會議室定位管理制度范本一、管理制度概述

1.目的：為規(guī)范公司會議室的使用，提高會議室資源利用率，確保會議的高效進(jìn)行，特制定本管理制度。

2.適用范圍：本制度適用于公司內(nèi)部所有會議室的使用。

3.管理原則：公平、公開、公正，確保會議室資源合理分配，滿足各部門會議需求。

4.責(zé)任部門：綜合辦公室負(fù)責(zé)本制度的具體實施與監(jiān)督。

5.修訂與解釋：本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)修訂，解釋權(quán)歸綜合辦公室所有。

二、會議室使用流程

1.提前預(yù)約：各部門需提前至少一天向綜合辦公室預(yù)約會議室，提供會議主題、參會人數(shù)、預(yù)計開始時間和預(yù)計結(jié)束時間等信息。

2.預(yù)約審核：綜合辦公室對預(yù)約信息進(jìn)行審核，確認(rèn)會議室可用性，并及時通知預(yù)約部門審核結(jié)果。

3.使用登記：預(yù)約成功后，使用部門需在會議開始前30分鐘到綜合辦公室登記，領(lǐng)取會議室鑰匙。

4.會議進(jìn)行：使用部門應(yīng)按時開始會議，確保會議高效有序進(jìn)行。

5.會議室維護(hù)：使用部門應(yīng)保持會議室整潔，愛護(hù)會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，使用完畢后恢復(fù)原狀。

6.會議結(jié)束：會議結(jié)束后，使用部門需將會議室鑰匙歸還綜合辦公室，并關(guān)閉所有電器設(shè)備。

7.使用反饋：綜合辦公室定期收集各部門對會議室使用的反饋意見，持續(xù)優(yōu)化會議室管理。

8.緊急會議：遇緊急會議需臨時使用會議室時，使用部門應(yīng)先與綜合辦公室溝通，如需占用預(yù)約會議室，應(yīng)盡量調(diào)整至不影響其他部門使用。

9.會議室使用記錄：綜合辦公室應(yīng)建立會議室使用記錄，記錄每次會議的預(yù)約、使用情況，作為后續(xù)管理的依據(jù)。

三、會議室使用規(guī)則

1.會議室使用時間應(yīng)遵守公司規(guī)定的上班時間，不得擅自占用非工作時間。

2.會議室使用期間，使用部門應(yīng)確保參會人員遵守會議紀(jì)律，保持會場秩序。

3.會議室內(nèi)的設(shè)備如投影儀、音響等，使用部門應(yīng)提前了解操作方法，并確保使用后恢復(fù)原狀。

4.會議室內(nèi)的物品不得隨意移動或損壞，如有損壞，使用部門需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

5.非會議室使用人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入會議室，如有特殊需求，需經(jīng)綜合辦公室批準(zhǔn)。

6.會議室內(nèi)的飲食應(yīng)保持整潔，不得在會議室進(jìn)行可能產(chǎn)生異味或損壞設(shè)施的活動。

7.會議結(jié)束后，使用部門應(yīng)清理會議室內(nèi)的垃圾，確保會議室干凈整潔。

8.會議室內(nèi)的電話、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)施如遇故障，使用部門應(yīng)及時通知綜合辦公室進(jìn)行維修。

9.會議室使用過程中，如遇突發(fā)事件，使用部門應(yīng)立即采取措施，確保人員和財產(chǎn)安全。

10.綜合辦公室將定期對會議室使用情況進(jìn)行檢查，對違反規(guī)定的行為進(jìn)行記錄和通報。

四、會議室使用權(quán)限

1.公司內(nèi)部員工均可申請使用會議室，但需提前進(jìn)行預(yù)約。

2.各部門負(fù)責(zé)人有權(quán)對本部門員工使用會議室進(jìn)行審批，確保會議安排合理。

3.外部合作單位或客戶如需使用會議室，需經(jīng)綜合辦公室審核批準(zhǔn)。

4.特殊情況下的緊急會議，使用部門可先行使用會議室，隨后補(bǔ)辦預(yù)約手續(xù)。

5.會議室使用權(quán)限不適用于個人，任何個人不得以個人名義占用會議室。

6.會議室使用權(quán)限不受部門級別限制，所有部門均應(yīng)平等對待。

7.綜合辦公室有權(quán)根據(jù)公司整體工作安排，對會議室使用權(quán)限進(jìn)行調(diào)整。

8.會議室使用權(quán)限不包括會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備操作權(quán)限，使用人員需在操作前了解相關(guān)操作規(guī)程。

9.使用部門應(yīng)確保其預(yù)約的會議室不被其他部門或個人非法占用。

10.會議室使用權(quán)限的變更或終止，由綜合辦公室負(fù)責(zé)通知相關(guān)使用部門。

五、會議室使用記錄與監(jiān)督

1.綜合辦公室負(fù)責(zé)建立和管理會議室使用記錄系統(tǒng)，詳細(xì)記錄每次會議的預(yù)約、使用情況及反饋。

2.會議室使用記錄應(yīng)包括會議室名稱、使用日期、預(yù)約部門、參會人數(shù)、會議主題、開始時間、結(jié)束時間等信息。

3.綜合辦公室定期對會議室使用記錄進(jìn)行匯總分析，以便了解會議室的利用率及各部門的會議需求。

4.使用部門在會議結(jié)束后應(yīng)填寫會議室使用反饋表，對會議室的設(shè)施設(shè)備、環(huán)境狀況、服務(wù)態(tài)度等方面提出意見和建議。

5.綜合辦公室根據(jù)使用記錄和反饋意見，對會議室的維護(hù)和管理進(jìn)行改進(jìn)。

6.如發(fā)現(xiàn)會議室使用中的違規(guī)行為，綜合辦公室有權(quán)進(jìn)行調(diào)查，并采取相應(yīng)措施。

7.會議室使用記錄作為公司資產(chǎn)使用情況的重要參考，將存檔備查。

8.綜合辦公室定期向公司管理層匯報會議室使用情況，包括使用率、滿意度等關(guān)鍵指標(biāo)。

9.使用部門如對會議室使用記錄有異議，可向綜合辦公室提出，由綜合辦公室進(jìn)行調(diào)查核實后給予答復(fù)。

10.會議室使用記錄的保密性得到保障，未經(jīng)授權(quán)不得泄露給無關(guān)人員。

六、會議室設(shè)施設(shè)備管理

1.會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備包括但不限于投影儀、音響系統(tǒng)、白板、電腦等，均由綜合辦公室負(fù)責(zé)維護(hù)和管理。

2.設(shè)施設(shè)備的操作說明和保養(yǎng)手冊應(yīng)放置在會議室明顯位置，供使用人員查閱。

3.使用人員在會議前應(yīng)自行檢查設(shè)備是否正常工作，如有問題應(yīng)及時通知綜合辦公室。

4.會議室內(nèi)的設(shè)備在使用后應(yīng)恢復(fù)至原始狀態(tài)，不得擅自更改設(shè)置或增添物品。

5.使用部門在使用過程中如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞，應(yīng)立即停止使用并報告綜合辦公室。

6.綜合辦公室應(yīng)定期對會議室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行。

7.對于長期未使用的設(shè)備，綜合辦公室將進(jìn)行必要的保養(yǎng)，以防設(shè)備老化。

8.新增或更換設(shè)備時，綜合辦公室將及時更新操作說明和保養(yǎng)手冊。

9.會議室內(nèi)的電子設(shè)備應(yīng)遵循節(jié)能減排原則，使用人員應(yīng)合理使用，避免不必要的能源浪費。

10.綜合辦公室將記錄設(shè)施設(shè)備的維修保養(yǎng)情況，并作為設(shè)備管理檔案的一部分。

七、違規(guī)處理與責(zé)任追究

1.違反本制度規(guī)定的，綜合辦公室將進(jìn)行調(diào)查核實，并根據(jù)情況采取相應(yīng)措施。

2.對于未按時預(yù)約或未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用會議室的行為，將給予警告，并記錄在案。

3.非法占用會議室或損壞設(shè)備者，將根據(jù)損壞程度進(jìn)行賠償，并視情節(jié)輕重給予處罰。

4.使用部門未按要求恢復(fù)會議室原狀，造成其他部門不便或損失的，使用部門需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

5.會議期間違反會議紀(jì)律，擾亂會議秩序者，將進(jìn)行批評教育，并視情況給予處罰。

6.如有部門或個人對會議室使用提出投訴，綜合辦公室將認(rèn)真調(diào)查，并及時給予答復(fù)。

7.對于故意破壞或惡意損壞會議室設(shè)施設(shè)備的行為，將追究其刑事責(zé)任。

8.綜合辦公室將定期對會議室使用情況進(jìn)行檢查，對違規(guī)行為進(jìn)行通報，以提高全體員工的紀(jì)律意識。

9.違規(guī)處理結(jié)果將作為公司內(nèi)部考核和獎懲的依據(jù)之一。

10.所有員工應(yīng)遵守本制度，對違反規(guī)定的行為有責(zé)任予以制止和舉報。

八、培訓(xùn)與宣傳

1.綜合辦公室將定期組織培訓(xùn)，向員工普及會議室使用管理制度，提高員工對會議室資源合理使用的認(rèn)識。

2.培訓(xùn)內(nèi)容將包括會議室預(yù)約流程、使用規(guī)則、設(shè)施設(shè)備操作方法等，確保員工能夠正確使用會議室。

3.通過內(nèi)部通訊、公告欄、公司網(wǎng)站等多種渠道，宣傳會議室管理制度，增強(qiáng)員工的遵守意識。

4.新員工入職時，將作為入職培訓(xùn)的一部分，介紹會議室管理制度，確保每位員工了解并遵守相關(guān)規(guī)定。

5.綜合辦公室將收集各部門對會議室管理的意見和建議，不斷優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容和宣傳方式。

6.鼓勵員工積極參與會議室管理的監(jiān)督工作，對違規(guī)行為進(jìn)行舉報，共同維護(hù)會議室的正常使用秩序。

7.定期舉辦座談會或問卷調(diào)查，了解員工對會議室管理的滿意度，以便持續(xù)改進(jìn)管理措施。

8.對于在會議室管理中表現(xiàn)突出的個人或部門，將給予表彰和獎勵，以激勵更多人參與到會議室管理的良好實踐中。

9.綜合辦公室將根據(jù)公司發(fā)展和員工需求，適時更新培訓(xùn)內(nèi)容和宣傳材料，確保會議室管理制度與時俱進(jìn)。

10.通過持續(xù)的培訓(xùn)與宣傳，旨在營造一個高效、有序、和諧的會議室使用環(huán)境。

九、附則

1.本制度為公司內(nèi)部管理制度，適用于所有使用會議室的部門和員工。

2.本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

3.本制度的解釋權(quán)歸綜合辦公室所有。

4.本制度如需修訂，由綜合辦公室提出修訂方案，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后發(fā)布實施。

5.員工在使用會議室過程中遇到問題，應(yīng)及時向綜合辦公室反映，以便及時解決。

6.任何個人或部門未經(jīng)允許不得對本制度進(jìn)行修改、泄露或傳播。

7.本制度未盡事宜，由綜合辦公室根據(jù)實際情況制定補(bǔ)充規(guī)定。

8.綜合辦公室將對本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保各項規(guī)定得到有效執(zhí)行。

9.本制度發(fā)布后，各部門應(yīng)將本制度的內(nèi)容傳達(dá)至所有員工，確保每位員工了解并遵守。

10.本制度的變更或終止，將按照公司內(nèi)部管理制度的相關(guān)程序進(jìn)行。

十、應(yīng)急預(yù)案

1.會議室突發(fā)緊急情況時，使用部門應(yīng)立即采取措施，確保人員安全。

2.如遇火災(zāi)等緊急情況，使用部門應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，組織人員有序疏散，并立即撥打火警電話報警。

3.會議室內(nèi)的消防設(shè)備應(yīng)保持完好，使用部門應(yīng)熟悉其使用方法，確保在緊急情況下能夠迅速啟動。

4.對于設(shè)備故障等非緊急情況，使用部門應(yīng)立即通知綜合辦公室，由專業(yè)人員進(jìn)行維修。

5.綜合辦公室將定期對會議室的應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，提高員工應(yīng)對緊急情況的能力。

6.會