南海企業(yè)印章管理辦法一、引言在企業(yè)的日常運(yùn)營中，印章是代表企業(yè)意志、確認(rèn)雙方權(quán)利義務(wù)的重要憑證，它的使用涉及到企業(yè)的方方面面，從合同簽訂到文件發(fā)布，從資金流轉(zhuǎn)到業(yè)務(wù)授權(quán)，印章的管理直接關(guān)系到企業(yè)的合法權(quán)益、運(yùn)營秩序以及風(fēng)險(xiǎn)防控。因此，建立一套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的印章管理辦法對于南海企業(yè)來說至關(guān)重要。我們希望通過本管理辦法，確保印章的使用安全、規(guī)范、高效，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供有力保障。二、適用范圍本辦法適用于南海企業(yè)及其下屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司等所有涉及印章使用的單位和個(gè)人。三、印章種類及用途1.企業(yè)公章：用于企業(yè)對外的正式文件、合同協(xié)議、授權(quán)委托書、財(cái)務(wù)報(bào)表等重要文件的簽署，代表企業(yè)的整體意志和行為。2.合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，具有法律效力。3.財(cái)務(wù)專用章：主要用于企業(yè)的財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)活動(dòng)，是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要工具。4.法定代表人章：用于特定的財(cái)務(wù)、法律文件或其他需要法定代表人簽字確認(rèn)的場合，與法定代表人的簽字具有同等效力。5.部門章：由各部門根據(jù)工作需要自行刻制，用于本部門內(nèi)部的文件往來、業(yè)務(wù)聯(lián)系等，不得對外使用。四、印章的刻制與啟用1.印章刻制需要刻制印章的部門或單位，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章的名稱、種類、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，交由行政部門統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。行政部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制，確保印章的質(zhì)量和安全性。2.印章啟用新刻制的印章在啟用前，行政部門應(yīng)進(jìn)行登記備案，記錄印章的名稱、編號、刻制日期、啟用日期、保管人等信息。同時(shí)，行政部門應(yīng)將印章的印模留存一份，分別交公司檔案室、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門存檔，以備查閱核對。印章啟用時(shí)，應(yīng)由行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行啟用儀式，宣布印章正式啟用，并明確印章的使用范圍、審批流程等規(guī)定。五、印章的保管1.專人保管各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真細(xì)致等條件。公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等重要印章的保管人應(yīng)由公司正式員工擔(dān)任，不得委托他人代管。2.保管場所印章應(yīng)存放在安全可靠的場所，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。不得將印章隨意放置在辦公桌上或其他不安全的地方，防止印章被盜用或丟失。3.保管要求保管人應(yīng)妥善保管印章，確保印章的安全完整。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。未經(jīng)批準(zhǔn)，保管人不得擅自將印章帶出公司或借給他人使用。如因工作需要必須攜帶印章外出的，應(yīng)填寫《印章外出申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上共同攜帶，并采取必要的安全措施。保管人應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章的清晰、完好。如發(fā)現(xiàn)印章磨損嚴(yán)重或字跡模糊等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，申請更換印章。六、印章的使用1.使用原則印章的使用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、謹(jǐn)慎、審批的原則，確保印章的使用符合法律法規(guī)和企業(yè)的相關(guān)規(guī)定。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章，防止印章被濫用。2.審批流程印章使用前，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章。對于涉及重大事項(xiàng)、金額較大的合同協(xié)議等文件的用印，應(yīng)經(jīng)公司法律顧問審核后，再按審批流程進(jìn)行用印。緊急情況下需要立即用印的，可先電話請示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后用印，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。3.用印登記每次用印時(shí)，保管人應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的用印登記，記錄用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印人、審批人等信息，并將《印章使用申請表》與用印文件一并存檔保管。用印登記應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便日后查閱核對。4.用印監(jiān)督在印章使用過程中，保管人應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的內(nèi)容進(jìn)行用印，不得擅自更改用印內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)用印申請內(nèi)容與實(shí)際用印情況不符或存在其他異常情況，保管人應(yīng)拒絕用印，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。對于重要文件的用印，可安排專人進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保用印過程的規(guī)范、安全。七、印章的停用與銷毀1.印章停用因企業(yè)名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)終止等原因，需要停用印章的，由行政部門填寫《印章停用申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，通知相關(guān)部門和人員停止使用印章。印章停用后，保管人應(yīng)將印章及時(shí)交回行政部門，并辦理交接手續(xù)。2.印章銷毀對于停用的印章，行政部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，防止印章被非法使用。印章銷毀前，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章的名稱、編號、停用原因、銷毀方式等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，組織專人進(jìn)行銷毀。印章銷毀時(shí)，應(yīng)至少有兩人在場監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。銷毀后的印章應(yīng)留存銷毀記錄，以備查閱。八、印章管理的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對印章管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查印章的保管、使用、審批等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。行政部門應(yīng)定期對印章的保管情況進(jìn)行檢查，確保印章的安全存放和正常使用。如發(fā)現(xiàn)保管人存在違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.外部監(jiān)督企業(yè)應(yīng)接受上級主管部門、政府相關(guān)部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門對印章管理情況的調(diào)查和審計(jì)工作。對于政府部門提出的整改要求，企業(yè)應(yīng)認(rèn)真落實(shí)，及時(shí)整改到位，確保印章管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。九、違規(guī)責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自使用印章、違規(guī)保管印章、未按審批流程用印等行為，公司將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、警告、罰款、降職