印章檔案服務(wù)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司印章檔案的管理，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的利益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位印章檔案的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：印章檔案的管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保印章檔案的安全，防止印章被盜用、冒用、篡改等情況發(fā)生。3.規(guī)范有序原則：印章檔案的管理應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，做到規(guī)范、有序。二、印章檔案的分類與管理職責(zé)（一）印章分類1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)力的印章。2.法定代表人章：用于特定業(yè)務(wù)或文件簽署的法定代表人個人印章。3.部門章：各部門使用的印章，用于部門內(nèi)部業(yè)務(wù)。4.專用章：如合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域。（二）管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)公司印章檔案的統(tǒng)一管理，制定印章管理制度并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)印章的刻制、啟用、廢止等工作。負(fù)責(zé)印章的日常保管和使用登記。2.各部門負(fù)責(zé)本部門印章的保管和使用，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。定期將印章使用情況報行政部門備案。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)印章檔案的歸檔和保管，確保檔案的完整性和安全性。按照規(guī)定提供印章檔案的查閱服務(wù)。三、印章的刻制與啟用（一）刻制1.因工作需要刻制印章的部門，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章的名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報行政部門審核。2.行政部門審核通過后，統(tǒng)一安排印章的刻制工作。印章必須在具有公安機(jī)關(guān)指定資質(zhì)的刻章單位刻制，確保印章的質(zhì)量和合法性。3.刻制完成的印章，由行政部門會同檔案管理部門進(jìn)行驗(yàn)收，檢查印章的規(guī)格、字體、圖案等是否符合要求，并在《印章刻制申請表》上簽字確認(rèn)。（二）啟用1.新印章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、印章名稱、保管人等信息，并附印章印模。2.《印章啟用申請表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門負(fù)責(zé)將新印章正式啟用，并通知各部門。3.各部門在收到印章啟用通知后，應(yīng)及時將新印章的啟用情況告知相關(guān)業(yè)務(wù)往來單位，并按照規(guī)定使用印章。四、印章的保管（一）保管方式1.公司公章、法定代表人章由行政部門指定專人保管，實(shí)行雙人保管制度，確保印章的安全。2.部門章和專用章由各部門指定專人保管，保管人員應(yīng)相對固定。3.印章保管人員應(yīng)配備專用的保險柜或保管箱，將印章存放于安全可靠的地方，防止印章被盜、丟失或損壞。（二）保管要求1.印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章保管制度，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出辦公區(qū)域。2.印章保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告行政部門，并采取相應(yīng)的措施。3.印章保管人員在離開工作崗位時，應(yīng)將印章妥善保管，如因特殊情況需要委托他人代管，應(yīng)辦理書面委托手續(xù)，并明確代管期限和代管責(zé)任。五、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章主要用于以公司名義對外簽訂合同、協(xié)議、文件等重要事項(xiàng)。2.法定代表人章主要用于特定業(yè)務(wù)或文件簽署，如銀行開戶、支票簽發(fā)等。3.部門章主要用于部門內(nèi)部業(yè)務(wù)，如文件審批、報表蓋章等。4.專用章主要用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域，如合同專用章用于簽訂合同，財(cái)務(wù)專用章用于財(cái)務(wù)結(jié)算等。（二）使用流程1.用印申請人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報行政部門審核。2.行政部門審核通過后，根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和審批權(quán)限，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，用印申請人持《印章使用申請表》到印章保管人員處辦理用印手續(xù)。印章保管人員應(yīng)認(rèn)真核對用印申請表的內(nèi)容與用印文件是否一致，確認(rèn)無誤后在用印申請表上簽字，并在用印文件上加蓋印章。4.用印完成后，印章保管人員應(yīng)在用印申請表上注明用印日期、用印人等信息，并將用印申請表歸檔保存。（三）使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。2.如因工作需要確需在空白文件上加蓋印章的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在用印文件上注明用途和有效期限。3.印章使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或越權(quán)使用印章。六、印章的廢止與銷毀（一）廢止1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)終止等原因，需要廢止印章的，由行政部門填寫《印章廢止申請表》，詳細(xì)說明廢止原因、廢止印章名稱等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。2.行政部門應(yīng)及時通知各部門停止使用廢止印章，并將廢止印章收回。（二）銷毀1.廢止印章由行政部門會同檔案管理部門進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，注明銷毀印章名稱、數(shù)量、銷毀日期等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由行政部門、檔案管理部門和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.銷毀后的印章檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。七、印章檔案的歸檔與查閱（一）歸檔1.印章檔案包括印章刻制申請表、印章啟用申請表、印章使用申請表、印章廢止申請表、印章銷毀申請表、印章印模等相關(guān)文件。2.印章保管人員應(yīng)定期將印章使用情況和相關(guān)文件整理歸檔，交檔案管理部門統(tǒng)一保管。3.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對印章檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。（二）查閱1.因工作需要查閱印章檔案的，應(yīng)填寫《印章檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報檔案管理部門審核。2.檔案管理部門審核通過后，按照規(guī)定提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字，并嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改檔案內(nèi)容。3.涉及公司重要機(jī)密的印章檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立印章檔案管理監(jiān)督小組，由行政部門、審計(jì)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對印章檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對印章檔案管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）違規(guī)處理1.對于違反印章檔案管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重