地鐵交易物資管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)地鐵交易物資的管理，規(guī)范物資交易行為，保障地鐵運(yùn)營(yíng)的安全與順暢，提高物資使用效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所涉及的地鐵建設(shè)、運(yùn)營(yíng)過程中各類交易物資的管理，包括但不限于設(shè)備、材料、辦公用品等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：物資交易活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保交易行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：在物資交易過程中，要秉持公平、公正的態(tài)度，對(duì)待所有交易參與方，不偏袒、不歧視。3.效益優(yōu)先原則：注重物資采購、使用等環(huán)節(jié)的效益，通過合理管理，實(shí)現(xiàn)物資價(jià)值最大化，降低運(yùn)營(yíng)成本。4.透明公開原則：物資交易的相關(guān)信息應(yīng)保持透明公開，接受內(nèi)部監(jiān)督和外部審計(jì)，確保交易過程可追溯。二、管理職責(zé)（一）物資管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善地鐵交易物資管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.匯總各部門物資需求計(jì)劃，進(jìn)行綜合平衡，編制年度物資采購計(jì)劃。3.組織物資采購的招標(biāo)、詢價(jià)等工作，選擇合適的供應(yīng)商，簽訂采購合同。4.負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收、入庫、存儲(chǔ)、發(fā)放等日常管理工作，確保物資質(zhì)量和安全。5.定期對(duì)庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，及時(shí)處理積壓物資，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)。（二）使用部門1.根據(jù)實(shí)際工作需要，準(zhǔn)確編制物資需求計(jì)劃，詳細(xì)說明物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等要求，并及時(shí)提交給物資管理部門。2.參與物資采購的技術(shù)談判和驗(yàn)收工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量反饋。3.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物資的使用管理，合理使用物資，避免浪費(fèi)。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物資采購預(yù)算，確保資金合理安排。2.對(duì)物資采購合同進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，監(jiān)督合同執(zhí)行過程中的資金支付情況。3.負(fù)責(zé)物資采購成本的核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）審計(jì)部門1.對(duì)地鐵交易物資管理活動(dòng)進(jìn)行定期審計(jì)和專項(xiàng)審計(jì)，監(jiān)督物資采購、使用等環(huán)節(jié)的合規(guī)性。2.審查物資采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、財(cái)務(wù)憑證等相關(guān)資料，提出審計(jì)意見和建議。三、物資需求計(jì)劃管理（一）計(jì)劃編制1.各使用部門應(yīng)在每年年末根據(jù)下一年度的工作任務(wù)和業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合現(xiàn)有物資庫存情況，認(rèn)真編制物資需求計(jì)劃。我們鼓勵(lì)各部門提前進(jìn)行需求預(yù)測(cè)，以便物資管理部門能夠更好地統(tǒng)籌安排采購工作。2.物資需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并注明需求的緊急程度。對(duì)于重要物資或有特殊要求的物資，應(yīng)提供詳細(xì)的技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（二）計(jì)劃審核與調(diào)整1.物資管理部門收到各使用部門提交的物資需求計(jì)劃后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、準(zhǔn)確性、與庫存的匹配性等。對(duì)于不符合要求的計(jì)劃，應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通，提出修改意見。2.在物資采購執(zhí)行過程中，如因工作任務(wù)變化、技術(shù)變更等原因需要調(diào)整物資需求計(jì)劃，使用部門應(yīng)及時(shí)向物資管理部門提出申請(qǐng)。物資管理部門審核同意后，對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。四、物資采購管理（一）采購方式選擇1.根據(jù)物資的性質(zhì)、金額、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，合理選擇采購方式。常見的采購方式包括招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購等。2.對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的物資，應(yīng)優(yōu)先采用招標(biāo)采購方式。通過公開招標(biāo)，吸引眾多供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng)，確保采購到性價(jià)比高的物資。3.對(duì)于金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場(chǎng)供應(yīng)充足的物資，可以采用詢價(jià)采購方式。向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，比較價(jià)格和服務(wù)后選擇合適的供應(yīng)商。4.對(duì)于有特殊要求、供應(yīng)商數(shù)量有限的物資，可采用競(jìng)爭(zhēng)性談判采購方式。與少數(shù)供應(yīng)商進(jìn)行談判，爭(zhēng)取更有利的采購條件。（二）供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，對(duì)申請(qǐng)成為公司供應(yīng)商的企業(yè)進(jìn)行資質(zhì)審查。審查內(nèi)容包括企業(yè)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)信譽(yù)等方面。只有符合要求的供應(yīng)商才能進(jìn)入公司供應(yīng)商名錄。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。3.與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)。及時(shí)向供應(yīng)商反饋物資需求信息，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)和供應(yīng)情況，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題。（三）采購合同管理1.在確定供應(yīng)商后，應(yīng)及時(shí)簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.物資管理部門負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核和簽訂工作。財(cái)務(wù)部門參與合同的財(cái)務(wù)條款審核，審計(jì)部門對(duì)合同的合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督。3.加強(qiáng)采購合同的執(zhí)行跟蹤，及時(shí)掌握供應(yīng)商的交貨情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未按合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商限期整改或承擔(dān)違約責(zé)任。4.采購合同履行完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔管理。合同檔案應(yīng)包括合同文本、招投標(biāo)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等相關(guān)資料，以便日后查閱和審計(jì)。五、物資驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.物資到貨前，物資管理部門應(yīng)通知使用部門和相關(guān)技術(shù)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。使用部門應(yīng)安排熟悉物資性能和技術(shù)要求的人員參與驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)提前了解物資的采購合同要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和設(shè)備。（二）驗(yàn)收程序1.物資到貨后，驗(yàn)收人員應(yīng)首先核對(duì)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等是否與采購合同一致。同時(shí)，檢查物資的外觀質(zhì)量，是否有損壞、變形等情況。2.按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，對(duì)物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。對(duì)于需要進(jìn)行性能測(cè)試的物資，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的測(cè)試工作。驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。3.如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商限期整改或更換物資。在問題未解決之前，不得辦理入庫手續(xù)。（三）驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收人員應(yīng)詳細(xì)記錄物資的驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收結(jié)果等信息。驗(yàn)收記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)及時(shí)整理歸檔，作為物資管理的重要資料保存。日后如出現(xiàn)物資質(zhì)量糾紛或其他問題，驗(yàn)收記錄可作為重要的參考依據(jù)。六、物資庫存管理（一）庫存規(guī)劃1.根據(jù)物資的類別、使用頻率、采購周期等因素，合理規(guī)劃物資庫存。確定各類物資的安全庫存、最高庫存和最低庫存水平，確保物資供應(yīng)的連續(xù)性和穩(wěn)定性。2.定期對(duì)庫存物資進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)和分析，了解庫存結(jié)構(gòu)和周轉(zhuǎn)情況。對(duì)于庫存積壓物資，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如降價(jià)促銷、調(diào)劑使用、報(bào)廢等。（二）庫存保管1.設(shè)立專門的物資倉庫，對(duì)庫存物資進(jìn)行分類存放。物資應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。2.倉庫應(yīng)具備良好的存儲(chǔ)條件，確保物資不受潮、生銹、變質(zhì)等。對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的物資，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行保管。3.建立庫存物資管理制度，加強(qiáng)倉庫的安全保衛(wèi)工作。嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫，防止物資被盜、丟失等情況發(fā)生。（三）庫存盤點(diǎn)1.定期對(duì)庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為季度或年度盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)前，物資管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員分工等。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整和處理。七、物資發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.物資發(fā)放應(yīng)遵循“先進(jìn)先出、按需發(fā)放”的原則。優(yōu)先發(fā)放庫存時(shí)間較長(zhǎng)的物資，確保物資的質(zhì)量和有效性。2.使用部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到物資管理部門領(lǐng)取物資。（二）發(fā)放程序1.物資管理部門收到物資領(lǐng)用申請(qǐng)表后，應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)內(nèi)容。審核通過后，按照申請(qǐng)表上的物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息進(jìn)行發(fā)放。2.發(fā)放物資時(shí)，應(yīng)與領(lǐng)用人員進(jìn)行當(dāng)面核對(duì)，確保發(fā)放物資的準(zhǔn)確性。領(lǐng)用人員應(yīng)在物資發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于貴重物資或限量發(fā)放的物資，應(yīng)建立專門的發(fā)放臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)放時(shí)間、領(lǐng)用人員、用途等信息，以便進(jìn)行跟蹤管理。八、物資報(bào)廢管理（一）報(bào)廢鑒定1.物資管理部門定期對(duì)庫存物資進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)有損壞、過期、閑置等不再使用的物資，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行報(bào)廢鑒定。2.報(bào)廢鑒定小組應(yīng)由物資管理部門、使用部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員組成。根據(jù)物資的實(shí)際情況，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，確定物資是否符合報(bào)廢條件。（二）報(bào)廢審批1.經(jīng)鑒定符合報(bào)廢條件的物資，物資管理部門應(yīng)填寫物資報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并附上相關(guān)鑒定報(bào)告。2.物資報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。（三）報(bào)廢處理1.物資報(bào)廢后，應(yīng)按照環(huán)保要求和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)于可回收利用的物資，應(yīng)進(jìn)行回收處理；對(duì)于不可回收利用的物資，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處置，如銷毀、填埋等。2.物資報(bào)廢處理過程中，應(yīng)做好記錄工作，包括報(bào)廢物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、處理方式、處理時(shí)間等信息。記錄應(yīng)及時(shí)整理歸檔，作為物資管理的重要資料保存。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計(jì)部門定期對(duì)地鐵交易物資管理活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查物資采購、驗(yàn)收、庫存、發(fā)放等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和有效性。2.物資管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物資交易過程的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）考核評(píng)價(jià)1.