活動道具管理辦法細則一、總則（一）目的為加強公司活動道具的管理，確保活動道具的合理使用、妥善保管和有效調(diào)配，提高活動質量和效率，特制定本管理辦法細則。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部組織的各類活動所涉及的道具管理，包括但不限于會議、培訓、慶典、促銷等活動。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司設立專門的活動道具管理部門或崗位，對活動道具進行統(tǒng)一規(guī)劃、采購、調(diào)配和處置。2.合理使用原則：活動道具應根據(jù)活動需求合理配備，避免浪費和閑置。使用過程中要注意愛護，確保道具的完好無損。3.規(guī)范操作原則：道具的采購、驗收、入庫、保管、領用、歸還等環(huán)節(jié)應嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行操作，確保管理工作的規(guī)范化和標準化。4.成本控制原則：在滿足活動需求的前提下，盡量降低道具采購和管理成本，提高資源利用效率。二、管理職責（一）活動道具管理部門或崗位職責1.負責制定和完善活動道具管理制度和流程，并組織實施。2.匯總各部門活動道具需求計劃，進行統(tǒng)一審核和協(xié)調(diào)，制定年度采購預算。3.組織活動道具的采購工作，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并跟蹤采購進度和質量。4.負責活動道具的驗收、入庫、保管、盤點等工作，確保道具的安全和完好。5.根據(jù)活動安排，及時調(diào)配道具，并做好領用登記和歸還工作。6.定期對活動道具進行清理和評估，提出處置意見，報相關領導審批后執(zhí)行。7.建立活動道具管理檔案，記錄道具的采購、使用、維護等情況，為后續(xù)管理提供參考。（二）使用部門職責1.根據(jù)活動需求，提前向活動道具管理部門提交道具需求計劃，明確道具的名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時間等信息。2.負責本部門領用道具的使用和保管，按照規(guī)定的流程辦理領用、歸還手續(xù)，確保道具的安全和完好。3.在活動結束后，及時將道具歸還活動道具管理部門，并配合做好盤點工作。4.對發(fā)現(xiàn)的道具損壞或丟失情況，及時報告活動道具管理部門，并協(xié)助查明原因，落實責任。（三）財務部門職責1.負責審核活動道具采購預算和費用報銷，確保資金使用的合理性和合規(guī)性。2.按照財務制度，對活動道具的采購、處置等財務事項進行賬務處理。三、采購管理（一）需求計劃1.各部門應在活動舉辦前[X]個工作日，將活動道具需求計劃提交至活動道具管理部門。需求計劃應詳細注明道具的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計使用時間等信息。2.活動道具管理部門對各部門提交的需求計劃進行匯總、審核和協(xié)調(diào)，結合庫存情況，編制年度采購預算，并報公司領導審批。（二）供應商選擇1.活動道具管理部門應通過多種渠道選擇合格的供應商，如招標、詢價、邀請報價等方式。選擇供應商時，應綜合考慮其產(chǎn)品質量、價格、信譽、售后服務等因素。2.建立供應商評估機制，定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格等進行評估，對于不符合要求的供應商，及時進行調(diào)整或淘汰。（三）采購合同1.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括道具的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。2.采購合同應報公司法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。（四）采購執(zhí)行1.活動道具管理部門根據(jù)采購合同，跟蹤供應商的生產(chǎn)進度和交貨情況，確保道具按時、按質、按量到貨。2.對于緊急采購的道具，應在確保質量的前提下，盡快完成采購任務，并及時辦理相關手續(xù)。四、驗收管理（一）驗收標準1.活動道具到貨后，活動道具管理部門應按照采購合同和相關標準進行驗收。驗收內(nèi)容包括道具的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量、外觀等。2.對于有質量要求的道具，應進行抽樣檢驗或全部檢驗，確保道具符合質量標準。（二）驗收流程1.活動道具管理部門通知使用部門、質量檢驗部門等相關人員共同參與驗收。2.驗收人員按照驗收標準對道具進行逐一檢查，填寫驗收報告，記錄驗收情況。3.對于驗收合格的道具，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的道具，及時與供應商溝通，要求其更換或退貨，并做好相關記錄。五、入庫管理（一）入庫登記1.驗收合格的活動道具應及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明道具的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息。2.入庫單應一式三聯(lián)，一聯(lián)由活動道具管理部門留存，一聯(lián)交財務部門記賬，一聯(lián)交使用部門備查。（二）庫存管理1.活動道具管理部門應按照道具的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，建立庫存臺賬，記錄道具的出入庫情況。2.定期對庫存道具進行盤點，確保賬實相符。對于盤盈、盤虧的道具，應及時查明原因，進行相應的處理。3.加強庫存道具的保管，采取必要的防護措施，防止道具損壞、丟失、變質等情況發(fā)生。六、領用管理（一）領用申請1.使用部門需要領用活動道具時，應填寫領用申請表，注明道具的名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時間、用途等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準。2.領用申請表應提交至活動道具管理部門。（二）領用審批1.活動道具管理部門對領用申請表進行審核，根據(jù)庫存情況和活動需求，決定是否批準領用。2.對于貴重或限量的道具，應報公司領導審批后才能領用。（三）領用發(fā)放1.經(jīng)審批同意領用的道具，活動道具管理部門按照領用申請表的內(nèi)容發(fā)放道具，并在庫存臺賬上進行記錄。2.發(fā)放道具時，應要求領用人員簽字確認，確保道具的領用手續(xù)齊全。七、使用管理（一）使用要求1.使用部門應按照活動需求合理使用活動道具，不得擅自改變道具的用途或轉借他人。2.在使用過程中，要注意愛護道具，避免損壞。如發(fā)現(xiàn)道具損壞，應及時報告活動道具管理部門，并說明原因。（二）現(xiàn)場管理1.活動現(xiàn)場應安排專人負責道具的管理，確保道具的正確使用和擺放。2.活動結束后，及時清理現(xiàn)場道具，整理歸位，保持現(xiàn)場整潔。八、歸還管理（一）歸還申請1.使用部門在活動結束后，應及時將活動道具歸還活動道具管理部門，并填寫歸還申請表，注明道具的名稱、規(guī)格、數(shù)量、歸還日期等信息。2.歸還申請表應提交至活動道具管理部門。（二）歸還驗收1.活動道具管理部門對歸還的道具進行驗收，檢查道具的完好情況和數(shù)量是否相符。2.對于驗收合格的道具，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的道具，按照規(guī)定進行處理，要求使用部門賠償或修復。九、盤點管理（一）盤點計劃1.活動道具管理部門應定期對庫存道具進行盤點，制定盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員等。2.盤點計劃應報公司領導批準后執(zhí)行。（二）盤點實施1.按照盤點計劃，組織相關人員對庫存道具進行逐一清點，記錄實際數(shù)量和狀況。2.盤點過程中，要認真核對庫存臺賬，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，進行調(diào)整。（三）盤點報告1.盤點結束后，編制盤點報告，詳細說明盤點情況，包括賬實相符情況、盤盈盤虧原因及處理建議等。2.盤點報告應提交至公司領導和相關部門，作為道具管理決策的依據(jù)。十、處置管理（一）處置范圍1.已損壞無法修復的活動道具。2.閑置不用且無使用價值的活動道具。3.因活動結束或其他原因不再需要的活動道具。（二）處置方式1.報廢：對于已損壞無法修復或無使用價值的道具，經(jīng)相關部門鑒定后，辦理報廢手續(xù)。2.變賣：對于閑置不用且有一定價值的道具，可通過公開拍賣、競價等方式進行變賣。3.捐贈：對于不再需要但仍有一定使用價值的道具，可捐贈給相關公益組織或單位。（三）處置審批1.活動道具的處置應報公司領導審批，重大資產(chǎn)的處置還需按照公司相關規(guī)定進行評估和備案。2.處置申請應詳細說明道具的名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置原因、處置方式等信息，并附相關證明材料。（四）處置執(zhí)行1.經(jīng)批準的處置申請，由活動道具管理部門負責組織實施。2.處置過程中，要做好記錄，確保處置工作的公開、公正、透明。十一、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對活動道具管理情況進行審計，檢查道具管理制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、庫存管理的準確性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）日常檢查活動道具管理部門應加強對活動道具使用部門的日常檢查，督促其按照規(guī)定使用和保管道具，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。（三）績效考核將活動