數(shù)字經(jīng)濟采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司在數(shù)字經(jīng)濟領(lǐng)域的采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在數(shù)字經(jīng)濟相關(guān)業(yè)務(wù)中涉及的各類采購活動，包括但不限于數(shù)字技術(shù)產(chǎn)品、軟件服務(wù)、數(shù)字化解決方案、信息技術(shù)設(shè)備等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對待所有供應(yīng)商，不偏袒、不歧視，保障市場競爭環(huán)境的公平性。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本，提高資金使用效率。4.誠信原則：采購各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，維護良好的商業(yè)信譽。二、采購管理職責分工（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會（以下簡稱“委員會”），負責對重大采購項目進行決策審批。委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責人等組成。其職責包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策；2.審批重大采購項目的采購計劃、預(yù)算及采購方式；3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題；4.監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門公司指定[采購執(zhí)行部門名稱]作為采購工作的具體執(zhí)行部門，負責采購項目的組織實施。其職責包括：1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，編制采購計劃和預(yù)算；2.組織采購項目的招標、詢價、談判等采購活動；3.對供應(yīng)商進行選擇、評估和管理；4.簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況；5.整理和歸檔采購文件及資料。（三）需求部門各需求部門負責提出采購需求，參與采購項目的技術(shù)規(guī)格制定、供應(yīng)商選擇等工作，并配合采購執(zhí)行部門完成采購項目的驗收工作。其職責包括：1.準確描述采購項目的技術(shù)規(guī)格、性能要求、數(shù)量等需求信息；2.對采購項目的技術(shù)方案進行審核和確認；3.參與供應(yīng)商的技術(shù)交流和考察；4.協(xié)助采購執(zhí)行部門進行采購項目的驗收，并提供驗收意見。（四）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計、監(jiān)察等部門作為監(jiān)督部門，負責對采購活動進行全程監(jiān)督，確保采購行為符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。其職責包括：1.審查采購項目的合規(guī)性，包括采購程序、采購文件、采購合同等；2.監(jiān)督采購過程中的開標、評標、定標等環(huán)節(jié)，防止違規(guī)操作；3.受理對采購活動的投訴和舉報，并進行調(diào)查處理；4.對采購工作進行績效評估和審計。三、采購計劃與預(yù)算管理（一）采購計劃編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度業(yè)務(wù)計劃和實際工作需要，提前向采購執(zhí)行部門提交采購需求申請。采購需求申請應(yīng)詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.采購執(zhí)行部門收到采購需求申請后，應(yīng)進行匯總和分析，結(jié)合公司庫存情況、市場供應(yīng)情況等因素，編制年度采購計劃。年度采購計劃應(yīng)明確采購項目的類別、采購時間安排、預(yù)算金額等，并報采購決策委員會審批。3.對于臨時性或緊急性采購項目，需求部門應(yīng)填寫臨時采購申請單，說明采購原因、采購項目的詳細信息等，經(jīng)部門負責人審核后提交采購執(zhí)行部門。采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)實際情況及時安排采購，并在采購?fù)瓿珊笱a辦相關(guān)審批手續(xù)。（二）采購預(yù)算管理1.采購預(yù)算是公司年度預(yù)算的重要組成部分，采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)采購計劃編制采購預(yù)算草案，明確各項采購項目的預(yù)算金額。采購預(yù)算草案應(yīng)報財務(wù)部門進行審核和匯總。2.財務(wù)部門應(yīng)結(jié)合公司年度財務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算草案進行審核，確保采購預(yù)算與公司整體預(yù)算相匹配。審核通過后的采購預(yù)算報公司管理層審批后執(zhí)行。3.在采購過程中，采購執(zhí)行部門應(yīng)嚴格控制采購預(yù)算，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準入1.建立供應(yīng)商準入制度，明確供應(yīng)商的基本條件和準入流程。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的商業(yè)信譽、較強的技術(shù)實力和生產(chǎn)能力、完善的售后服務(wù)體系等。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括市場調(diào)研、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進行整理和篩選，建立供應(yīng)商信息庫。3.對于擬準入的供應(yīng)商，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行實地考察和評估，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、技術(shù)研發(fā)能力、售后服務(wù)水平等情況。評估合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商信息庫，并報采購決策委員會備案。（二）供應(yīng)商評估與考核1.定期對供應(yīng)商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合同履行情況等方面。采購執(zhí)行部門應(yīng)制定詳細的供應(yīng)商評估指標體系和考核標準。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的評估和考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機會；對于存在問題的供應(yīng)商，要求其限期整改；對于整改后仍不符合要求的供應(yīng)商，取消其合作資格。3.建立供應(yīng)商激勵機制，對在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格等方面表現(xiàn)突出的供應(yīng)商給予適當?shù)莫剟睿缭黾硬少彿蓊~、給予價格優(yōu)惠等，以提高供應(yīng)商的積極性和合作意愿。（三）供應(yīng)商關(guān)系管理1.加強與供應(yīng)商的溝通與合作，建立良好的供應(yīng)商關(guān)系。采購執(zhí)行部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進行交流，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標準、交貨期、價格調(diào)整機制、售后服務(wù)等條款。合作協(xié)議應(yīng)作為采購合同的重要組成部分，確保雙方在合作過程中有章可循。3.鼓勵供應(yīng)商參與公司的產(chǎn)品研發(fā)和技術(shù)改進工作，共同提高產(chǎn)品質(zhì)量和性能，降低采購成本。采購執(zhí)行部門應(yīng)與供應(yīng)商建立信息共享機制，及時向供應(yīng)商反饋公司的業(yè)務(wù)需求和技術(shù)要求，促進供應(yīng)商的持續(xù)改進。五、采購方式選擇（一）公開招標1.公開招標是指采購人以招標公告的方式邀請不特定的供應(yīng)商參加投標的采購方式。適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、市場競爭充分的采購項目。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制公開招標文件。公開招標文件應(yīng)包括招標公告、投標人須知、技術(shù)規(guī)格、評標標準、合同條款等內(nèi)容。3.發(fā)布招標公告，通過公司官網(wǎng)、政府采購網(wǎng)、招標代理機構(gòu)網(wǎng)站等渠道向社會公開招標信息。接受潛在供應(yīng)商的報名，并對報名供應(yīng)商進行資格審查。4.組織開標、評標活動，按照評標標準對投標文件進行評審，確定中標候選人。采購執(zhí)行部門應(yīng)組建評標委員會，評標委員會由公司內(nèi)部相關(guān)人員和外部專家組成，評標過程應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保評標結(jié)果的公平公正。5.向中標供應(yīng)商發(fā)出中標通知書，并與中標供應(yīng)商簽訂采購合同。（二）邀請招標1.邀請招標是指采購人以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ墓?yīng)商參加投標的采購方式。適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)采購項目的特點和需求，確定邀請招標的供應(yīng)商名單。邀請招標的供應(yīng)商數(shù)量一般不得少于三家。3.向邀請的供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書，同時提供招標文件。供應(yīng)商按照招標文件的要求編制投標文件，并在規(guī)定的時間內(nèi)提交投標文件。4.組織開標、評標活動，評標過程和確定中標候選人的方式與公開招標相同。5.向中標供應(yīng)商發(fā)出中標通知書，并與中標供應(yīng)商簽訂采購合同。（三）競爭性談判1.競爭性談判是指采購人通過與多家供應(yīng)商進行談判，最后從中確定成交供應(yīng)商的采購方式。適用于招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，不能事先計算出價格總額的項目。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)制定競爭性談判文件，明確談判的程序、規(guī)則、技術(shù)要求、價格要求等內(nèi)容。3.邀請符合條件的供應(yīng)商參加談判。談判小組由公司內(nèi)部相關(guān)人員和外部專家組成，談判過程中，談判小組與供應(yīng)商進行多輪談判，要求供應(yīng)商對技術(shù)方案、價格等進行報價和承諾。4.根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商。采購執(zhí)行部門應(yīng)編寫談判報告，記錄談判過程和成交結(jié)果，并報采購決策委員會審批。5.與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（四）詢價1.詢價是指采購人向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價單讓其報價，在報價基礎(chǔ)上進行比較并確定最優(yōu)供應(yīng)商的一種采購方式。適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，詢價通知書應(yīng)包括采購項目的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、報價要求等內(nèi)容。3.供應(yīng)商按照詢價通知書的要求進行報價。采購執(zhí)行部門對供應(yīng)商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、交貨期滿足要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。4.與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（五）單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應(yīng)商進行采購的方式。適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目，必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)填寫單一來源采購申請表，說明采用單一來源采購方式的原因、采購項目的詳細信息、擬采購的供應(yīng)商等內(nèi)容，并報采購決策委員會審批。3.經(jīng)采購決策委員會批準后，與唯一供應(yīng)商進行談判，確定采購價格和合同條款等內(nèi)容，并簽訂采購合同。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購項目確定成交供應(yīng)商后，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂前，采購執(zhí)行部門應(yīng)將合同草案提交法律部門進行審核。法律部門應(yīng)對合同的合法性、合規(guī)性、完整性等進行審查，并提出修改意見。采購執(zhí)行部門根據(jù)法律部門的意見對合同草案進行修改完善后，報采購決策委員會審批。3.采購合同經(jīng)采購決策委員會審批通過后，由采購執(zhí)行部門與成交供應(yīng)商簽訂正式合同。合同簽訂后，采購執(zhí)行部門應(yīng)將合同副本分送需求部門、財務(wù)部門、監(jiān)督部門等相關(guān)部門備案。（二）合同執(zhí)行1.采購執(zhí)行部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、交貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取措施予以糾正，并按照合同約定追究其違約責任。2.需求部門應(yīng)配合采購執(zhí)行部門做好采購合同的執(zhí)行工作，及時提供驗收所需的技術(shù)資料和人員支持，對采購項目進行驗收。如發(fā)現(xiàn)采購項目存在質(zhì)量問題或其他不符合合同約定的情況，應(yīng)及時向采購執(zhí)行部門反饋，并要求供應(yīng)商進行整改。3.財務(wù)部門應(yīng)按照采購合同的約定，及時辦理付款手續(xù)。付款前，財務(wù)部門應(yīng)審核采購項目的驗收情況、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力、市場環(huán)境變化、采購需求調(diào)整等原因需要變更合同條款的，采購執(zhí)行部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原采購合同的補充文件，具有同等法律效力。2.如因供應(yīng)商嚴重違約、采購項目取消等原因需要解除采購合同的，采購執(zhí)行部門應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，與供應(yīng)商協(xié)商解除合同事宜，并辦理相關(guān)手續(xù)。解除合同后，雙方應(yīng)按照合同約定承擔相應(yīng)的責任。七、采購驗收管理（一）驗收標準制定1.采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)采購合同的要求和采購項目的特點，制定詳細的驗收標準。驗收標準應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、性能指標、質(zhì)量要求、數(shù)量等方面的驗收內(nèi)容和驗收方法。2.驗收標準應(yīng)在采購合同簽訂前與供應(yīng)商進行溝通確認，確保供應(yīng)商對驗收標準有清晰的理解，并能夠按照驗收標準提供符合要求的產(chǎn)品或服務(wù)。（二）驗收組織實施1.采購項目完成后，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時組織需求部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員組成驗收小組，對采購項目進行驗收。驗收小組應(yīng)按照驗收標準對采購項目進行全面檢查和測試，確保采購項目符合合同要求。2.驗收過程中，驗收小組應(yīng)要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品的質(zhì)量證明文件、檢驗報告、使用說明書等相關(guān)資料，并對資料的真實性和完整性進行審核。3.對于技術(shù)復(fù)雜、專業(yè)性強的采購項目，驗收小組可以邀請外部專家參與驗收工作，以確保驗收結(jié)果的準確性和公正性。（三）驗收結(jié)果處理1.驗收合格的采購項目，驗收小組應(yīng)出具驗收報告，并在驗收報告上簽字確認。驗收報告應(yīng)包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、驗收依據(jù)、驗收標準、驗收結(jié)果等內(nèi)容。2.驗收不合格的采購項目，驗收小組應(yīng)出具驗收不合格報告，并詳細說明不合格的原因和問題所在。采購執(zhí)行部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改或采取其他補救措施。供應(yīng)商整改完成后，采購執(zhí)行部門應(yīng)重新組織驗收，直至驗收合格為止。3.如因采購項目質(zhì)量問題給公司造成損失的，采購執(zhí)行部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責任，要求供應(yīng)商賠償相應(yīng)的損失。八、采購文件與檔案管理（一）采購文件管理1.采購執(zhí)行部門應(yīng)負責采購文件的編制、收集、整理和歸檔工作。采購文件包括采購計劃、采購預(yù)算、采購需求申請、招標文件、投標文件、評標報告、采購合同等相關(guān)資料。2.采購文件應(yīng)按照類別和時間順序進行分類整理，建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)進行備份，確保檔案的安全性和完整性。3.采購文件的保存期限應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般不得少于[具體保存期限]年。保存期限屆滿后，經(jīng)公司相關(guān)部門批準，可以按照規(guī)定進行銷毀處理。（二）采購檔案管理1.采購檔案是公司采購活動的重要記錄，應(yīng)妥善保管。采購執(zhí)行部門應(yīng)指定專人負責采購檔案的管理工作，確保采購檔案的安全和保密。2.采購檔案管理人員應(yīng)定期對采購檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如因保管不善導致采購檔案丟失、損壞或泄露的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責任。3.公司內(nèi)部其他部門因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱人員不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀采購檔案。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.監(jiān)督部門應(yīng)定期對