文件分類(lèi)歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作過(guò)程中形成的各類(lèi)文件。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件由專(zhuān)門(mén)的部門(mén)或人員進(jìn)行集中管理，確保文件管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分類(lèi)科學(xué)原則：根據(jù)文件的來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于查找和利用。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全和保密。二、文件分類(lèi)（一）行政文件1.公司紅頭文件：包括公司發(fā)布的各類(lèi)規(guī)章制度、決定、通知等。2.行政事務(wù)文件：如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告等。3.人事文件：?jiǎn)T工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。（二）業(yè)務(wù)文件1.市場(chǎng)業(yè)務(wù)文件：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷(xiāo)售合同、客戶(hù)資料等。2.技術(shù)業(yè)務(wù)文件：技術(shù)研發(fā)報(bào)告、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件等。3.財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)文件：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。（三）合同文件1.采購(gòu)合同：與供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)合同。2.銷(xiāo)售合同：與客戶(hù)簽訂的銷(xiāo)售合同。3.其他合同：如租賃合同、服務(wù)合同等。（四）項(xiàng)目文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等。2.項(xiàng)目實(shí)施文件：項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目變更記錄等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件：項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目成果文件等。（五）外來(lái)文件1.政府部門(mén)文件：國(guó)家和地方政府部門(mén)發(fā)布的與公司相關(guān)的政策法規(guī)、通知等。2.行業(yè)協(xié)會(huì)文件：行業(yè)協(xié)會(huì)發(fā)布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、信息等。3.合作伙伴文件：與合作伙伴簽訂的合作協(xié)議、往來(lái)函件等。三、文件編號(hào)（一）編號(hào)規(guī)則1.行政文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱(chēng)][年份][文件類(lèi)別代碼][順序號(hào)]，如[公司簡(jiǎn)稱(chēng)]2023XZ001。2.業(yè)務(wù)文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱(chēng)][年份][業(yè)務(wù)類(lèi)別代碼][順序號(hào)]，如[公司簡(jiǎn)稱(chēng)]2023YS001。3.合同文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱(chēng)][年份][合同類(lèi)別代碼][順序號(hào)]，如[公司簡(jiǎn)稱(chēng)]2023HT001。4.項(xiàng)目文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱(chēng)][年份][項(xiàng)目名稱(chēng)代碼][順序號(hào)]，如[公司簡(jiǎn)稱(chēng)]2023XM001。5.外來(lái)文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱(chēng)][年份][外來(lái)文件類(lèi)別代碼][順序號(hào)]，如[公司簡(jiǎn)稱(chēng)]2023WL001。（二）文件類(lèi)別代碼1.行政文件類(lèi)別代碼：XZ2.業(yè)務(wù)文件類(lèi)別代碼：YS3.合同文件類(lèi)別代碼：HT4.項(xiàng)目文件類(lèi)別代碼：XM5.外來(lái)文件類(lèi)別代碼：WL（三）編號(hào)管理1.文件編號(hào)由專(zhuān)門(mén)的部門(mén)或人員負(fù)責(zé)編制，確保編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。2.編號(hào)一經(jīng)確定，不得隨意更改。如因特殊原因需要更改編號(hào)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并做好相關(guān)記錄。四、文件起草與審核（一）起草要求1.文件起草應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.文件格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，使用公司規(guī)定的模板或格式。3.文件起草人應(yīng)注明文件的起草日期、起草部門(mén)、起草人等信息。（二）審核流程1.一般文件由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，重要文件由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，涉及公司重大決策的文件由總經(jīng)理審核。2.文件審核人應(yīng)認(rèn)真審查文件的內(nèi)容、格式、邏輯等方面，提出審核意見(jiàn)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與起草人溝通修改。3.文件審核通過(guò)后，審核人應(yīng)簽署審核意見(jiàn)，并注明審核日期。五、文件發(fā)布（一）發(fā)布方式1.公司紅頭文件通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，同時(shí)印發(fā)紙質(zhì)文件存檔。2.行政事務(wù)文件、業(yè)務(wù)文件、合同文件、項(xiàng)目文件等可根據(jù)需要在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布或印發(fā)紙質(zhì)文件存檔。3.外來(lái)文件由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)接收、登記，并根據(jù)需要進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)或存檔。（二）發(fā)布范圍1.公司紅頭文件面向公司全體員工發(fā)布。2.行政事務(wù)文件、業(yè)務(wù)文件、合同文件、項(xiàng)目文件等根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要確定發(fā)布范圍。3.外來(lái)文件根據(jù)文件性質(zhì)和公司要求確定發(fā)布范圍。六、文件歸檔（一）歸檔范圍1.公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.公司與外部單位往來(lái)的重要文件，如合同、協(xié)議、函件等。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要文件，如工作報(bào)告、技術(shù)成果等。（二）歸檔時(shí)間1.一般文件應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.重要文件應(yīng)及時(shí)歸檔，確保文件的時(shí)效性和完整性。3.項(xiàng)目文件應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)按照分類(lèi)要求進(jìn)行整理，編制歸檔目錄。3.電子文件應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行保存，并與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)一致。七、文件保管（一）保管部門(mén)公司文件由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或人員負(fù)責(zé)保管。（二）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保文件的安全。（三）保管期限1.公司文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的文件主要包括公司的重要規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表、重大項(xiàng)目文件等。3.長(zhǎng)期保管的文件主要包括公司的一般性規(guī)章制度、業(yè)務(wù)文件、合同文件等，保管期限為[X]年。4.短期保管的文件主要包括公司的臨時(shí)性文件、一般性事務(wù)文件等，保管期限為[X]年。（四）文件借閱1.公司員工因工作需要借閱文件，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限和范圍提供文件借閱服務(wù)，并做好借閱記錄。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。如因特殊原因需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（五）文件歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)在收到歸還的文件后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通解決。八、文件銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、無(wú)效文件。3.涉及公司機(jī)密且已解密的文件。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的文件進(jìn)行清理，編制《文件銷(xiāo)毀清單》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)按照規(guī)定的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，如粉碎、焚燒等。3.文件銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保文件銷(xiāo)毀徹底，并做好銷(xiāo)毀記錄。（三）銷(xiāo)毀記錄1.文件銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括文件名稱(chēng)、文號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)督人等信息。2.文件銷(xiāo)毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司設(shè)立文件管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.文件的起草、審核、發(fā)布、歸檔、保管、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.文件編號(hào)是否規(guī)范、準(zhǔn)確，文件格式是否統(tǒng)一。3.文件的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性是否得到保證。（三）檢查頻率1.文件管理監(jiān)督小組定期對(duì)公司文件管理工作進(jìn)行檢查，每年不少于[X]次。2.對(duì)重要文件或重點(diǎn)部門(mén)，可根據(jù)需要進(jìn)行不定期檢查。（四）問(wèn)題整改1.文件管理監(jiān)督小組在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)《文件管理整改通知書(shū)》，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照《文件管理整改通知書(shū)》的要求，認(rèn)真分析問(wèn)題原因，制定整改措施，并按時(shí)完成整改任務(wù)。3.文件管理監(jiān)督小組對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，