海外采購合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司海外采購合同管理，規(guī)范海外采購行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及其所屬各部門、子公司在海外進(jìn)行物資、設(shè)備、服務(wù)等采購活動所簽訂的各類合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、國際條約以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的簽訂、履行、變更和終止等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.風(fēng)險防范原則充分識別、評估和控制海外采購合同中的各類風(fēng)險，采取有效措施降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。3.公平公正原則在合同簽訂和履行過程中，遵循公平、公正的原則，維護(hù)公司與供應(yīng)商的合法權(quán)益，確保雙方權(quán)利義務(wù)對等。4.全程管理原則對海外采購合同的全過程進(jìn)行管理，包括合同的立項、談判、簽訂、執(zhí)行、變更、終止及后評價等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、科學(xué)化。二、合同立項（一）需求提出1.各部門、子公司根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，提出海外采購需求，填寫《海外采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購物資、設(shè)備或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。2.需求部門應(yīng)對采購需求進(jìn)行充分論證，確保需求的合理性和必要性，并提供相關(guān)技術(shù)文件、市場調(diào)研報告等支持材料。（二）審批流程1.《海外采購需求申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司采購管理部門。2.采購管理部門對需求進(jìn)行匯總、分析和審核，重點(diǎn)審查需求的合規(guī)性、合理性以及與公司戰(zhàn)略目標(biāo)的一致性。對于重大采購項目，采購管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評審。3.經(jīng)采購管理部門審核通過的采購需求，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和采購項目的重要性，做出審批決定。對于涉及金額較大、技術(shù)復(fù)雜或?qū)旧a(chǎn)經(jīng)營有重大影響的采購項目，需報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（三）立項確定1.采購需求經(jīng)審批通過后，由采購管理部門下達(dá)《海外采購項目立項通知書》，正式確定采購項目立項。2.《海外采購項目立項通知書》應(yīng)明確項目名稱、采購內(nèi)容、預(yù)算金額、執(zhí)行部門、項目負(fù)責(zé)人等信息，并作為后續(xù)合同簽訂和執(zhí)行的依據(jù)。三、合同談判（一）談判準(zhǔn)備1.采購管理部門根據(jù)《海外采購項目立項通知書》，組建談判團(tuán)隊。談判團(tuán)隊成員應(yīng)包括采購人員、技術(shù)專家、法務(wù)人員等，必要時可邀請財務(wù)人員、審計人員等參與。2.談判團(tuán)隊?wèi)?yīng)收集與采購項目相關(guān)的市場信息、供應(yīng)商資料、行業(yè)動態(tài)等，了解國際市場價格走勢、供應(yīng)商的信譽(yù)和實(shí)力等情況，為談判提供充分的依據(jù)。3.談判團(tuán)隊?wèi)?yīng)制定談判策略和方案，明確談判目標(biāo)、談判要點(diǎn)、談判流程以及應(yīng)對措施等內(nèi)容。（二）談判過程1.談判團(tuán)隊與供應(yīng)商就采購合同的各項條款進(jìn)行協(xié)商和談判。談判內(nèi)容應(yīng)包括合同標(biāo)的、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、付款方式、售后服務(wù)、違約責(zé)任等條款。2.在談判過程中，談判團(tuán)隊?wèi)?yīng)充分發(fā)揮各自的專業(yè)優(yōu)勢，與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通和協(xié)商，爭取達(dá)成有利于公司的合同條款。同時，要注意維護(hù)公司的合法權(quán)益，防范合同風(fēng)險。3.對于重要條款和關(guān)鍵問題，談判團(tuán)隊?wèi)?yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并形成《海外采購合同談判紀(jì)要》?！逗Ｍ獠少徍贤勁屑o(jì)要》應(yīng)明確談判雙方的意見和達(dá)成的共識，作為合同起草的重要參考依據(jù)。（三）談判結(jié)果確認(rèn)1.談判結(jié)束后，談判團(tuán)隊?wèi)?yīng)根據(jù)談判情況，對談判結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和評估。如談判達(dá)成一致意見，應(yīng)形成《海外采購合同談判報告》，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.《海外采購合同談判報告》應(yīng)包括談判過程、談判結(jié)果、合同主要條款及風(fēng)險評估等內(nèi)容，并提出合同簽訂的建議。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過的談判結(jié)果，作為合同起草的依據(jù)。如談判未達(dá)成一致意見，談判團(tuán)隊?wèi)?yīng)分析原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，根據(jù)公司實(shí)際情況決定是否繼續(xù)與該供應(yīng)商進(jìn)行談判或重新選擇供應(yīng)商。四、合同起草（一）起草原則1.合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或違法違規(guī)的條款。2.合同條款應(yīng)具有可操作性，確保合同能夠順利履行。對于合同履行過程中可能出現(xiàn)的問題，應(yīng)制定相應(yīng)的解決措施和違約責(zé)任條款。3.合同條款應(yīng)公平合理，充分考慮雙方的利益平衡，避免出現(xiàn)顯失公平的條款。（二）起草依據(jù)1.根據(jù)《海外采購項目立項通知書》和《海外采購合同談判報告》的要求，由采購管理部門負(fù)責(zé)起草海外采購合同。2.起草合同應(yīng)參考國家法律法規(guī)、國際條約、行業(yè)示范文本以及公司以往簽訂的類似合同等相關(guān)資料，確保合同條款的合法性、完整性和準(zhǔn)確性。（三）合同內(nèi)容1.海外采購合同應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：合同首部：包括合同名稱、合同編號、簽訂日期、簽訂地點(diǎn)、雙方當(dāng)事人的名稱和地址等信息。合同正文：包括合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、付款方式、包裝要求、驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法、售后服務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。合同尾部：包括雙方當(dāng)事人的簽字（或蓋章）、法定代表人（或授權(quán)代表）簽字、聯(lián)系方式等信息。2.合同條款應(yīng)根據(jù)采購項目的具體情況進(jìn)行詳細(xì)約定，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。對于重要條款和關(guān)鍵問題，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)闡述和明確約定。五、合同審核（一）初審1.采購管理部門將起草好的海外采購合同初稿提交至法務(wù)部門進(jìn)行初審。2.法務(wù)部門對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)和國際條約的要求，是否存在法律風(fēng)險和漏洞。3.法務(wù)部門應(yīng)出具《海外采購合同初審意見》，對合同中存在的問題提出修改建議和風(fēng)險提示。（二）會審1.采購管理部門根據(jù)法務(wù)部門的初審意見，對合同進(jìn)行修改完善后，組織相關(guān)部門進(jìn)行會審。會審部門應(yīng)包括采購部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門、審計部門等。2.會審過程中，各部門應(yīng)從各自專業(yè)角度對合同條款進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合公司利益、是否具有可操作性、是否存在財務(wù)風(fēng)險和審計風(fēng)險等。3.各部門應(yīng)出具《海外采購合同會審意見》，對合同中存在的問題提出修改建議和意見。采購管理部門應(yīng)根據(jù)會審意見，對合同進(jìn)行進(jìn)一步修改完善。（三）終審1.經(jīng)會審修改后的海外采購合同，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)對合同的整體情況進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)、是否有利于公司利益、是否存在重大風(fēng)險等。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)出具《海外采購合同終審意見》，對合同的簽訂做出最終決定。如合同通過終審，應(yīng)在合同上簽字（或蓋章）批準(zhǔn)；如合同存在問題，應(yīng)提出具體的修改意見，由采購管理部門進(jìn)行修改后重新報審。六、合同簽訂（一）簽訂流程1.經(jīng)終審?fù)ㄟ^的海外采購合同，由采購管理部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂。2.簽訂合同前，采購管理部門應(yīng)確保合同文本已經(jīng)雙方當(dāng)事人審核確認(rèn)，并加蓋雙方當(dāng)事人的公章（或合同專用章）。3.合同簽訂后，采購管理部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，作為合同執(zhí)行和監(jiān)督的依據(jù)。（二）授權(quán)委托1.如公司委托代理人簽訂海外采購合同，應(yīng)出具《授權(quán)委托書》。《授權(quán)委托書》應(yīng)明確委托事項、委托權(quán)限、委托期限等內(nèi)容，并由法定代表人簽字（或蓋章），加蓋公司公章。2.代理人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)權(quán)限。簽訂合同后，代理人應(yīng)及時將合同原件交回公司，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（三）合同存檔1.采購管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)將簽訂好的海外采購合同原件進(jìn)行存檔，建立合同檔案。合同檔案應(yīng)包括合同文本、相關(guān)審批文件、談判紀(jì)要、會審意見、終審意見等資料。2.合同檔案應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂和保管，確保合同檔案的完整性和安全性。同時，應(yīng)建立合同檔案查閱制度，嚴(yán)格控制合同檔案的查閱權(quán)限，防止合同信息泄露。七、合同執(zhí)行（一）任務(wù)分配1.采購管理部門根據(jù)簽訂的海外采購合同，制定《海外采購合同執(zhí)行計劃》，明確合同執(zhí)行的各項任務(wù)、責(zé)任部門、責(zé)任人以及時間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。2.《海外采購合同執(zhí)行計劃》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的《海外采購合同執(zhí)行計劃》應(yīng)作為合同執(zhí)行的依據(jù)，各責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格按照計劃要求執(zhí)行合同。（二）供應(yīng)商管理1.采購管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商管理檔案，對供應(yīng)商的基本情況、信譽(yù)狀況、供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量等信息進(jìn)行記錄和跟蹤。2.采購管理部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商的合作策略。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫剟詈椭С?；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改或終止合作。3.在合同執(zhí)行過程中，采購管理部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制、交貨情況等信息，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（三）交貨驗收1.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點(diǎn)和方式將貨物交付給公司。采購管理部門應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好接貨準(zhǔn)備工作。2.貨物交付后，采購管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號、包裝等方面。3.如驗收合格，采購管理部門應(yīng)出具《海外采購貨物驗收報告》；如驗收不合格，采購管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新供貨。如供應(yīng)商拒絕履行合同義務(wù)，采購管理部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（四）付款管理1.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行付款審核和支付。付款前，財務(wù)部門應(yīng)審核相關(guān)合同條款、驗收報告、發(fā)票等資料，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.對于涉及預(yù)付款項的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司預(yù)付款管理規(guī)定進(jìn)行審批和支付，防范預(yù)付款風(fēng)險。3.在付款過程中，財務(wù)部門應(yīng)與采購管理部門、供應(yīng)商保持密切溝通，及時解決付款過程中出現(xiàn)的問題。八、合同變更（一）變更情形1.在海外采購合同履行過程中，如因不可抗力、政策法規(guī)變化、市場環(huán)境變化、雙方協(xié)商一致等原因，需要對合同條款進(jìn)行變更的，應(yīng)按照本辦法規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。2.合同變更的情形主要包括：合同標(biāo)的變更、數(shù)量變更、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)變更、價格變更、交貨時間變更、交貨地點(diǎn)變更、運(yùn)輸方式變更、付款方式變更、違約責(zé)任變更等。（二）變更申請1.如需對海外采購合同進(jìn)行變更，由合同執(zhí)行部門或相關(guān)部門填寫《海外采購合同變更申請表》，詳細(xì)說明合同變更的原因、變更內(nèi)容、變更后的合同條款等信息，并提供相關(guān)證明材料。2.《海外采購合同變更申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至采購管理部門。（三）變更審批1.采購管理部門對合同變更申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查變更的必要性、合理性以及對合同履行和公司利益的影響。對于重大合同變更項目，采購管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評審。2.經(jīng)采購管理部門審核通過的合同變更申請，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和合同變更的重要性，做出審批決定。對于涉及金額較大、對公司生產(chǎn)經(jīng)營有重大影響的合同變更項目，需報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（四）變更執(zhí)行1.合同變更申請經(jīng)審批通過后，采購管理部門應(yīng)與供應(yīng)商就變更后的合同條款進(jìn)行協(xié)商和簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)以及違約責(zé)任等條款，并作為原合同的組成部分。2.采購管理部門應(yīng)將合同變更情況及時通知相關(guān)部門，確保各部門了解合同變更的內(nèi)容，并按照變更后的合同要求執(zhí)行。九、合同終止（一）終止情形1.海外采購合同在履行過程中，如出現(xiàn)以下情形之一的，合同終止：合同期滿，雙方不再續(xù)簽；合同目的已經(jīng)實(shí)現(xiàn)；因不可抗力或政策法規(guī)變化等原因，導(dǎo)致合同無法履行；雙方協(xié)商一致，同意終止合同；一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同；法律規(guī)定或合同約定的其他終止情形。2.合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定和法律法規(guī)的要求，履行各自的義務(wù)，包括清理債權(quán)債務(wù)、返還財產(chǎn)、辦理相關(guān)手續(xù)等。（二）終止申請1.如需終止海外采購合同，由合同執(zhí)行部門或相關(guān)部門填寫《海外采購合同終止申請表》，詳細(xì)說明合同終止的原因、終止時間、剩余未履行的合同義務(wù)等信息，并提供相關(guān)證明材料。2.《海外采購合同終止申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至采購管理部門。（三）終止審批1.采購管理部門對合同終止申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同終止的原因是否合理、合法，是否符合公司利益。對于重大合同終止項目，采購管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評審。2.經(jīng)采購管理部門審核通過的合同終止申請，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和合同終止的重要性，做出審批決定。對于涉及金額較大、對公司生產(chǎn)經(jīng)營有重大影響的合同終止項目，需報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（四）終止執(zhí)行1.合同終止申請經(jīng)審批通過后，采購管理部門應(yīng)與供應(yīng)商就合同終止事宜進(jìn)行協(xié)商和處理。協(xié)商一致后，雙方應(yīng)簽訂《海外采購合同終止協(xié)議》，明確合同終止的時間、雙方的權(quán)利義務(wù)以及后續(xù)事項的處理方式等條款。2.采購管理部門應(yīng)將合同終止情況及時通知相關(guān)部門，確保各部門了解合同終止的內(nèi)容，并按照合同終止協(xié)議的要求執(zhí)行。同時，采購管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)對合同終止后的相關(guān)事項進(jìn)行清理和結(jié)算，包括清理債權(quán)債務(wù)、返還財產(chǎn)、辦理相關(guān)手續(xù)等。十、合同后評價（一）評價內(nèi)容1.海外采購合同履行完畢后，采購管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對合同進(jìn)行后評價。合同后評價的內(nèi)容主要包括合同的簽訂、執(zhí)行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合法性、合規(guī)性、合理性以及效益性等方面。2.合同后評價應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下幾個方面：合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況：包括采購物資、設(shè)備或服務(wù)的質(zhì)量、數(shù)量、交貨時間、交貨地點(diǎn)等是否符合合同約定；合同執(zhí)行過程中的風(fēng)險控制情況：包括合同風(fēng)險的識別、評估、應(yīng)對措施的有效性等；合同對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響：包括合同的履行對公司生產(chǎn)、銷售、成本、利潤等方面的影響；合同管理的規(guī)范性：包括合同立項、談判、簽訂、執(zhí)行、變更、終止等環(huán)節(jié)的管理流程是否規(guī)范、制度是否健全等。（二）評價方法1.合同后評價可采用問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談、數(shù)據(jù)分析、案例分析等方法進(jìn)行。2.采購管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的合同后評價方案，明確評價的目的、內(nèi)容、方法、步驟以及評價人員的職責(zé)等。評價方案應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)