學(xué)校項(xiàng)目資料管理辦法一、引言在學(xué)校的日常運(yùn)營與發(fā)展過程中，項(xiàng)目資料管理是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作。它不僅關(guān)系到項(xiàng)目的順利推進(jìn)，更對學(xué)校的知識積累、經(jīng)驗(yàn)傳承以及未來發(fā)展有著深遠(yuǎn)影響。一份完善、規(guī)范且易于管理的項(xiàng)目資料管理辦法，能夠確保學(xué)校各類項(xiàng)目資料得到妥善保存、有效利用，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供堅實(shí)的支持。我們鼓勵全體教職員工積極參與到項(xiàng)目資料管理工作中來，共同維護(hù)學(xué)校項(xiàng)目資料管理的規(guī)范與高效。二、適用范圍本辦法適用于學(xué)校內(nèi)所有開展的項(xiàng)目，包括但不限于教學(xué)改革項(xiàng)目、科研項(xiàng)目、校企合作項(xiàng)目、社會服務(wù)項(xiàng)目等。無論是項(xiàng)目的申報、實(shí)施過程中的各類文件，還是項(xiàng)目結(jié)束后的總結(jié)報告、成果資料等，均需按照本辦法進(jìn)行管理。三、管理職責(zé)1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人作為項(xiàng)目資料管理的第一責(zé)任人，需全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料的收集、整理、歸檔等工作。在項(xiàng)目啟動初期，應(yīng)明確項(xiàng)目資料管理的具體要求和標(biāo)準(zhǔn)，并及時傳達(dá)給項(xiàng)目團(tuán)隊成員。定期檢查項(xiàng)目資料的整理情況，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。項(xiàng)目結(jié)束后，按照規(guī)定將項(xiàng)目資料移交至學(xué)校指定的檔案管理部門。2.項(xiàng)目團(tuán)隊成員職責(zé)積極配合項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好資料收集工作，及時將自己在項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的各類資料提交給負(fù)責(zé)人。按照項(xiàng)目資料管理的要求，對所提交的資料進(jìn)行初步整理，確保資料的規(guī)范性。協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人完成資料的歸檔工作，提供必要的支持和幫助。3.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定學(xué)校項(xiàng)目資料管理的相關(guān)制度和流程，并進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。接收項(xiàng)目負(fù)責(zé)人移交的項(xiàng)目資料，進(jìn)行統(tǒng)一的分類、編號、存儲等管理工作。建立項(xiàng)目資料查詢系統(tǒng)，方便學(xué)校內(nèi)部人員查閱和使用項(xiàng)目資料。定期對項(xiàng)目資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保資料的安全和完整。四、項(xiàng)目資料分類與編號1.項(xiàng)目資料分類項(xiàng)目申報資料：包括項(xiàng)目申請書、可行性研究報告、項(xiàng)目預(yù)算書等。項(xiàng)目實(shí)施過程資料：如項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目進(jìn)展報告、會議紀(jì)要、工作記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、調(diào)查問卷等。項(xiàng)目成果資料：項(xiàng)目研究報告、論文發(fā)表、專利申請、獲獎證書、成果轉(zhuǎn)化證明等。項(xiàng)目驗(yàn)收資料：項(xiàng)目驗(yàn)收申請書、驗(yàn)收報告、驗(yàn)收意見等。2.編號規(guī)則項(xiàng)目資料編號采用“年份+項(xiàng)目類別代碼+項(xiàng)目序號”的格式。年份：以公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示，如“22”代表2022年。項(xiàng)目類別代碼：根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)和類型，設(shè)定相應(yīng)的代碼。例如，教學(xué)改革項(xiàng)目代碼為“JG”，科研項(xiàng)目代碼為“KY”，校企合作項(xiàng)目代碼為“QH”，社會服務(wù)項(xiàng)目代碼為“FW”等。項(xiàng)目序號：按照項(xiàng)目申報的先后順序，從001開始依次編號。例如，2022年申報的第3個教學(xué)改革項(xiàng)目，編號為“22JG003”。五、項(xiàng)目資料收集1.收集時間在項(xiàng)目啟動后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時組織團(tuán)隊成員進(jìn)行資料收集工作。對于項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的各類資料，應(yīng)在形成后的一周內(nèi)提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在一個月內(nèi)完成項(xiàng)目資料的全面收集和整理，并移交至檔案管理部門。2.收集要求項(xiàng)目資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映項(xiàng)目的全過程。資料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，電子資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲。對于重要的原始資料，如實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、調(diào)查問卷等，應(yīng)妥善保管，如有需要可進(jìn)行備份。鼓勵項(xiàng)目團(tuán)隊成員在收集資料的過程中，注重資料的積累和總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行記錄。六、項(xiàng)目資料整理1.整理原則項(xiàng)目資料整理應(yīng)遵循分類清晰、層次分明、便于查閱的原則。按照項(xiàng)目資料的分類，對收集到的資料進(jìn)行逐一梳理，去除重復(fù)、無關(guān)的資料。對整理后的資料進(jìn)行編號、編目，建立資料清單，確保資料的有序管理。2.整理方法紙質(zhì)資料：按照資料的類別和時間順序進(jìn)行排序，每類資料可采用文件夾或檔案盒進(jìn)行裝訂，并在封面注明資料類別、項(xiàng)目名稱、年份等信息。電子資料：建立項(xiàng)目資料電子文件夾，按照資料分類在文件夾內(nèi)創(chuàng)建相應(yīng)的子文件夾，每個子文件夾以資料名稱命名，并在文件夾內(nèi)建立資料清單文檔。電子資料應(yīng)按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行命名，如“項(xiàng)目名稱資料類別日期”。對于項(xiàng)目實(shí)施過程中的重要文件，如項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目進(jìn)展報告等，可在紙質(zhì)資料和電子資料中同時標(biāo)注重點(diǎn)內(nèi)容或添加注釋，以便于查閱和理解。七、項(xiàng)目資料歸檔1.歸檔時間項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后一個月內(nèi)，將整理好的項(xiàng)目資料移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。檔案管理部門應(yīng)在收到項(xiàng)目資料后的兩周內(nèi)完成歸檔工作，并將歸檔情況反饋給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。2.歸檔流程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫《項(xiàng)目資料歸檔清單》，詳細(xì)列出移交的資料名稱、數(shù)量、類別等信息，并簽字確認(rèn)。將《項(xiàng)目資料歸檔清單》與項(xiàng)目資料一并提交給檔案管理部門。檔案管理部門按照項(xiàng)目資料的編號和分類，對移交的資料進(jìn)行核對和驗(yàn)收，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。驗(yàn)收合格后，檔案管理部門將項(xiàng)目資料存入學(xué)校檔案庫，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立項(xiàng)目資料檔案目錄。八、項(xiàng)目資料查閱與使用1.查閱權(quán)限學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱項(xiàng)目資料的，需填寫《項(xiàng)目資料查閱申請表》，注明查閱項(xiàng)目名稱、資料類別、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。涉及項(xiàng)目機(jī)密的資料，查閱人員需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或檔案管理部門同意，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露資料內(nèi)容。2.查閱流程查閱人員持《項(xiàng)目資料查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱人員的申請，在檔案管理系統(tǒng)中查詢并調(diào)出相關(guān)項(xiàng)目資料，供查閱人員在指定地點(diǎn)查閱。查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將資料歸還檔案管理部門，并在《項(xiàng)目資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.資料使用如需使用項(xiàng)目資料進(jìn)行教學(xué)、科研、管理等工作，應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定辦理資料使用手續(xù)。使用項(xiàng)目資料時，應(yīng)確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自修改、刪除或損壞資料內(nèi)容。使用完畢后，應(yīng)及時將資料歸還檔案管理部門，并對資料的使用情況進(jìn)行記錄。九、項(xiàng)目資料保管與維護(hù)1.保管環(huán)境檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的項(xiàng)目資料檔案庫，確保檔案庫環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。檔案庫應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等，以保證項(xiàng)目資料的安全保存。2.保管期限項(xiàng)目資料的保管期限應(yīng)根據(jù)學(xué)校相關(guān)規(guī)定和項(xiàng)目的性質(zhì)、重要程度等因素確定。一般情況下，教學(xué)改革項(xiàng)目、科研項(xiàng)目等資料的保管期限為項(xiàng)目結(jié)束后10年；校企合作項(xiàng)目、社會服務(wù)項(xiàng)目等資料的保管期限為項(xiàng)目結(jié)束后5年。對于涉及學(xué)校重大決策、重要成果等具有長期保存價值的項(xiàng)目資料，應(yīng)永久保存。3.維護(hù)措施檔案管理部門應(yīng)定期對項(xiàng)目資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，如查看資料是否有損壞、霉變等情況，及時進(jìn)行修復(fù)和處理。對電子資料應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。根據(jù)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的要求，及時對項(xiàng)目資料進(jìn)行數(shù)字化處理，以便于更高效地查閱和利用。十、項(xiàng)目資料的銷毀1.銷毀條件項(xiàng)目資料保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門審核確認(rèn)，確無保存價值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。因?qū)W校機(jī)構(gòu)調(diào)整、項(xiàng)目終止等原因，導(dǎo)致項(xiàng)目資料不再具有使用價值的，也可進(jìn)行銷毀。2.銷毀流程檔案管理部門填寫《項(xiàng)目資料銷毀申請表》，詳細(xì)說明擬銷毀項(xiàng)目資料的名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息，并提交學(xué)校相關(guān)部門審批。經(jīng)審批同意后，檔案管理部門組織專人對擬銷毀的項(xiàng)目資料進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保銷毀資料與申請表內(nèi)容一致。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。采用粉碎、焚燒等方式對項(xiàng)目資料進(jìn)行銷毀，確保資料內(nèi)容無法恢復(fù)。銷毀工作完成后，檔案管理部門在《項(xiàng)目資料銷毀申請表》上注明銷毀情況，并將申請表存檔。十一、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制學(xué)校設(shè)立項(xiàng)目資料管理監(jiān)督小組，定期對項(xiàng)目資料管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組可通過查閱資料、實(shí)地走訪、聽取匯報等方式，了解項(xiàng)目資料管理的實(shí)際情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。鼓勵全體教職員工對項(xiàng)目資料管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報，學(xué)校將對舉報信息進(jìn)行及時核實(shí)和處理。2.考核辦法將項(xiàng)目資料管理工作納入學(xué)校對各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的績效考核體系?？己藘?nèi)容包括項(xiàng)目資料的收集、整理、歸