基礎(chǔ)材料采購管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司基礎(chǔ)材料采購行為，加強(qiáng)采購管理，確保采購工作的順利進(jìn)行，提高采購效率，降低采購成本，保證基礎(chǔ)材料的質(zhì)量和供應(yīng)及時性，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有基礎(chǔ)材料的采購活動，包括但不限于原材料、輔助材料、包裝材料等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足生產(chǎn)需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購的基礎(chǔ)材料符合公司質(zhì)量要求。3.成本控制原則：通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。4.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕不正當(dāng)交易行為。二、采購流程（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、庫存情況等，定期提出基礎(chǔ)材料采購需求，并填寫《基礎(chǔ)材料采購申請表》。申請表應(yīng)詳細(xì)注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.對于緊急采購需求，相關(guān)部門應(yīng)及時與采購部門溝通協(xié)調(diào)，并在申請表上注明“緊急”字樣。（二）采購申請審批1.采購部門收到《基礎(chǔ)材料采購申請表》后，對采購需求進(jìn)行初步審核，包括需求的合理性、庫存情況等。2.審核通過后，將申請表提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行，一般由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負(fù)責(zé)人等依次審批。3.審批通過后的申請表返回采購部門，作為采購執(zhí)行的依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證、信譽(yù)評價等方面。篩選出符合要求的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。3.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。4.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行法律審核，確保合同合法有效。（四）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。訂單應(yīng)明確采購的基礎(chǔ)材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期等詳細(xì)信息。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。對于出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質(zhì)量不合格等，應(yīng)及時采取措施解決。3.在采購過程中，如遇價格波動、市場變化等情況，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整價格或采購數(shù)量，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。（五）到貨驗收1.基礎(chǔ)材料到貨前，采購部門應(yīng)提前通知質(zhì)量檢驗部門和使用部門做好驗收準(zhǔn)備。2.質(zhì)量檢驗部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求，對到貨的基礎(chǔ)材料進(jìn)行質(zhì)量檢驗。檢驗合格的材料出具檢驗報告，檢驗不合格的材料應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.使用部門對到貨的基礎(chǔ)材料進(jìn)行數(shù)量和外觀驗收。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符或外觀有問題，應(yīng)及時反饋給采購部門。4.驗收合格的基礎(chǔ)材料辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的基礎(chǔ)材料由采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退貨、換貨或補(bǔ)貨等事宜。（六）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，附上發(fā)票、驗收報告等相關(guān)憑證，提交給財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，審核無誤后按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)符合合同約定，一般包括支票、匯票、電匯等。3.定期與供應(yīng)商核對賬目，確保付款準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)賬目不符或其他問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決。三、采購風(fēng)險管理（一）市場風(fēng)險1.關(guān)注市場動態(tài)，及時了解基礎(chǔ)材料價格波動、供應(yīng)短缺等市場信息。通過與供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系、簽訂價格調(diào)整條款等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.建立市場預(yù)警機(jī)制，當(dāng)市場出現(xiàn)重大變化時，及時調(diào)整采購策略，如增加或減少采購數(shù)量、尋找替代供應(yīng)商等。（二）供應(yīng)商風(fēng)險1.加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，定期對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理水平等。對于存在潛在風(fēng)險的供應(yīng)商，提前采取措施防范風(fēng)險。2.與供應(yīng)商簽訂風(fēng)險分擔(dān)條款，如約定在遇到不可抗力等因素導(dǎo)致供應(yīng)中斷時，雙方應(yīng)共同承擔(dān)損失或采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。3.建立供應(yīng)商備份機(jī)制，對于關(guān)鍵的基礎(chǔ)材料供應(yīng)商，選擇至少兩家以上的供應(yīng)商，以確保在一家供應(yīng)商出現(xiàn)問題時，能夠及時從其他供應(yīng)商獲取貨物。（三）質(zhì)量風(fēng)險1.嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和合同要求進(jìn)行采購，加強(qiáng)對采購過程的質(zhì)量控制。在采購合同中明確質(zhì)量責(zé)任和驗收標(biāo)準(zhǔn)，確保供應(yīng)商提供的基礎(chǔ)材料符合質(zhì)量要求。2.加強(qiáng)對到貨基礎(chǔ)材料的質(zhì)量檢驗，增加檢驗頻次和檢驗項目。對于質(zhì)量不穩(wěn)定的供應(yīng)商，應(yīng)加大抽檢力度。3.建立質(zhì)量追溯機(jī)制，一旦發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，能夠及時追溯到供應(yīng)商和采購批次，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如退貨、換貨、整改等。（四）合同風(fēng)險1.在簽訂采購合同前，認(rèn)真審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整。對于合同中的關(guān)鍵條款，如價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等，要明確清晰，避免出現(xiàn)歧義。2.加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，確保雙方嚴(yán)格履行合同約定。如發(fā)現(xiàn)一方違約，應(yīng)及時采取措施追究其違約責(zé)任。3.定期對合同進(jìn)行清理和歸檔，妥善保管合同文件，以備查閱和追溯。四、采購人員管理（一）人員職責(zé)1.采購人員應(yīng)熟悉公司采購業(yè)務(wù)流程，掌握相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力和談判技巧。2.負(fù)責(zé)基礎(chǔ)材料的采購工作，包括供應(yīng)商選擇、采購訂單下達(dá)、采購合同簽訂、采購執(zhí)行跟蹤、到貨驗收等環(huán)節(jié)。3.及時了解市場信息，收集供應(yīng)商資料，為公司采購決策提供參考依據(jù)。4.與公司內(nèi)部各部門保持密切溝通，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購工作順利進(jìn)行。（二）培訓(xùn)與發(fā)展1.定期組織采購人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括采購法律法規(guī)、采購技巧、質(zhì)量管理、供應(yīng)商管理等方面的培訓(xùn)，不斷提升采購人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.鼓勵采購人員參加行業(yè)交流活動，了解行業(yè)最新動態(tài)和發(fā)展趨勢，拓寬視野，學(xué)習(xí)先進(jìn)的采購管理經(jīng)驗。3.為采購人員提供晉升機(jī)會和職業(yè)發(fā)展通道，根據(jù)其工作表現(xiàn)和能力水平，合理安排工作崗位和職責(zé)，激勵采購人員積極進(jìn)取，提高工作績效。（三）廉潔自律1.采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，嚴(yán)禁接受供應(yīng)商的賄賂、回扣、禮品等不正當(dāng)利益。2.在采購過程中，應(yīng)保持公正、公平、公開的原則，不得偏袒任何供應(yīng)商。對于涉及供應(yīng)商利益的決策，應(yīng)進(jìn)行集體討論和審批。3.加強(qiáng)對采購人員的廉潔教育和監(jiān)督，定期開展廉潔培訓(xùn)和警示教育活動，建立舉報機(jī)制，鼓勵員工對采購人員的違規(guī)行為進(jìn)行舉報。對于違反廉潔自律規(guī)定的采購人員，將依法依規(guī)嚴(yán)肅處理。五、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否合法有效、采購成本是否合理等。2.財務(wù)部門對采購付款進(jìn)行審核監(jiān)督，確保付款手續(xù)齊全、金額準(zhǔn)確無誤，防止出現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險。3.質(zhì)量檢驗部門對采購基礎(chǔ)材料的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保所采購的材料符合質(zhì)量要求。（二）供應(yīng)商監(jiān)督1.建立供應(yīng)商評價機(jī)制，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價，評價結(jié)果作為供應(yīng)商合作的重要依據(jù)。2.加強(qiáng)對供應(yīng)商的日常監(jiān)督管理，如不定期對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察、檢查供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時要求供應(yīng)商整改。3.鼓勵供應(yīng)商對公司采購人員的工作進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)采購人員存在違規(guī)行為，可向公司相關(guān)部門舉報。（三）考核指標(biāo)與方法1.建立采購人員考核指標(biāo)體系，考核指標(biāo)包括采購任務(wù)完成情況、采購成本控制、采購質(zhì)量保證、供應(yīng)商管理、廉潔自律等方面。2.采用定量與定性相結(jié)合的考核方法，定期對采購人員進(jìn)行考核評價?？己私Y(jié)果與采購人員的績效獎金、晉升、獎勵等掛鉤，激勵采購人員提高工作質(zhì)量和效率。3.對采購部