正榮集團(tuán)招采管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范正榮集團(tuán)（以下簡稱“集團(tuán)”）的采購與招標(biāo)管理工作，確保采購與招標(biāo)活動合法合規(guī)、公開透明、高效有序，保障集團(tuán)利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于集團(tuán)總部及各下屬公司（以下統(tǒng)稱“各公司”）的采購與招標(biāo)活動，包括但不限于工程建設(shè)、物資采購、服務(wù)采購等各類項目。（三）基本原則1.合法性原則：采購與招標(biāo)活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：遵循公平競爭的市場規(guī)則，確保所有潛在供應(yīng)商或投標(biāo)人享有平等的機(jī)會參與采購與招標(biāo)活動。3.公開透明原則：采購與招標(biāo)信息應(yīng)全面、準(zhǔn)確、及時地公開，接受內(nèi)部監(jiān)督和社會公眾監(jiān)督。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效率，實現(xiàn)集團(tuán)效益最大化。5.誠信原則：參與采購與招標(biāo)活動的各方應(yīng)誠實守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)。二、管理職責(zé)（一）集團(tuán)層面1.集團(tuán)招采管理部門負(fù)責(zé)制定和完善集團(tuán)招采管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。指導(dǎo)、監(jiān)督各公司的招采管理工作。組織實施集團(tuán)重大采購與招標(biāo)項目。建立和維護(hù)集團(tuán)供應(yīng)商與承包商信息庫。協(xié)調(diào)解決各公司招采工作中的重大問題。2.集團(tuán)其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)，配合招采管理部門開展采購與招標(biāo)相關(guān)工作，提供技術(shù)支持、需求審核等。參與重大采購與招標(biāo)項目的評標(biāo)、定標(biāo)等工作。（二）各公司層面1.各公司招采管理部門負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行集團(tuán)招采管理制度和流程。組織實施本公司的采購與招標(biāo)項目。建立和維護(hù)本公司的供應(yīng)商與承包商信息庫，并定期向集團(tuán)招采管理部門報備。配合集團(tuán)招采管理部門開展相關(guān)工作。2.各公司其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)，配合本公司招采管理部門開展采購與招標(biāo)相關(guān)工作，提出采購需求、參與評標(biāo)等。三、采購與招標(biāo)流程（一）采購需求提出1.使用部門：各公司使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出采購需求，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時間、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.需求審核采購需求申請表提交至本公司招采管理部門后，招采管理部門對需求的合理性、必要性、合規(guī)性等進(jìn)行審核。對于涉及金額較大、技術(shù)復(fù)雜或?qū)瘓F(tuán)業(yè)務(wù)有重大影響的采購需求，招采管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評審，確保需求準(zhǔn)確無誤。（二）采購方式選擇1.采購方式分類公開招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的項目，通過公開媒介發(fā)布招標(biāo)公告，邀請不特定的供應(yīng)商投標(biāo)。邀請招標(biāo)：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目，或采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項目總價值的比例過大的項目。由招采管理部門向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。競爭性談判：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項目，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項目，采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，不能事先計算出價格總額的項目。與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目，必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商采購。詢價：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價單，對報價進(jìn)行比較，確定成交供應(yīng)商。2.采購方式審批各公司招采管理部門根據(jù)采購項目的特點(diǎn)和金額大小，提出采購方式建議，報本公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大采購項目，采購方式建議需經(jīng)本公司總經(jīng)理辦公會審議通過，并報集團(tuán)招采管理部門備案。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)集團(tuán)及各公司招采管理部門應(yīng)通過多種渠道開發(fā)供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告等相關(guān)資料，評估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、信譽(yù)狀況等。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入符合條件的潛在供應(yīng)商填寫《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》，提交至招采管理部門。招采管理部門組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或資質(zhì)審核，審核通過后，將供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄。3.供應(yīng)商評價與考核各公司招采管理部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評價，填寫《供應(yīng)商評價表》。根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不合格的供應(yīng)商進(jìn)行警告、暫停合作或淘汰處理。（四）采購文件編制1.招標(biāo)文件編制對于采用招標(biāo)方式的采購項目，招采管理部門負(fù)責(zé)編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告（或投標(biāo)邀請書）、投標(biāo)人須知、評標(biāo)辦法、合同條款及格式、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求、投標(biāo)文件格式等內(nèi)容。招標(biāo)文件應(yīng)明確采購項目的各項要求和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，確保公平公正。2.其他采購文件編制對于采用邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價等方式的采購項目，招采管理部門應(yīng)根據(jù)不同采購方式的特點(diǎn)，編制相應(yīng)的采購文件，如談判文件、詢價文件等。（五）采購信息發(fā)布1.公開招標(biāo)信息發(fā)布對于公開招標(biāo)項目，招采管理部門應(yīng)在國家指定的招標(biāo)公告發(fā)布媒介上發(fā)布招標(biāo)公告，同時在集團(tuán)內(nèi)部網(wǎng)站及相關(guān)業(yè)務(wù)平臺上發(fā)布。招標(biāo)公告應(yīng)包括招標(biāo)人名稱、地址、聯(lián)系方式，招標(biāo)項目名稱、內(nèi)容、規(guī)模、資金來源，招標(biāo)項目的實施地點(diǎn)和工期，獲取招標(biāo)文件的時間、地點(diǎn)、方式及招標(biāo)文件售價，提交投標(biāo)文件的截止時間、地點(diǎn)，開標(biāo)時間、地點(diǎn)等內(nèi)容。2.其他采購信息發(fā)布對于邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價等項目，招采管理部門應(yīng)向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出相應(yīng)的采購邀請文件，明確采購項目的要求、報價截止時間等信息。（六）投標(biāo)（響應(yīng)）文件接收與開標(biāo)（談判）1.投標(biāo)（響應(yīng)）文件接收招采管理部門在規(guī)定的時間和地點(diǎn)接收供應(yīng)商的投標(biāo)（響應(yīng)）文件，對投標(biāo)（響應(yīng)）文件的密封情況、完整性等進(jìn)行檢查。對于不符合要求的投標(biāo)（響應(yīng)）文件，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行補(bǔ)正或拒收。2.開標(biāo)（談判）按照招標(biāo)文件或采購文件規(guī)定的時間和地點(diǎn)，組織開標(biāo)會議或談判活動。開標(biāo)會議上，當(dāng)眾宣讀投標(biāo)人的名稱、投標(biāo)價格、投標(biāo)文件的主要內(nèi)容等，并記錄開標(biāo)過程。談判活動中，與供應(yīng)商就采購項目的價格、技術(shù)、服務(wù)等條款進(jìn)行談判，記錄談判過程和結(jié)果。（七）評標(biāo)（評審）與定標(biāo)1.評標(biāo)（評審）委員會組建對于招標(biāo)項目，依法組建評標(biāo)委員會，評標(biāo)委員會由招標(biāo)人的代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成，成員人數(shù)為五人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。對于其他采購項目，根據(jù)項目特點(diǎn)組建評審小組，評審小組成員應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識和經(jīng)驗。2.評標(biāo)（評審）評標(biāo)（評審）委員會或評審小組按照招標(biāo)文件或采購文件規(guī)定的評標(biāo)（評審）辦法，對投標(biāo)（響應(yīng)）文件進(jìn)行評審，推薦中標(biāo)（成交）候選人。評標(biāo)（評審）過程中，如有需要，可要求供應(yīng)商對投標(biāo)（響應(yīng)）文件進(jìn)行澄清或說明。3.定標(biāo)各公司根據(jù)評標(biāo)（評審）結(jié)果，按照內(nèi)部決策程序確定中標(biāo)（成交）供應(yīng)商。對于重大采購項目，中標(biāo)（成交）結(jié)果需經(jīng)本公司總經(jīng)理辦公會審議通過，并報集團(tuán)招采管理部門備案。（八）合同簽訂與履行1.合同簽訂中標(biāo)（成交）供應(yīng)商確定后，招采管理部門應(yīng)及時與中標(biāo)（成交）供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本送集團(tuán)及各公司相關(guān)部門備案。2.合同履行采購合同簽訂后，雙方應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)。招采管理部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對于因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o法按時履行或出現(xiàn)質(zhì)量問題的，招采管理部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（九）采購驗收1.驗收標(biāo)準(zhǔn)制定采購項目實施前，招采管理部門應(yīng)會同使用部門、質(zhì)量控制部門等制定采購驗收標(biāo)準(zhǔn)，明確驗收的內(nèi)容、方法、程序等。驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及采購合同的要求。2.驗收實施采購項目完成后，使用部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。驗收過程中，應(yīng)認(rèn)真檢查采購項目的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等是否符合要求，并填寫《采購驗收報告》。對于驗收合格的采購項目，使用部門應(yīng)在驗收報告上簽字確認(rèn)；對于驗收不合格的采購項目，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨，直至驗收合格。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.集團(tuán)招采管理部門監(jiān)督集團(tuán)招采管理部門定期對各公司的招采管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括招采制度執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、供應(yīng)商管理、合同履行等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.各公司內(nèi)部審計監(jiān)督各公司內(nèi)部審計部門定期對本公司的采購與招標(biāo)項目進(jìn)行審計，審查采購項目的合法性、合規(guī)性、效益性等。對審計發(fā)現(xiàn)的問題，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）外部監(jiān)督1.接受政府監(jiān)管部門監(jiān)督積極配合政府監(jiān)管部門對集團(tuán)采購與招標(biāo)活動的監(jiān)督檢查，如實提供相關(guān)資料和信息。對于政府監(jiān)管部門提出的問題和要求，及時進(jìn)行整改和落實。2.接受社會公眾監(jiān)督通過集團(tuán)內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄等渠道，主動公開采購與招標(biāo)信息，接受社會公眾的監(jiān)督。對于社會公眾的投訴和舉報，及時進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴舉報人。五、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.在采購與招標(biāo)活動中，存在以下行為之一的，視為違規(guī)行為：違反法律法規(guī)及本辦法規(guī)定的采購與招標(biāo)程序。與供應(yīng)商或投標(biāo)人串通，謀取不正當(dāng)利益。泄露采購與招標(biāo)活動中的機(jī)密信息。擅自變更采購項目的技術(shù)要求、規(guī)