文書管理分類管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司文書管理，提高文書處理效率，確保文書的準確性、完整性和安全性，特制定本分類管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在工作中形成的各類文書，包括但不限于文件、報告、請示、批復(fù)、通知、函件、會議紀要等。（三）基本原則1.分類明確原則：根據(jù)文書的性質(zhì)、來源、用途等因素進行科學分類，便于查找、使用和管理。2.規(guī)范統(tǒng)一原則：遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定統(tǒng)一的文書分類標準和格式要求。3.安全保密原則：加強文書的安全保密管理，確保文書在流轉(zhuǎn)過程中的安全性和保密性，防止信息泄露。4.高效便捷原則：優(yōu)化文書處理流程，提高工作效率，為公司各項工作提供有力支持。二、文書分類標準（一）按文書性質(zhì)分類1.行政公文類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、命令、指示、通報、通告、報告、請示、批復(fù)、函等，是公司行政管理的重要依據(jù)。2.業(yè)務(wù)文件類：涉及公司各項業(yè)務(wù)工作的文件，如項目計劃、合同協(xié)議、技術(shù)方案、業(yè)務(wù)報表等，是公司業(yè)務(wù)活動的重要記錄。3.會議文件類：各類會議形成的文件，如會議通知、會議議程、會議紀要、領(lǐng)導講話等，是傳達會議精神、指導工作開展的重要載體。4.人事檔案類：員工個人檔案、勞動合同、培訓記錄、績效考核資料等，是公司人力資源管理的重要組成部分。5.財務(wù)文件類：財務(wù)報表、預(yù)算計劃、審計報告、稅務(wù)文件等，是公司財務(wù)管理的重要依據(jù)。（二）按文書來源分類1.上級來文：包括上級主管部門、政府部門等下發(fā)的文件、通知、指示等。2.內(nèi)部發(fā)文：公司內(nèi)部各部門制發(fā)的文件，用于傳達公司決策、部署工作、溝通信息等。3.平行文：與公司平級單位或部門之間往來的文件，如函件、協(xié)作協(xié)議等。4.下級上報文：公司下屬部門或單位上報的文件，如工作報告、請示、總結(jié)等。（三）按文書用途分類1.決策性文件：為公司重大決策提供依據(jù)和支持的文件，如戰(zhàn)略規(guī)劃、投資決策、重大項目可行性研究報告等。2.執(zhí)行性文件：用于指導和規(guī)范公司各項工作執(zhí)行的文件，如工作流程、操作規(guī)范、崗位職責等。3.溝通性文件：用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部單位之間溝通信息、協(xié)調(diào)工作的文件，如通知、函件、會議紀要等。4.記錄性文件：對公司各項工作活動進行記錄的文件，如工作日志、會議記錄、業(yè)務(wù)報表等。三、文書管理流程（一）收文管理1.簽收登記：公司辦公室負責統(tǒng)一簽收各類來文，對來文進行清點、核對，確認無誤后在《收文登記簿》上詳細登記，包括來文日期、來文單位、文號、標題、密級等信息。2.分類傳閱：辦公室根據(jù)文書的性質(zhì)和內(nèi)容，按照分類標準進行分類，然后送呈公司領(lǐng)導或相關(guān)部門負責人傳閱。傳閱過程中，應(yīng)填寫《文件傳閱單》，注明傳閱時間、傳閱人等信息，確保文書及時、準確地傳遞到相關(guān)人員手中。3.辦理反饋：相關(guān)人員在收到傳閱文件后，應(yīng)及時進行辦理，并在規(guī)定時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給辦公室。對于需要回復(fù)的文件，應(yīng)按照規(guī)定格式和程序進行回復(fù)。4.整理歸檔：文書辦理完畢后，辦公室應(yīng)及時對文書進行整理，按照分類標準進行歸檔保存。歸檔的文書應(yīng)保持完整、整潔，便于查閱和利用。（二）發(fā)文管理1.擬稿審核：各部門需要發(fā)文時，應(yīng)指定專人擬稿。擬稿人應(yīng)按照公司公文格式要求和內(nèi)容規(guī)范進行撰寫，確保文稿內(nèi)容準確、條理清晰、語言通順。擬稿完成后，由部門負責人進行審核，審核通過后送呈辦公室核稿。2.核稿簽發(fā)：辦公室對文稿進行核稿，重點審核文稿的格式、內(nèi)容、邏輯等方面是否符合要求。核稿通過后，報公司領(lǐng)導簽發(fā)。公司領(lǐng)導根據(jù)文稿內(nèi)容和工作需要進行簽發(fā)，簽發(fā)后的文稿即為定稿。3.編號排版：辦公室對定稿進行編號，按照公司公文編號規(guī)則編制文號。然后進行排版，確保公文格式規(guī)范、美觀。排版完成后，打印出紙質(zhì)文稿，并進行校對，確保文稿無誤。4.印發(fā)存檔：校對無誤后的文稿，由辦公室進行印發(fā)。印發(fā)范圍根據(jù)文稿內(nèi)容和工作需要確定，印發(fā)過程中應(yīng)做好登記工作。印發(fā)后的公文，一份存檔，一份送相關(guān)部門或人員。同時，將電子文檔上傳至公司公文管理系統(tǒng)，便于查閱和共享。（三）文書歸檔管理1.歸檔范圍：公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文書，均應(yīng)按照本辦法進行歸檔。具體歸檔范圍包括但不限于行政公文、業(yè)務(wù)文件、會議文件、人事檔案、財務(wù)文件等。2.歸檔時間：文書辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將文書整理歸檔。一般情況下，應(yīng)在次年上半年將上一年度的文書歸檔完畢。對于重要緊急的文書，應(yīng)隨時辦理歸檔手續(xù)。3.歸檔要求：歸檔的文書應(yīng)齊全完整、真實準確、格式規(guī)范。文書應(yīng)按照分類標準進行整理，編制歸檔目錄，注明文書的編號、標題、日期、來源等信息。歸檔的文書應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，確保信息的安全和可追溯性。4.檔案保管與利用：公司設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，對歸檔文書進行妥善保管。檔案室應(yīng)建立健全檔案管理制度，定期對檔案進行檢查、清點和整理，確保檔案的安全和完整。同時，應(yīng)建立檔案查閱利用制度，嚴格按照規(guī)定程序辦理檔案查閱手續(xù)，確保檔案信息的合理利用。四、文書保密管理（一）保密制度1.公司建立健全文書保密制度，明確保密責任，加強對文書保密工作的管理。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等重要文書，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施，防止信息泄露。3.加強對文書處理人員的保密教育，提高保密意識，嚴禁在非保密場所談?wù)?、傳播公司機密文書內(nèi)容。（二）保密措施1.對機密文書應(yīng)進行標識，注明密級和保密期限。在文書流轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)嚴格控制知悉范圍，確保機密信息不被無關(guān)人員獲取。2.采用加密存儲設(shè)備對機密文書的電子文檔進行存儲，設(shè)置訪問密碼，并定期更換密碼。同時，對存儲設(shè)備進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.在文書打印、復(fù)印、傳真等過程中，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如專人負責、嚴格登記、對復(fù)印件進行銷毀等，防止機密信息擴散。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司定期對文書保密工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。對違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。2.加強對重點部門和關(guān)鍵崗位的保密監(jiān)督，確保保密措施落實到位。同時，鼓勵員工對發(fā)現(xiàn)的保密問題進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。五、文書信息化管理（一）公文管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司建立公文管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文書的電子化流轉(zhuǎn)和管理。公文管理系統(tǒng)應(yīng)具備收文、發(fā)文、傳閱、歸檔、查詢等功能，提高文書處理效率和管理水平。2.公文管理系統(tǒng)應(yīng)與公司內(nèi)部其他信息系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。同時，應(yīng)確保公文管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，防止信息泄露和系統(tǒng)故障。（二）電子文件管理1.加強對電子文件的管理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)按照分類標準進行分類存儲，建立電子文件目錄，便于檢索和利用。2.定期對電子文件進行備份，采用多種存儲介質(zhì)進行備份，并分別存儲在不同的地點，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（三）信息化安全保障1.加強公文管理系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.建立健全信息化安全管理制度，明確系統(tǒng)管理員、用戶等人員的職責和權(quán)限，加強對系統(tǒng)的日常維護和管理。3.定期對公文管理系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。同時，加強