影視公司傳真機(jī)使用管理規(guī)定

一、總則1.目的為規(guī)范本影視公司傳真機(jī)的使用與管理，提高傳真機(jī)的使用效率，確保傳真通訊的順暢與安全，同時(shí)體現(xiàn)公司對(duì)資源合理利用和高效辦公的追求，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于本影視公司全體員工及因業(yè)務(wù)往來(lái)需使用公司傳真機(jī)的客戶。3.企業(yè)文化體現(xiàn)本規(guī)定遵循公司“創(chuàng)新、協(xié)作、卓越”的企業(yè)文化理念。創(chuàng)新要求在傳真機(jī)使用管理上不斷探索更高效的方式；協(xié)作強(qiáng)調(diào)各部門在傳真機(jī)使用過(guò)程中的配合；卓越則體現(xiàn)在對(duì)傳真業(yè)務(wù)質(zhì)量的高要求上，確保每一份傳真準(zhǔn)確、及時(shí)地傳遞。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.行政部門-行政部門作為傳真機(jī)使用管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)傳真機(jī)的選型、采購(gòu)與安裝。根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和發(fā)展規(guī)劃，選擇性能優(yōu)良、適合公司辦公環(huán)境的傳真機(jī)設(shè)備，并確保其安裝位置合理，方便員工使用。-制定和完善傳真機(jī)使用管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。定期對(duì)制度進(jìn)行評(píng)估和修訂，以適應(yīng)公司發(fā)展和實(shí)際使用過(guò)程中出現(xiàn)的新情況。-負(fù)責(zé)傳真機(jī)的日常維護(hù)與保養(yǎng)安排，定期聯(lián)系專業(yè)維修人員對(duì)傳真機(jī)進(jìn)行檢查和維修，確保傳真機(jī)始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。-統(tǒng)計(jì)傳真機(jī)的使用情況，包括傳真發(fā)送和接收的數(shù)量、費(fèi)用等信息，并定期向公司管理層匯報(bào)，為公司成本控制和資源分配提供數(shù)據(jù)支持。2.各部門-各部門負(fù)責(zé)本部門員工傳真機(jī)使用的培訓(xùn)與指導(dǎo)，確保員工熟悉傳真機(jī)的操作流程，能夠正確、高效地使用傳真機(jī)。-合理安排本部門傳真機(jī)的使用時(shí)間，避免因集中使用導(dǎo)致傳真機(jī)擁堵，影響工作效率。同時(shí)，督促本部門員工遵守公司傳真機(jī)使用管理制度。-各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門傳真的收發(fā)管理，確保傳真的及時(shí)處理和文件的妥善保管。3.員工個(gè)人-員工有責(zé)任遵守公司傳真機(jī)使用管理制度，正確操作傳真機(jī)，愛(ài)護(hù)傳真機(jī)設(shè)備。在使用過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)傳真機(jī)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。-嚴(yán)格按照規(guī)定的流程發(fā)送和接收傳真，確保傳真內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，不得利用傳真機(jī)發(fā)送與工作無(wú)關(guān)的信息。三、管理流程1.傳真發(fā)送流程-準(zhǔn)備工作：發(fā)送傳真前，員工應(yīng)確保傳真內(nèi)容清晰、完整，檢查傳真號(hào)碼的準(zhǔn)確性。對(duì)于重要的傳真文件，建議提前與接收方進(jìn)行溝通，確認(rèn)接收傳真的號(hào)碼和人員。-操作傳真機(jī)：將傳真文件正面朝下放入傳真機(jī)進(jìn)紙口，按照傳真機(jī)的操作指示，輸入接收方的傳真號(hào)碼。在輸入號(hào)碼時(shí)，要仔細(xì)核對(duì)，避免輸錯(cuò)。-發(fā)送確認(rèn)：傳真機(jī)開(kāi)始發(fā)送傳真后，員工應(yīng)等待發(fā)送完成，并查看傳真機(jī)的發(fā)送報(bào)告。如發(fā)送報(bào)告顯示發(fā)送成功，應(yīng)將發(fā)送報(bào)告妥善保存；如發(fā)送失敗，應(yīng)根據(jù)提示信息檢查原因，如傳真號(hào)碼錯(cuò)誤、紙張堵塞等，并重新發(fā)送。-記錄與歸檔：發(fā)送完成后，員工應(yīng)在傳真發(fā)送記錄簿上填寫相關(guān)信息，包括發(fā)送時(shí)間、接收方傳真號(hào)碼、傳真內(nèi)容摘要等。對(duì)于重要的傳真文件，應(yīng)進(jìn)行歸檔保存，以便日后查閱。2.傳真接收流程-及時(shí)接收：公司指定的傳真接收人員應(yīng)定期查看傳真機(jī)，及時(shí)接收傳真。在接收傳真時(shí)，要注意傳真文件的完整性，如發(fā)現(xiàn)傳真內(nèi)容不清晰或有缺失，應(yīng)及時(shí)與發(fā)送方聯(lián)系。-分類整理：接收傳真后，接收人員應(yīng)根據(jù)傳真內(nèi)容進(jìn)行分類整理。對(duì)于一般性的業(yè)務(wù)傳真，可按照部門或業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類；對(duì)于緊急或重要的傳真，應(yīng)立即通知相關(guān)人員進(jìn)行處理。-傳遞與處理：接收人員將整理好的傳真及時(shí)傳遞給相關(guān)部門或人員。相關(guān)部門或人員收到傳真后，應(yīng)盡快對(duì)傳真內(nèi)容進(jìn)行處理，并在傳真處理記錄簿上簽字確認(rèn)。-存檔備份：對(duì)于重要的傳真文件，接收人員應(yīng)進(jìn)行存檔備份，以備后續(xù)查詢和參考。存檔備份的方式可以是紙質(zhì)檔案或電子檔案，應(yīng)確保檔案的安全性和完整性。3.特殊情況處理流程-傳真機(jī)故障：如傳真機(jī)出現(xiàn)故障，員工應(yīng)立即停止使用，并向行政部門報(bào)告。行政部門應(yīng)及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，在維修期間，如公司有緊急傳真需求，可安排員工到其他部門或附近的傳真服務(wù)點(diǎn)發(fā)送或接收傳真。-緊急傳真：對(duì)于緊急傳真，員工應(yīng)優(yōu)先處理。在發(fā)送緊急傳真時(shí)，可通過(guò)電話等方式提前與接收方溝通，確保傳真能夠及時(shí)被接收和處理。在接收緊急傳真時(shí)，接收人員應(yīng)立即通知相關(guān)負(fù)責(zé)人，確保緊急事項(xiàng)得到及時(shí)響應(yīng)。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)在工作需要時(shí)使用公司的傳真機(jī)，行政部門應(yīng)確保傳真機(jī)處于正常運(yùn)行狀態(tài)，以滿足員工的工作需求。-員工有權(quán)要求行政部門提供傳真機(jī)使用的培訓(xùn)和指導(dǎo)，以提高自身的操作技能和使用效率。-員工對(duì)傳真機(jī)使用管理過(guò)程中存在的問(wèn)題和不合理之處，有權(quán)向行政部門提出建議和意見(jiàn)。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)遵守公司傳真機(jī)使用管理制度，按照規(guī)定的流程和要求使用傳真機(jī)。不得擅自更改傳真機(jī)的設(shè)置，不得故意損壞傳真機(jī)設(shè)備。-員工有義務(wù)節(jié)約使用傳真機(jī)資源，如紙張、墨盒等。在發(fā)送傳真時(shí)，應(yīng)盡量精簡(jiǎn)傳真內(nèi)容，避免不必要的傳真發(fā)送，以降低公司的運(yùn)營(yíng)成本。-員工有義務(wù)保護(hù)傳真文件的安全和保密。對(duì)于涉及公司商業(yè)機(jī)密或敏感信息的傳真文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的保密制度進(jìn)行處理，不得隨意泄露傳真內(nèi)容。3.客戶權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：客戶因業(yè)務(wù)往來(lái)需使用公司傳真機(jī)時(shí)，有權(quán)在公司規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)使用傳真機(jī)，并獲得公司員工的協(xié)助和指導(dǎo)。-義務(wù)：客戶在使用公司傳真機(jī)時(shí)，應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，不得利用傳真機(jī)從事違法違規(guī)活動(dòng)?？蛻魬?yīng)對(duì)使用傳真機(jī)過(guò)程中產(chǎn)生的費(fèi)用負(fù)責(zé)，如傳真紙張費(fèi)用等。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門負(fù)責(zé)對(duì)傳真機(jī)使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查傳真機(jī)的使用記錄、設(shè)備狀態(tài)等。如發(fā)現(xiàn)員工違反傳真機(jī)使用管理制度，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。-各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門員工傳真機(jī)使用情況進(jìn)行監(jiān)督，督促員工遵守制度，確保本部門傳真機(jī)的正常使用和管理。-公司鼓勵(lì)員工對(duì)違反傳真機(jī)使用管理制度的行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)，對(duì)于有效舉報(bào)，公司將給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-對(duì)于在傳真機(jī)使用管理過(guò)程中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，如能夠嚴(yán)格遵守制度、節(jié)約資源、提高傳真工作效率等，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括但不限于口頭表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書(shū)等。-對(duì)于提出傳真機(jī)使用管理合理化建議并被公司采納的員工，公司將根據(jù)建議的實(shí)際效果給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，以鼓勵(lì)員工積極參與公司管理。3.懲罰機(jī)制-對(duì)于違反傳真機(jī)使用管理制度的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。如首次違規(guī)，將給予口頭警告；多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的，將給予書(shū)面警告、罰款、降職等處罰。-因員工故意或重大過(guò)失導(dǎo)致傳真機(jī)設(shè)備損壞的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的維修費(fèi)用或賠償責(zé)任。-對(duì)于利用傳真機(jī)發(fā)送與工作無(wú)關(guān)信息或泄露公司機(jī)密的員工，公司將嚴(yán)肅處理，直至解除勞動(dòng)合同，并依法追究其法律責(zé)任。六、附則1.制度解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸本影視公司行政部門所有。行政部門有權(quán)根據(jù)公司實(shí)際情況對(duì)制度進(jìn)行解釋和說(shuō)明，確保制