欠條如何歸類管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司欠條的管理，確保公司債權(quán)債務(wù)關(guān)系清晰明確，保障公司資產(chǎn)安全，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在日常經(jīng)營活動中所涉及的各類欠條的管理，包括但不限于銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、借款業(yè)務(wù)等產(chǎn)生的欠條。（三）基本原則1.合法性原則欠條的簽訂、歸類、保管及處置等活動必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，確保公司權(quán)益受到法律保護。2.準確性原則對欠條的各項信息進行準確記錄和歸類，保證債權(quán)債務(wù)關(guān)系明確無誤，避免因信息錯誤導(dǎo)致管理混亂和法律風(fēng)險。3.及時性原則及時對欠條進行處理，包括催款、續(xù)簽、核銷等操作，防止逾期導(dǎo)致債權(quán)喪失或增加追款成本。4.保密性原則對涉及欠條的相關(guān)信息嚴格保密，防止信息泄露給公司造成不必要的損失。二、欠條的定義與分類（一）欠條的定義欠條是指債務(wù)人向債權(quán)人出具的表示尚欠某物或者某款項的憑證，一般用來證明債權(quán)債務(wù)關(guān)系的存在。（二）欠條的分類1.按業(yè)務(wù)類型分類銷售欠條：因銷售商品或提供勞務(wù)等業(yè)務(wù)，客戶未及時支付貨款而產(chǎn)生的欠條。采購欠條：公司在采購過程中，因暫時未能支付供應(yīng)商款項而出具的欠條。借款欠條：公司內(nèi)部員工或外部單位向公司借款所出具的欠條。其他欠條：除上述業(yè)務(wù)類型外，因其他經(jīng)濟往來產(chǎn)生的欠條，如租金欠條、賠償欠條等。2.按期限分類短期欠條：期限在一年以內(nèi)（含一年）的欠條。中期欠條：期限在一年以上至三年以下（含三年）的欠條。長期欠條：期限在三年以上的欠條。三、欠條的簽訂與審核（一）簽訂要求1.欠條應(yīng)當(dāng)采用書面形式，由債務(wù)人簽字（或蓋章）確認，并注明欠款金額、欠款原因、還款期限、還款方式等主要內(nèi)容。2.對于金額較大或風(fēng)險較高的欠條，應(yīng)當(dāng)要求債務(wù)人提供擔(dān)?；虻盅何?，并簽訂相應(yīng)的擔(dān)保合同或抵押合同。3.欠條簽訂過程中，應(yīng)當(dāng)確保雙方當(dāng)事人具有完全民事行為能力，意思表示真實，內(nèi)容合法有效。（二）審核流程1.業(yè)務(wù)部門在簽訂欠條前，應(yīng)當(dāng)對債務(wù)人的信用狀況、還款能力等進行調(diào)查評估，并填寫《欠條簽訂審批表》，詳細說明欠款原因、金額、期限、還款計劃等內(nèi)容。2.《欠條簽訂審批表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門重點審核欠條的金額是否準確、還款期限是否合理、還款方式是否可行等，并提出審核意見。3.財務(wù)部門審核通過后，將《欠條簽訂審批表》提交至公司管理層審批。公司管理層根據(jù)業(yè)務(wù)情況和風(fēng)險評估結(jié)果，做出是否同意簽訂欠條的決定。4.經(jīng)公司管理層批準后，業(yè)務(wù)部門方可與債務(wù)人簽訂欠條。簽訂后的欠條原件由財務(wù)部門統(tǒng)一保管，并建立相應(yīng)的臺賬進行記錄。四、欠條的歸類與編號（一）歸類方法1.根據(jù)欠條的業(yè)務(wù)類型和期限進行分類存放。例如，銷售欠條按照客戶名稱和欠款期限分別存放；采購欠條按照供應(yīng)商名稱和欠款期限分別存放；借款欠條按照借款人姓名和借款期限分別存放。2.在每一類欠條中，再按照欠款金額大小進行排序，金額較大的欠條排在前面，以便于查找和管理。（二）編號規(guī)則1.欠條編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，以便于識別和管理。編號格式為：業(yè)務(wù)類型代碼+年份+月份+順序號。業(yè)務(wù)類型代碼：銷售欠條用“S”表示，采購欠條用“C”表示，借款欠條用“J”表示，其他欠條用“Q”表示。年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。月份：用兩位數(shù)字表示，如“01”。順序號：從“001”開始依次編號，如“001”“002”……2.例如，2023年1月簽訂的第5份銷售欠條，編號為：S202301005。五、欠條的保管（一）保管部門欠條原件由財務(wù)部門負責(zé)保管。財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的欠條保管檔案柜，對欠條進行分類存放，并指定專人負責(zé)管理。（二）保管要求1.欠條應(yīng)當(dāng)妥善保管，防止丟失、損壞或被盜。如有欠條丟失或損壞，應(yīng)當(dāng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。2.欠條保管人員應(yīng)當(dāng)定期對欠條進行清查核對，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)當(dāng)及時查明原因，并向財務(wù)部門負責(zé)人報告。3.欠條保管檔案柜應(yīng)當(dāng)具備防火、防潮、防蟲等功能，以保證欠條的安全保存。4.對于涉及訴訟或仲裁的欠條，應(yīng)當(dāng)單獨存放，并做好相關(guān)記錄，以便于隨時查閱和提供證據(jù)。六、欠條的跟蹤與催款（一）跟蹤管理1.財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)建立欠條跟蹤管理臺賬，對每一份欠條的還款情況進行實時跟蹤記錄。臺賬內(nèi)容包括欠條編號、債務(wù)人名稱、欠款金額、欠款期限、還款計劃、實際還款情況等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)協(xié)助財務(wù)部門做好欠條的跟蹤管理工作，及時向財務(wù)部門反饋債務(wù)人的經(jīng)營狀況、還款能力等信息變化情況。3.根據(jù)欠條的還款期限，財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)提前制定催款計劃，并按照計劃及時向債務(wù)人發(fā)送催款通知。催款通知應(yīng)當(dāng)明確欠款金額、還款期限、逾期后果等內(nèi)容，要求債務(wù)人按時足額還款。（二）催款方式1.電話催款：對于逾期時間較短的欠條，首先通過電話方式與債務(wù)人溝通，提醒其還款義務(wù)，并了解逾期原因。2.函件催款：如電話催款無效，應(yīng)當(dāng)及時向債務(wù)人發(fā)送催款函件。催款函件應(yīng)當(dāng)采用書面形式，加蓋公司公章，并通過郵政特快專遞（EMS）等方式送達債務(wù)人。函件內(nèi)容應(yīng)當(dāng)明確欠款金額、還款期限、逾期后果等，要求債務(wù)人在規(guī)定時間內(nèi)還款。3.上門催款：對于金額較大或逾期時間較長的欠條，必要時可安排專人上門催款。上門催款人員應(yīng)當(dāng)攜帶相關(guān)證明文件，與債務(wù)人進行面對面溝通，了解其還款困難，并協(xié)商制定還款計劃。4.法律催款：如經(jīng)多次催款仍無效，且欠款金額較大，公司可考慮通過法律途徑追討欠款。在采取法律行動前，應(yīng)當(dāng)咨詢專業(yè)律師意見，收集相關(guān)證據(jù)，確保訴訟或仲裁的成功率。七、欠條的續(xù)簽與變更（一）續(xù)簽1.在欠條到期前，如債務(wù)人因特殊原因無法按時還款，應(yīng)當(dāng)提前向公司提出續(xù)簽申請。續(xù)簽申請應(yīng)當(dāng)采用書面形式，說明續(xù)簽原因、還款計劃等內(nèi)容。2.業(yè)務(wù)部門收到債務(wù)人的續(xù)簽申請后，應(yīng)當(dāng)對其進行調(diào)查評估，并填寫《欠條續(xù)簽審批表》，提交至財務(wù)部門審核。3.財務(wù)部門審核通過后，將《欠條續(xù)簽審批表》提交至公司管理層審批。公司管理層根據(jù)業(yè)務(wù)情況和風(fēng)險評估結(jié)果，做出是否同意續(xù)簽欠條的決定。4.經(jīng)公司管理層批準后，業(yè)務(wù)部門方可與債務(wù)人簽訂續(xù)簽協(xié)議。續(xù)簽協(xié)議應(yīng)當(dāng)明確續(xù)簽后的欠款金額、還款期限、還款方式等主要內(nèi)容，并注明原欠條編號。（二）變更1.如欠條簽訂后，因業(yè)務(wù)調(diào)整、債務(wù)人情況變化等原因需要對欠條的內(nèi)容進行變更，應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)部門填寫《欠條變更審批表》，詳細說明變更原因、變更內(nèi)容等。2.《欠條變更審批表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門重點審核變更內(nèi)容是否合理、是否會對公司權(quán)益產(chǎn)生不利影響等，并提出審核意見。3.財務(wù)部門審核通過后，將《欠條變更審批表》提交至公司管理層審批。公司管理層根據(jù)業(yè)務(wù)情況和風(fēng)險評估結(jié)果，做出是否同意變更欠條的決定。4.經(jīng)公司管理層批準后，業(yè)務(wù)部門方可與債務(wù)人簽訂欠條變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)當(dāng)明確變更后的欠款金額、還款期限、還款方式等主要內(nèi)容，并注明原欠條編號。八、欠條的核銷（一）核銷條件1.債務(wù)人按照欠條約定按時足額償還欠款，且公司已收到全部款項。2.經(jīng)法律程序確認債務(wù)人已無償還能力，且公司已采取必要措施對該債權(quán)進行了核銷處理。3.因其他特殊原因，經(jīng)公司管理層批準同意核銷的欠條。（二）核銷流程1.業(yè)務(wù)部門在確認欠條滿足核銷條件后，應(yīng)當(dāng)填寫《欠條核銷申請表》，詳細說明欠款金額、欠款原因、還款情況、核銷原因等內(nèi)容，并提交至財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門收到《欠條核銷申請表》后，應(yīng)當(dāng)對欠條的還款記錄、相關(guān)憑證等進行核對，確認無誤后，提出審核意見。3.財務(wù)部門審核通過后，將《欠條核銷申請表》提交至公司管理層審批。公司管理層根據(jù)業(yè)務(wù)情況和財務(wù)狀況，做出是否同意核銷欠條的決定。4.經(jīng)公司管理層批準后，財務(wù)部門方可對欠條進行核銷處理。核銷處理應(yīng)當(dāng)在財務(wù)賬目中進行相應(yīng)記錄，并將核銷的欠條原件單獨裝訂成冊，妥善保管，以備審計等部門檢查。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)當(dāng)定期對欠條的管理情況進行審計檢查，重點檢查欠條的簽訂、審核、歸類、保管、跟蹤、催款、續(xù)簽、變更、核銷等環(huán)節(jié)