合同會(huì)簽制度管理辦法一、引言在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)激烈的商業(yè)環(huán)境中，合同作為企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要法律文件，其簽訂與執(zhí)行的規(guī)范程度直接關(guān)系到企業(yè)的利益和發(fā)展。為了確保合同的合法性、完整性和有效性，我們制定了本合同會(huì)簽制度管理辦法。希望大家通過(guò)認(rèn)真學(xué)習(xí)和遵守本辦法，能夠進(jìn)一步提升公司合同管理的水平，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司的穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)。二、適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)在對(duì)外簽訂各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等具有法律約束力文件（以下統(tǒng)稱(chēng)“合同”）時(shí)的會(huì)簽管理。三、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)合同的起草、談判，并確保合同條款符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求和公司利益。2.對(duì)合同涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容、技術(shù)要求、商務(wù)條款等進(jìn)行詳細(xì)審核，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.按照會(huì)簽流程及時(shí)提交合同會(huì)簽文件，并配合其他部門(mén)完成會(huì)簽工作。（二）法務(wù)部門(mén)1.對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，確保合同條款不違反法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)分析合同風(fēng)險(xiǎn)，提出風(fēng)險(xiǎn)防范建議，并對(duì)合同中的法律條款進(jìn)行專(zhuān)業(yè)解讀。3.參與重大合同的談判，從法律角度提供專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)，保障公司合法權(quán)益。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、費(fèi)用預(yù)算等，確保財(cái)務(wù)安排合理可行。2.評(píng)估合同對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況的影響，如資金流動(dòng)、成本效益等，為公司決策提供財(cái)務(wù)依據(jù)。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)制定合理的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理措施，避免財(cái)務(wù)損失。（四）其他相關(guān)部門(mén)根據(jù)合同的具體內(nèi)容和涉及領(lǐng)域，相關(guān)部門(mén)需對(duì)合同中與本部門(mén)職責(zé)相關(guān)的條款進(jìn)行審核，并提出意見(jiàn)和建議。例如，涉及技術(shù)合作的合同，技術(shù)部門(mén)需審核技術(shù)條款的合理性和可行性；涉及采購(gòu)的合同，采購(gòu)部門(mén)需審核采購(gòu)條款是否符合市場(chǎng)行情和公司采購(gòu)政策等。四、會(huì)簽流程（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同初稿，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，條款清晰明確，表述嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。在起草過(guò)程中，應(yīng)充分考慮合同履行過(guò)程中可能出現(xiàn)的各種情況，并制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。2.合同初稿應(yīng)包含以下基本要素：合同雙方的名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式；合同標(biāo)的；數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等要求；價(jià)格、付款方式、結(jié)算周期；履行期限、地點(diǎn)和方式；違約責(zé)任；爭(zhēng)議解決方式等。（二）部門(mén)初審1.業(yè)務(wù)部門(mén)完成合同初稿后，首先由本部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審查合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求，條款是否完整、合理，各項(xiàng)業(yè)務(wù)指標(biāo)是否明確、可行。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，業(yè)務(wù)部門(mén)將合同初稿及相關(guān)資料提交給其他會(huì)簽部門(mén)進(jìn)行審核。提交的資料應(yīng)包括與合同相關(guān)的背景材料、業(yè)務(wù)說(shuō)明、技術(shù)方案、市場(chǎng)調(diào)研等，以便其他部門(mén)全面了解合同情況，進(jìn)行準(zhǔn)確審核。（三）各部門(mén)會(huì)簽1.法務(wù)部門(mén)收到合同會(huì)簽文件后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成合法性審查。審查重點(diǎn)包括合同主體是否合法、合同條款是否符合法律法規(guī)要求、是否存在潛在法律風(fēng)險(xiǎn)等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通，并提出修改意見(jiàn)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)在收到合同會(huì)簽文件后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成財(cái)務(wù)條款的審核。審核內(nèi)容主要包括付款方式是否合理、結(jié)算周期是否符合公司資金管理要求、費(fèi)用預(yù)算是否準(zhǔn)確等。對(duì)于涉及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的條款，應(yīng)提出風(fēng)險(xiǎn)防控建議。3.其他相關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同具體情況，在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成各自職責(zé)范圍內(nèi)的審核工作，并提出書(shū)面意見(jiàn)。審核意見(jiàn)應(yīng)明確、具體，指出問(wèn)題所在，并提出修改建議或補(bǔ)充條款。（四）反饋修改1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)各會(huì)簽部門(mén)提出的意見(jiàn)和建議，對(duì)合同進(jìn)行修改完善。修改后的合同應(yīng)再次提交給各會(huì)簽部門(mén)進(jìn)行審核，直至各方意見(jiàn)達(dá)成一致。2.在反饋修改過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)與各會(huì)簽部門(mén)保持密切溝通，及時(shí)解答疑問(wèn)，確保合同修改工作順利進(jìn)行。對(duì)于重大問(wèn)題或爭(zhēng)議事項(xiàng)，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)題討論，共同協(xié)商解決方案。（五）合同審批1.經(jīng)各部門(mén)會(huì)簽通過(guò)的合同，由業(yè)務(wù)部門(mén)提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對(duì)合同的合法性、合理性、可行性進(jìn)行全面審查，并做出審批決定。2.對(duì)于重大合同或涉及公司重要利益的合同，公司領(lǐng)導(dǎo)可組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行集體審議，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，確保決策科學(xué)、合理。（六）簽訂蓋章1.合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本與審批通過(guò)的版本一致，簽字蓋章手續(xù)齊全。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同原件交至公司檔案室進(jìn)行歸檔保存，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)跟蹤合同履行情況。五、合同變更管理（一）變更申請(qǐng)1.在合同履行過(guò)程中，如因各種原因需要對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行變更，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出變更申請(qǐng)。變更申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響以及預(yù)計(jì)的變更費(fèi)用等。2.變更申請(qǐng)應(yīng)提交至原合同會(huì)簽流程中涉及的各部門(mén)進(jìn)行審核，審核流程與合同起草時(shí)的會(huì)簽流程相同。（二）變更審批1.各會(huì)簽部門(mén)對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核后，如無(wú)異議，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)變更的性質(zhì)、影響程度等因素做出審批決定。2.對(duì)于涉及合同金額較大、對(duì)公司業(yè)務(wù)影響重大的變更，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)題研究，評(píng)估變更風(fēng)險(xiǎn)，并制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。（三）變更執(zhí)行1.合同變更申請(qǐng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、變更后的合同履行期限、費(fèi)用調(diào)整等條款。2.變更協(xié)議簽訂后，按照新的合同內(nèi)容履行相關(guān)義務(wù)，并及時(shí)將變更情況通知各相關(guān)部門(mén)。同時(shí)，對(duì)合同檔案進(jìn)行更新，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。六、合同履行跟蹤與監(jiān)督（一）建立合同臺(tái)賬1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同臺(tái)賬，對(duì)公司簽訂的各類(lèi)合同進(jìn)行詳細(xì)登記。合同臺(tái)賬應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱(chēng)、合同雙方、簽訂日期、履行期限、合同金額、付款方式、履行情況等信息。2.通過(guò)建立合同臺(tái)賬，便于對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)掌握合同的執(zhí)行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施解決。（二）定期跟蹤檢查1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保合同雙方按照合同約定履行各自的義務(wù)。跟蹤檢查內(nèi)容包括合同標(biāo)的的交付情況、質(zhì)量驗(yàn)收情況、付款情況、售后服務(wù)情況等。2.對(duì)于合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施加以解決。如問(wèn)題較為嚴(yán)重，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出相應(yīng)的處理建議。（三）監(jiān)督考核1.公司將合同履行情況納入部門(mén)績(jī)效考核體系，對(duì)合同履行情況良好的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)因工作不力導(dǎo)致合同履行出現(xiàn)問(wèn)題，給公司造成損失的部門(mén)和個(gè)人，進(jìn)行相應(yīng)的處罰。2.通過(guò)建立監(jiān)督考核機(jī)制，激勵(lì)各部門(mén)積極履行合同管理職責(zé)，提高合同履行質(zhì)量，保障公司利益不受損失。七、合同檔案管理（一）歸檔范圍1.公司簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等具有法律約束力的文件及其相關(guān)附件、補(bǔ)充協(xié)議等均屬于合同檔案歸檔范圍。2.合同簽訂過(guò)程中形成的會(huì)簽文件、審批文件、往來(lái)信函、談判記錄、會(huì)議紀(jì)要等資料也應(yīng)一并歸檔保存。（二）歸檔要求1.合同檔案應(yīng)按照合同編號(hào)順序進(jìn)行整理歸檔，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.歸檔的合同文件應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全。如有電子文檔，應(yīng)與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致，并進(jìn)行妥善保存。3.合同檔案應(yīng)分類(lèi)存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案索引目錄，注明檔案的存放位置、編號(hào)、名稱(chēng)等信息。（三）查閱利用1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案室進(jìn)行查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔