文件歸檔管理辦法年限一、總則（一）目的為加強本公司/組織文件管理，確保文件的完整性、準確性和可追溯性，便于文件的查閱、利用和保護，特制定本文件歸檔管理辦法，明確文件歸檔的年限及相關要求。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內各部門形成的各類文件材料的歸檔管理，包括但不限于紙質文件、電子文件、聲像文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類文件進行集中統(tǒng)一管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.完整準確原則歸檔的文件應齊全完整，真實反映公司/組織各項活動的全過程，文件內容應準確無誤。3.便于利用原則文件的整理和歸檔應便于查閱和利用，提高工作效率，滿足公司/組織各項工作對文件信息的需求。4.安全保密原則嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，確保文件的安全與保密，防止文件的丟失、損壞和泄密。二、文件歸檔范圍（一）行政管理文件1.公司/組織的章程、制度、規(guī)定、辦法等規(guī)范性文件。2.公司/組織的工作計劃、總結、報告、會議紀要等綜合性文件。3.公司/組織的人事任免、獎懲、考核等文件。4.公司/組織的財務預算、決算、審計等文件。5.公司/組織的行政事務管理文件，如辦公用品采購、車輛管理、接待安排等。（二）業(yè)務管理文件1.公司/組織的業(yè)務規(guī)劃、方案、流程等文件。2.公司/組織的業(yè)務合同、協(xié)議、訂單等文件。3.公司/組織的業(yè)務報表、統(tǒng)計數據、分析報告等文件。4.公司/組織的業(yè)務項目文檔，如項目立項報告、可行性研究報告、項目驗收報告等。5.公司/組織的業(yè)務技術文件，如技術標準、操作規(guī)程、技術圖紙等。（三）黨群工作文件1.公司/組織的黨組織建設、黨員管理等文件。2.公司/組織的工會工作、共青團工作等文件。3.公司/組織的思想政治工作、企業(yè)文化建設等文件。（四）其他文件1.公司/組織獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等文件。2.公司/組織與外部單位的往來信函、傳真、電子郵件等文件。3.公司/組織認為有必要歸檔的其他文件材料。三、文件歸檔年限（一）永久保存的文件1.公司/組織的章程、制度、規(guī)定、辦法等規(guī)范性文件。2.公司/組織的重大決策、重要會議記錄、重要活動文件等。3.公司/組織的財務審計報告、年度決算報表等重要財務文件。4.公司/組織的人事檔案、職工名冊等重要人事文件。5.公司/組織獲得的國家級榮譽證書、獎牌、獎杯等文件。6.公司/組織與外部單位簽訂的具有長期法律效力的合同、協(xié)議等文件。（二）保存[X]年的文件1.公司/組織的工作計劃、總結、報告、會議紀要等綜合性文件。2.公司/組織的業(yè)務合同、協(xié)議、訂單等文件，但不包括具有長期法律效力的合同、協(xié)議。3.公司/組織的業(yè)務報表、統(tǒng)計數據、分析報告等文件。4.公司/組織的業(yè)務項目文檔，如項目立項報告、可行性研究報告、項目驗收報告等，但項目涉及的核心技術文件等應根據實際情況確定保存年限。5.公司/組織的行政事務管理文件，如辦公用品采購、車輛管理、接待安排等文件。6.公司/組織的黨群工作文件，如黨組織建設、黨員管理等文件。7.公司/組織與外部單位的往來信函、傳真、電子郵件等文件，但重要的往來文件應根據實際情況確定保存年限。（三）保存[X]年的文件1.公司/組織的一般性業(yè)務文件，如業(yè)務流程中的階段性文件、一般性技術文件等。2.公司/組織的日常工作記錄、考勤記錄、培訓記錄等文件。3.公司/組織的一般性行政事務文件，如一般性通知、通告等文件。4.公司/組織的一般性黨群工作文件，如一般性活動記錄、宣傳資料等文件。（四）保存[X]年的文件1.公司/組織的臨時性文件，如臨時性通知、臨時性報告等文件。2.公司/組織的一般性參考資料，如行業(yè)動態(tài)、市場調研資料等文件。（五）特殊情況的處理對于一些特殊文件，如涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等文件，應按照國家有關法律法規(guī)和公司/組織的保密制度進行單獨管理，確定專門的保存年限，并采取相應的保密措施。四、文件歸檔要求（一）文件整理1.各部門應在文件形成后及時進行整理，按照文件的類別、時間順序等進行分類、編號、裝訂，確保文件的整齊、規(guī)范。2.對于電子文件，應按照電子文件管理的相關規(guī)定進行整理，建立電子文件目錄和索引，確保電子文件的可讀性和可檢索性。3.對于聲像文件，應按照聲像文件管理的相關規(guī)定進行整理，標注文件的內容、時間、地點等信息，確保聲像文件的完整性和準確性。（二）文件編號1.文件編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，確保文件編號的科學性和規(guī)范性。2.文件編號應包括文件類別代碼、年份代碼、順序號等要素，具體編號規(guī)則由公司/組織檔案管理部門制定。3.對于電子文件，應在電子文件的元數據中記錄文件編號，確保電子文件編號的一致性和準確性。（三）文件裝訂1.紙質文件應采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，確保文件的牢固、整齊。2.裝訂時應注意文件的順序和方向，避免文件的顛倒和錯頁。3.對于紙張較大的文件，應進行折疊處理，使其尺寸符合檔案盒的要求。（四）文件編目1.文件編目應包括文件編號、文件名稱、文件日期、文件來源、文件保管期限等信息，確保文件編目的完整性和準確性。2.文件編目應采用計算機管理系統(tǒng)進行，建立文件目錄數據庫，便于文件的查閱和利用。3.對于電子文件，應在電子文件的元數據中記錄文件編目信息，確保電子文件編目信息的一致性和準確性。（五）文件裝盒1.文件裝盒應按照文件的類別、保管期限等進行分類，確保文件裝盒的合理性和規(guī)范性。2.文件裝盒時應在檔案盒上標注文件類別、保管期限、起止日期、盒號等信息，便于文件的識別和查找。3.對于電子文件，應將電子文件存儲在光盤、磁帶等存儲介質上，并在存儲介質上標注文件類別、保管期限、起止日期等信息，然后將存儲介質裝入檔案盒中。五、文件歸檔流程（一）文件收集1.各部門應指定專人負責文件的收集工作，確保文件的及時、完整收集。2.文件收集人員應定期對本部門形成的文件進行清理和核對，確保文件的齊全、完整。3.對于需要跨部門收集的文件，文件收集人員應與相關部門進行溝通協(xié)調，確保文件的順利收集。（二）文件整理1.文件收集人員應將收集到的文件及時進行整理，按照文件的類別、時間順序等進行分類、編號、裝訂，確保文件的整齊、規(guī)范。2.對于電子文件，文件收集人員應按照電子文件管理的相關規(guī)定進行整理，建立電子文件目錄和索引，確保電子文件的可讀性和可檢索性。3.對于聲像文件，文件收集人員應按照聲像文件管理的相關規(guī)定進行整理，標注文件的內容、時間、地點等信息，確保聲像文件的完整性和準確性。（三）文件審核1.文件整理完成后，文件收集人員應將整理好的文件提交給本部門負責人進行審核，確保文件的準確性和完整性。2.部門負責人應認真審核文件的內容、格式、編號等信息，對于不符合要求的文件應及時返回文件收集人員進行修改。3.對于重要文件，部門負責人應組織相關人員進行會審，確保文件的質量和準確性。（四）文件歸檔1.文件審核通過后，文件收集人員應將審核通過的文件及時提交給公司/組織檔案管理部門進行歸檔。2.檔案管理部門應按照文件歸檔的要求對文件進行檢查和驗收，對于不符合要求的文件應及時返回文件收集人員進行修改。3.檔案管理部門應將歸檔的文件按照文件類別、保管期限等進行分類存放，建立檔案庫房，確保文件的安全與保密。六、文件查閱利用（一）查閱權限1.公司/組織內部人員查閱文件應按照公司/組織的相關規(guī)定進行申請，經批準后方可查閱。2.查閱重要文件應經公司/組織主管領導批準，并在檔案管理部門指定的地點進行查閱。3.公司/組織外部人員查閱文件應按照國家有關法律法規(guī)和公司/組織的相關規(guī)定進行申請，經批準后方可查閱。查閱重要文件應經公司/組織主管領導批準，并在檔案管理部門指定的地點進行查閱，同時應安排專人進行陪同。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息。2.《文件查閱申請表》應經所在部門負責人簽字同意后，提交給公司/組織檔案管理部門進行審批。3.檔案管理部門應根據查閱人員的申請，對查閱文件的權限進行審核，對于符合查閱權限的申請應予以批準，并開具《文件查閱通知單》。4.查閱人員應持《文件查閱通知單》到檔案管理部門指定的地點進行查閱，查閱時應遵守檔案管理部門的相關規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復制、轉借文件。（三）文件利用1.檔案管理部門應根據查閱人員的需求，提供相應的文件資料，并做好查閱記錄。2.查閱人員如需復制文件，應按照檔案管理部門的相關規(guī)定進行申請，經批準后方可復制。復制文件應使用檔案管理部門指定的設備和材料，確保復制文件的質量和準確性。3.查閱人員如需摘錄文件內容，應經檔案管理部門同意，并在摘錄內容上注明文件名稱、編號、摘錄日期等信息。摘錄內容應保持文件的原意，不得擅自篡改。（四）歸還手續(xù)1.查閱人員查閱完畢后，應及時將查閱的文件資料歸還給檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理部門應認真核對歸還的文件資料，確保文件資料的齊全、完整。如發(fā)現文件資料有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究查閱人員的責任。七、文件保管與保護（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應建立專門的檔案庫房，確保檔案庫房的安全、整潔、通風、防潮、防蟲、防火、防盜等條件符合國家有關標準和要求。2.檔案庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等，確保檔案的安全與保護。3.檔案庫房應設置專人負責管理，定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發(fā)現和處理檔案保管中存在的問題。（二）保管措施1.檔案管理部門應按照文件的類別、保管期限等進行分類存放，建立檔案索引和目錄，便于文件的查找和利用。2.對于重要文件和珍貴檔案，檔案管理部門應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲、定期備份等，確保文件的安全與保密。3.檔案管理部門應定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的數量、質量和保管情況與檔案目錄一致。如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。（三）保護措施1.檔案管理部門應加強對檔案的保護意識，采取必要的保護措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。2.對于紙質文件，應注意防潮、防蟲、防火、防盜等，避免文件的霉變、蟲蛀、火燒、被盜等情況。3.對于電子文件，應注意數據的備份和存儲安全，防止電子文件的丟失、損壞和病毒感染等情況。4.對于聲像文件，應注意磁帶、光盤等存儲介質的保存環(huán)境，避免存儲介質的老化、變形、損壞等情況。八、文件鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.文件鑒定應遵循全面審查、客觀公正、科學合理的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。2.文件鑒定應根據文件的形成背景、內容價值、保管期限等因素進行綜合分析，確定文件的存毀價值。（二）鑒定組織1.公司/組織應成立文件鑒定小組，負責文件鑒定工作的組織和實施。文件鑒定小組應由檔案管理部門、業(yè)務部門、財務部門等相關人員組成。2.文件鑒定小組應定期對檔案進行鑒定，確保檔案的質量和價值。（三）鑒定方法1.文件鑒定小組應采用直接鑒定法，對每份文件進行逐件審查，確定文件的存毀價值。2.文件鑒定小組應根據文件的形成背景、內容價值、保管期限等因素，制定文件鑒定標準和方法，確保鑒定結果的一致性和準確性。（四）銷毀程序1.經鑒定確定無保存價值的文件，應填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請表》應經所在部門負責人簽字同意后，提交給公司/組織檔案管理部門進行審批。3.檔案管理部門應根據文件銷毀申請表，對銷毀文件的范圍、數量等進行審核，對于符合銷毀條件的申請應予以批準，并開具《文件銷毀通知單》。4.文件銷毀通知單應注明