昆明采購發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強公司采購發(fā)票管理，規(guī)范采購發(fā)票開具、取得、使用、保管等行為，防范稅務風險，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在昆明地區(qū)及與昆明地區(qū)相關(guān)業(yè)務往來中涉及的采購發(fā)票管理活動，包括但不限于貨物采購、服務采購等各類采購業(yè)務所取得或開具的發(fā)票。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定，確保采購發(fā)票管理活動合法、合規(guī)。2.真實性原則采購發(fā)票必須如實反映經(jīng)濟業(yè)務的實際發(fā)生情況，不得虛開、偽造、變造發(fā)票。3.準確性原則發(fā)票內(nèi)容填寫應準確無誤，包括發(fā)票開具日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等。4.及時性原則及時取得采購發(fā)票，并按照規(guī)定及時進行賬務處理和稅務申報；及時開具銷售發(fā)票，確保發(fā)票開具與業(yè)務發(fā)生時間相符。二、采購發(fā)票的開具（一）開具要求1.銷售方應具備合法經(jīng)營資格，能夠提供符合國家規(guī)定的發(fā)票。2.發(fā)票應按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。3.開具發(fā)票時，應根據(jù)實際銷售情況如實填寫發(fā)票內(nèi)容，不得填寫與實際交易不符的內(nèi)容。（二）開具流程1.業(yè)務部門在與銷售方簽訂采購合同或協(xié)議時，應明確發(fā)票開具的相關(guān)要求，包括發(fā)票類型、開具時間、內(nèi)容等。2.采購業(yè)務發(fā)生后，業(yè)務部門應及時將采購相關(guān)信息傳遞給財務部門，財務部門據(jù)此審核銷售方開具的發(fā)票。3.財務部門審核發(fā)票無誤后，通知銷售方開具發(fā)票。銷售方開具發(fā)票后，應及時將發(fā)票送達公司。4.公司收到發(fā)票后，業(yè)務部門應核對發(fā)票內(nèi)容與采購合同或協(xié)議是否一致，財務部門應審核發(fā)票的真實性、合法性、準確性。（三）特殊情況處理1.如因銷售方原因需要開具紅字發(fā)票的，應按照國家稅務總局的相關(guān)規(guī)定辦理。公司業(yè)務部門應及時與銷售方溝通協(xié)調(diào)，取得紅字發(fā)票后，交財務部門進行賬務處理。2.如因公司自身原因需要變更發(fā)票信息的，應及時與銷售方聯(lián)系，按照規(guī)定辦理變更手續(xù)。三、采購發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司在采購貨物或接受服務時，應向銷售方索取合法有效的發(fā)票。發(fā)票應符合國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定，發(fā)票內(nèi)容應與實際交易相符。2.取得的發(fā)票應加蓋銷售方發(fā)票專用章，發(fā)票專用章應清晰、完整。（二）取得流程1.業(yè)務部門在采購貨物或接受服務時，應向銷售方索取發(fā)票。如銷售方為增值稅一般納稅人，應索取增值稅專用發(fā)票；如銷售方為小規(guī)模納稅人，應索取增值稅普通發(fā)票。2.業(yè)務部門取得發(fā)票后，應及時將發(fā)票傳遞給財務部門。財務部門應審核發(fā)票的真實性、合法性、準確性。3.如發(fā)現(xiàn)取得的發(fā)票不符合規(guī)定，財務部門應及時通知業(yè)務部門與銷售方聯(lián)系，要求銷售方重新開具發(fā)票或補充相關(guān)證明材料。（三）特殊情況處理1.如因客觀原因無法取得發(fā)票的，業(yè)務部門應提供相關(guān)證明材料，如合同、協(xié)議、付款憑證等，經(jīng)財務部門審核后，報公司管理層批準，作為記賬依據(jù)。2.如取得的發(fā)票丟失，業(yè)務部門應及時向銷售方取得發(fā)票存根聯(lián)復印件，并加蓋銷售方發(fā)票專用章，同時提供相關(guān)證明材料，經(jīng)財務部門審核后，報公司管理層批準，作為記賬依據(jù)。四、采購發(fā)票的使用（一）使用范圍公司取得的采購發(fā)票只能用于本公司實際發(fā)生的采購業(yè)務，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票。（二）使用登記1.財務部門應建立采購發(fā)票使用登記制度，對發(fā)票的取得、開具、使用、保管等情況進行詳細記錄。2.發(fā)票使用登記應包括發(fā)票號碼、發(fā)票開具日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或服務名稱、金額、稅額、用途等內(nèi)容。（三）使用監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對采購發(fā)票的使用情況進行審計監(jiān)督，檢查發(fā)票的使用是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。2.如發(fā)現(xiàn)采購發(fā)票使用存在違規(guī)行為，應及時進行糾正，并追究相關(guān)人員的責任。五、采購發(fā)票的保管（一）保管要求1.公司應建立采購發(fā)票保管制度，對取得的采購發(fā)票進行妥善保管，確保發(fā)票的安全、完整。2.發(fā)票應存放在安全、干燥、通風的地方，防止發(fā)票受潮、霉變、丟失等情況發(fā)生。3.發(fā)票保管期限應按照國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定執(zhí)行，一般為五年。（二）保管方式1.發(fā)票應按照類別、號碼順序進行整理、裝訂，并妥善存放。2.電子發(fā)票應進行備份，并存儲在安全的介質(zhì)上，如硬盤、光盤等。（三）保管責任1.財務部門應指定專人負責采購發(fā)票的保管工作，明確保管人員的職責和權(quán)限。2.保管人員應嚴格按照發(fā)票保管制度進行操作，如因保管不善導致發(fā)票丟失、損壞等情況發(fā)生，應承擔相應的責任。六、稅務處理（一）進項稅額抵扣1.公司取得的增值稅專用發(fā)票，應在規(guī)定的認證期限內(nèi)進行認證，并按照規(guī)定進行進項稅額抵扣。2.如取得的增值稅專用發(fā)票不符合抵扣規(guī)定，不得進行進項稅額抵扣。（二）稅務申報1.財務部門應按照國家稅收法律法規(guī)及稅務機關(guān)的要求，及時進行稅務申報，確保公司按時足額繳納稅款。2.在稅務申報過程中，應如實填寫相關(guān)申報表格，提供準確的發(fā)票信息及其他稅務資料。（三）稅務風險防范1.公司應加強稅務風險管理，定期對采購發(fā)票管理情況進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.如發(fā)現(xiàn)稅務風險，應及時采取措施進行防范和化解，如與稅務機關(guān)溝通協(xié)調(diào)、調(diào)整賬務處理等。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對采購發(fā)票管理情況進行審計監(jiān)督，檢查發(fā)票的開具、取得、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.內(nèi)部審計部門應及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購發(fā)票管理中存在的問題，并提出改進建議。（二）外部檢查1.稅務機關(guān)有權(quán)對公司采購發(fā)票管理情況進行檢查，公司應積極配合稅務機關(guān)的檢查工作，如實提供相關(guān)資料。2.如公司采購發(fā)票管理存在違規(guī)行為，稅務機關(guān)將