智能實(shí)體印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司智能實(shí)體印章的管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的安全性、合法性和規(guī)范性，保障公司的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及所有使用公司智能實(shí)體印章的人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章的使用必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.安全保密原則：采取有效措施確保智能實(shí)體印章的存儲(chǔ)、使用安全，防止印章被盜用、冒用、篡改等情況發(fā)生，對(duì)涉及公司機(jī)密的印章使用信息嚴(yán)格保密。3.審批授權(quán)原則：印章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，明確授權(quán)范圍和權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)任何人不得擅自使用印章。4.責(zé)任追溯原則：對(duì)印章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便在出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)追溯責(zé)任。（四）定義1.智能實(shí)體印章：指通過智能化技術(shù)實(shí)現(xiàn)印章使用過程自動(dòng)化控制、記錄和監(jiān)控的實(shí)體印章，包括但不限于帶有電子芯片、具備加密功能、可與公司印章管理系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)的各類印章。二、印章的分類與管理職責(zé)（一）印章分類1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的重要印章，用于各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.法定代表人章：用于特定文件或業(yè)務(wù)需要，代表法定代表人行使職權(quán)。3.財(cái)務(wù)專用章：專門用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付等財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)相關(guān)文件的蓋章。4.合同專用章：用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合作協(xié)議等。5.部門專用章：由各部門根據(jù)工作需要申請(qǐng)刻制，用于本部門職責(zé)范圍內(nèi)的文件、資料等蓋章。（二）管理職責(zé)1.行政管理部門負(fù)責(zé)公司智能實(shí)體印章管理辦法的制定、修訂和解釋。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司智能實(shí)體印章的整體管理工作，監(jiān)督檢查各部門印章使用情況。負(fù)責(zé)公司公章、法定代表人章等重要印章的保管和使用審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章的保管和使用審批，確保財(cái)務(wù)印章使用符合財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。對(duì)涉及財(cái)務(wù)印章使用的文件、憑證等進(jìn)行審核，監(jiān)督財(cái)務(wù)印章使用的合規(guī)性。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)印章使用涉及的法律文件、合同條款等進(jìn)行合法性審查，提供法律意見和建議。協(xié)助處理因印章使用引發(fā)的法律糾紛和風(fēng)險(xiǎn)防范工作。4.各部門負(fù)責(zé)本部門專用章的保管和使用申請(qǐng)，嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程使用印章。明確本部門印章使用的具體責(zé)任人，確保印章使用安全、規(guī)范。配合公司行政管理部門做好印章管理的相關(guān)工作，接受監(jiān)督檢查。三、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章的部門，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)行政管理部門。2.行政管理部門審核《印章刻制申請(qǐng)表》，確認(rèn)符合刻制條件后，統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。3.印章制作單位應(yīng)按照公司提供的印章樣式、規(guī)格和要求進(jìn)行制作，確保印章質(zhì)量和安全性。制作完成后，應(yīng)將印章及相關(guān)印模交付行政管理部門。（二）印章啟用1.新印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印章外觀、尺寸、材質(zhì)、印文清晰度等是否符合要求。2.驗(yàn)收合格的印章，行政管理部門應(yīng)填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、啟用范圍等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，正式啟用。3.印章啟用后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)將印章的啟用情況通知各相關(guān)部門，并在公司印章管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記備案。同時(shí)，應(yīng)將印章的印模分發(fā)給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門留存。四、印章的保管（一）保管方式1.公司智能實(shí)體印章應(yīng)采用專人保管的方式，確保印章的安全存放。2.對(duì)于重要印章，如公司公章、法定代表人章等，應(yīng)配備專門的保險(xiǎn)柜或保管箱進(jìn)行存放，并設(shè)置密碼鎖或其他安全防護(hù)措施。3.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司辦公區(qū)域。如因工作需要帶出公司，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并采取必要的安全措施。（二）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，無遺失、被盜等情況發(fā)生。2.嚴(yán)格按照公司規(guī)定的印章使用流程進(jìn)行用印操作，對(duì)每一次用印情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.定期檢查印章的使用情況，如發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)及時(shí)向行政管理部門報(bào)告。4.配合公司行政管理部門、審計(jì)部門等對(duì)印章使用情況進(jìn)行的檢查和審計(jì)工作。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)提前填寫《印章交接申請(qǐng)表》，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.印章交接應(yīng)在行政管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行，交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)印章數(shù)量、完好情況等，并在《印章交接清單》上簽字確認(rèn)。3.《印章交接清單》一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，行政管理部門留存一份。交接完成后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)在公司印章管理系統(tǒng)中更新印章保管人員信息。五、印章的使用（一）使用流程1.用印申請(qǐng)：需要使用印章的部門或人員，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事由、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批流程：根據(jù)印章的類別和使用范圍，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般情況下，普通文件用印由部門負(fù)責(zé)人審批；重要文件、合同等用印需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重大事項(xiàng)、金額較大的文件用印還需經(jīng)法定代表人審批。3.用印操作：印章保管人員在收到經(jīng)審批的《印章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容與用印文件是否一致。確認(rèn)無誤后，按照規(guī)定的用印方式和位置進(jìn)行蓋章操作，并在用印文件上加蓋騎縫章。4.用印登記：印章保管人員應(yīng)對(duì)每一次用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印時(shí)間、用印文件名稱、用印申請(qǐng)人、審批人、用印事由等信息。登記信息應(yīng)及時(shí)錄入公司印章管理系統(tǒng)，以便查詢和追溯。（二）使用范圍1.公司公章主要用于公司對(duì)外發(fā)布的各類文件、通知、公告、合同、協(xié)議、授權(quán)委托書等重要文件的簽署。2.法定代表人章主要用于特定文件或業(yè)務(wù)需要，代表法定代表人行使職權(quán)，如法定代表人授權(quán)書、銀行開戶預(yù)留印鑒等。3.財(cái)務(wù)專用章主要用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付等財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)相關(guān)文件的蓋章，如財(cái)務(wù)報(bào)表、記賬憑證、支票、匯票等。4.合同專用章主要用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合作協(xié)議等。5.部門專用章僅限于本部門職責(zé)范圍內(nèi)的文件、資料等蓋章，不得用于對(duì)外簽訂合同、協(xié)議等重要文件。（三）禁止使用情況1.未經(jīng)審批的文件、資料不得使用印章。2.涉及違法違規(guī)、損害公司利益的文件不得使用印章。3.空白紙張、空白合同、空白介紹信等不得加蓋印章。特殊情況確需使用的，必須在空白處注明用途，并經(jīng)嚴(yán)格審批。4.已蓋印章的文件、資料內(nèi)容需要修改的，必須重新履行審批手續(xù)，并在修改處加蓋校對(duì)章或重新蓋章確認(rèn)。六、印章的停用與銷毀（一）印章停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，由相關(guān)部門填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明停用原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)行政管理部門。2.行政管理部門審核《印章停用申請(qǐng)表》后，通知印章保管人員停止使用該印章，并收回印章。3.印章停用后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)在公司印章管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)記，并通知各相關(guān)部門。（二）印章銷毀1.對(duì)于停用的印章，行政管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無使用價(jià)值后，填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、熔化等，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由參與銷毀的人員在《印章銷毀清單》上簽字確認(rèn)。3.《印章銷毀清單》一式三份，行政管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門各留存一份。銷毀完成后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)在公司印章管理系統(tǒng)中更新印章狀態(tài)信息。七、智能印章管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)功能1.印章登記管理：對(duì)公司所有智能實(shí)體印章進(jìn)行詳細(xì)登記，包括印章名稱、類別、規(guī)格、啟用時(shí)間、保管人員等信息，并建立電子檔案。2.用印申請(qǐng)審批：實(shí)現(xiàn)用印申請(qǐng)的在線提交、審批流程設(shè)置和跟蹤。申請(qǐng)人可通過系統(tǒng)填寫用印申請(qǐng)表，審批人可在系統(tǒng)中進(jìn)行審批操作，系統(tǒng)自動(dòng)記錄審批過程和結(jié)果。3.用印記錄查詢：對(duì)每一次用印情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括用印時(shí)間、用印文件名稱、用印申請(qǐng)人、審批人、用印事由等信息。管理人員可通過系統(tǒng)隨時(shí)查詢用印記錄，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和追溯。4.印章狀態(tài)監(jiān)控：實(shí)時(shí)監(jiān)控印章的使用狀態(tài)、保管位置等信息，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)發(fā)出預(yù)警通知。5.權(quán)限管理：設(shè)置不同人員對(duì)印章管理系統(tǒng)的操作權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用系統(tǒng)相關(guān)功能。（二）系統(tǒng)使用與維護(hù)1.公司所有使用智能實(shí)體印章的人員均應(yīng)按照規(guī)定的用戶名和密碼登錄印章管理系統(tǒng)，進(jìn)行相關(guān)操作。2.印章管理系統(tǒng)維護(hù)人員應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查、維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。在系統(tǒng)故障期間，應(yīng)采取手工登記等臨時(shí)措施確保印章使用的正常進(jìn)行。八、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.行政管理部門應(yīng)定期對(duì)公司智能實(shí)體印章的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管情況、使用流程執(zhí)行情況、用印記錄登記情況等。2.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司印章使用情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查印章使用的合規(guī)性、審批流程的執(zhí)行情況以及印章管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查和審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本管理辦法規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因印章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠