責(zé)提供學(xué)生的獎懲、綜合素質(zhì)測評等材料。保衛(wèi)處負(fù)責(zé)提供學(xué)生的戶籍遷移等材料。其他相關(guān)部門按照各自職責(zé)，及時提供學(xué)生的相關(guān)檔案材料。四、歸檔內(nèi)容1.招生錄取材料招生報名表、準(zhǔn)考證、成績單。錄取通知書、錄取審批表。考生電子檔案信息（如有）。2.學(xué)籍變動材料學(xué)籍注冊、變更、注銷等相關(guān)審批表。轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等申請及審批材料。學(xué)歷層次變更材料（如有）。3.成績材料每學(xué)期的課程成績單。補(bǔ)考、重修成績單。畢業(yè)實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計（論文）成績評定材料。4.獎懲材料各類獎學(xué)金、助學(xué)金評定材料。學(xué)生的表彰、獎勵文件及證書復(fù)印件。學(xué)生的違紀(jì)處分決定及相關(guān)材料。5.綜合素質(zhì)測評材料學(xué)生綜合素質(zhì)測評表。社會實(shí)踐、社團(tuán)活動等相關(guān)證明材料。6.畢業(yè)材料畢業(yè)生登記表。學(xué)位申請表、學(xué)位評定材料（如有）。畢業(yè)生就業(yè)報到證存根（如有）。畢業(yè)生離校手續(xù)辦理情況記錄。五、歸檔要求1.材料齊全完整各部門應(yīng)按照要求及時收集學(xué)生的各類檔案材料，確保材料齊全。對于缺失的材料，應(yīng)及時通知學(xué)生或相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充。2.材料真實(shí)準(zhǔn)確所有檔案材料應(yīng)如實(shí)反映學(xué)生的實(shí)際情況，不得弄虛作假。材料中的信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，如有涂改，必須加蓋相關(guān)部門公章。3.材料規(guī)范統(tǒng)一檔案材料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，A4紙為宜。材料應(yīng)字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。對于電子材料，應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份保存。4.分類整理有序各部門應(yīng)按照歸檔內(nèi)容的分類，對檔案材料進(jìn)行整理。同一類材料應(yīng)按照時間順序排列，便于查閱。每份材料應(yīng)編寫頁碼，并制作目錄清單。六、歸檔流程1.材料收集各相關(guān)部門按照職責(zé)分工，定期收集學(xué)生的檔案材料。收集過程中，應(yīng)做好材料的交接記錄，確保材料的安全。2.材料整理各教學(xué)院（系）對收集到的檔案材料進(jìn)行整理，按照歸檔要求進(jìn)行分類、排序、編目等工作。整理過程中，應(yīng)對材料進(jìn)行初步審核，確保材料的真實(shí)性和完整性。3.材料移交各教學(xué)院（系）整理好的學(xué)籍檔案，應(yīng)定期移交學(xué)校檔案管理部門。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。4.檔案歸檔學(xué)校檔案管理部門收到移交的學(xué)籍檔案后，進(jìn)行再次審核和整理。審核無誤后，將檔案按照類別和年度進(jìn)行歸檔，存入專門的檔案庫房。七、檔案保管1.檔案庫房管理學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好。庫房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。檔案管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。2.檔案存儲方式學(xué)籍檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和年度進(jìn)行分類存放，便于查閱。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和更新。3.檔案保管期限學(xué)籍檔案的保管期限按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為學(xué)生畢業(yè)后[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門審核，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀處理。八、檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限因工作需要查閱學(xué)籍檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。學(xué)生本人因特殊情況需要查閱學(xué)籍檔案的，應(yīng)持有效身份證件，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門同意后，方可查閱。2.查閱程序查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。3.借閱權(quán)限因特殊情況需要借閱學(xué)籍檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱程序借閱人員應(yīng)持有效身份證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在借閱登記表上簽字確認(rèn)。九、檔案保密與安全1.保密制度檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案信息。對于涉及學(xué)生個人隱私的檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)學(xué)生本人同意，不得對外提供。2.安全措施學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)檔案安全管理，制定安全應(yīng)急預(yù)案，確保檔案的安全。檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，實(shí)行24小時值班制度。定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。十、監(jiān)督與檢查1.定期檢查學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對學(xué)籍檔案的歸檔、保管、查閱等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報