基建檔案管理暫行辦法一、使用背景基建檔案作為公司/組織在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中形成的重要文件資料，全面記錄了項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的詳細(xì)信息。它不僅是對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)反映，更是日后項(xiàng)目維護(hù)、改造、管理以及查詢相關(guān)信息的重要依據(jù)。隨著公司/組織業(yè)務(wù)的不斷拓展，基建項(xiàng)目日益增多，對(duì)基建檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化要求也越來越高。為了加強(qiáng)基建檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱和利用，特制定本暫行辦法。二、制定目的本辦法旨在建立健全公司/組織基建檔案管理體系，規(guī)范基建檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作流程，提高基建檔案管理水平，為公司/組織的發(fā)展提供有力的支持和保障。三、適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有基建項(xiàng)目檔案的管理，包括新建、改建、擴(kuò)建的各類建筑物、構(gòu)筑物、市政設(shè)施、交通設(shè)施等項(xiàng)目檔案。四、管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則基建檔案由公司/組織指定的專門部門或機(jī)構(gòu)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則基建檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件資料，確保檔案涵蓋項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)方面。4.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、圖表等應(yīng)清晰、規(guī)范，與實(shí)際情況相符。5.及時(shí)性原則及時(shí)收集、整理、歸檔項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的文件資料，確保檔案的時(shí)效性。五、管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善基建檔案管理制度和流程。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好基建檔案的收集、整理、歸檔工作。集中統(tǒng)一保管基建檔案，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。負(fù)責(zé)基建檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作。定期對(duì)基建檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作。2.項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門基建項(xiàng)目文件資料的收集、整理、立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。明確專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和及時(shí)。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔指導(dǎo)工作。3.勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位職責(zé)按照合同要求，負(fù)責(zé)各自工作范圍內(nèi)形成文件資料的收集、整理、立卷，并向項(xiàng)目建設(shè)部門移交。確保移交的檔案資料符合檔案管理要求，真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地反映項(xiàng)目建設(shè)情況。六、檔案收集1.收集范圍項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等?？辈?、設(shè)計(jì)文件，如地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。施工過程文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。其他與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的文件資料，如項(xiàng)目建設(shè)過程中的照片、錄像、會(huì)議紀(jì)要等。2.收集要求各部門和參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時(shí)收集。收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)完備。對(duì)收集的檔案資料應(yīng)進(jìn)行分類整理，便于后續(xù)的歸檔工作。七、檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)基建檔案按照項(xiàng)目前期文件、勘察設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行分類。2.立卷方法按照文件形成的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行立卷，同一卷內(nèi)的文件應(yīng)具有內(nèi)在聯(lián)系。卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，編號(hào)清晰，目錄填寫準(zhǔn)確。卷內(nèi)文件應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。3.編目要求編制檔案卷內(nèi)目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號(hào)等內(nèi)容。編制檔案案卷目錄，包括案卷編號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印清晰，一式兩份，一份隨檔案保存，一份作為檔案檢索工具。八、檔案歸檔1.歸檔時(shí)間項(xiàng)目建設(shè)部門應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的基建檔案向檔案管理部門歸檔。參建單位應(yīng)在各自工作完成后[X]個(gè)月內(nèi)，將形成的檔案資料向項(xiàng)目建設(shè)部門移交。2.歸檔手續(xù)檔案移交時(shí)，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門重新整理。九、檔案保管1.保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.保管期限基建檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映項(xiàng)目建設(shè)全過程的重要文件資料；長(zhǎng)期保管的檔案為保存[X]年以上的文件資料；短期保管的檔案為保存[X]年以下的文件資料。具體保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況確定。3.檔案整理定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。按照檔案保管期限和類別，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。十、檔案利用1.利用范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱基建檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，辦理審批手續(xù)。2.利用手續(xù)查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。3.利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求，為檔案管理工作提供參考。同時(shí)，鼓勵(lì)利用檔案的人員對(duì)檔案管理工作提出意見和建議，以便不斷改進(jìn)和完善檔案管理工作。十一、檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)基建檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項(xiàng)目建設(shè)部門等相關(guān)人員組成，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。2.銷毀工作對(duì)經(jīng)過鑒定確定已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，確保銷毀過程的安全、保密。檔案銷毀時(shí)，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。十二、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查職責(zé)公司/組織內(nèi)部審計(jì)、監(jiān)察等部門負(fù)責(zé)對(duì)基建檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合相關(guān)規(guī)定和要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容檔案管理制度的執(zhí)行情況。檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作流程的落實(shí)情況。檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。檔案保管場(chǎng)