文物保護(hù)資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)文物保護(hù)資料的科學(xué)管理，確保文物保護(hù)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮其在文物保護(hù)、研究、展示及利用等方面的重要作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織所涉及的各類文物保護(hù)資料的管理，包括但不限于文物調(diào)查、發(fā)掘、修復(fù)、研究、展示等過(guò)程中產(chǎn)生的文字、圖表、影像、實(shí)物標(biāo)本等資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)文物保護(hù)的法律法規(guī)以及檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保文物保護(hù)資料管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則保證文物保護(hù)資料的真實(shí)性和完整性，如實(shí)記錄文物保護(hù)工作的全過(guò)程，不得篡改、偽造或缺失重要信息。3.科學(xué)分類原則按照文物保護(hù)資料的形成特點(diǎn)、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理、查詢和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)文物保護(hù)資料的安全防護(hù)，防止資料的損壞、丟失和泄露，涉及國(guó)家機(jī)密或敏感信息的資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、管理職責(zé)（一）管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善文物保護(hù)資料管理制度、工作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織開(kāi)展文物保護(hù)資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.定期對(duì)文物保護(hù)資料管理工作進(jìn)行檢查、評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議。4.協(xié)調(diào)與其他部門(mén)或單位在文物保護(hù)資料管理方面的工作關(guān)系。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在文物保護(hù)工作中產(chǎn)生資料的及時(shí)收集、初步整理，并按規(guī)定移交管理部門(mén)。2.配合管理部門(mén)做好文物保護(hù)資料的整理、歸檔、利用等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息。3.在文物保護(hù)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，嚴(yán)格按照資料管理要求，規(guī)范操作，確保資料的質(zhì)量。（三）人員職責(zé)1.資料管理人員熟悉文物保護(hù)資料管理業(yè)務(wù)，具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能。負(fù)責(zé)文物保護(hù)資料的日常收集、整理、編目、上架、保管等具體工作。定期對(duì)文物保護(hù)資料進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。按照規(guī)定為利用者提供資料查閱、借閱等服務(wù)，做好記錄。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)本項(xiàng)目產(chǎn)生的文物保護(hù)資料的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。組織、指導(dǎo)項(xiàng)目組成員做好資料的收集、整理工作，確保資料符合管理要求。在項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)將項(xiàng)目資料移交管理部門(mén)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.其他工作人員按照各自職責(zé)，做好在文物保護(hù)工作中涉及的資料記錄、保管等相關(guān)工作。配合管理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)完成文物保護(hù)資料管理的各項(xiàng)任務(wù)。三、資料收集（一）收集范圍1.文物調(diào)查階段：包括文物普查、專項(xiàng)調(diào)查等工作中獲取的文物分布信息、文物特征描述、現(xiàn)場(chǎng)記錄、測(cè)繪圖紙等資料。2.文物發(fā)掘階段：出土文物的詳細(xì)記錄，如出土位置、層位關(guān)系、器物形態(tài)、尺寸、材質(zhì)分析報(bào)告等；發(fā)掘過(guò)程中的照片、影像資料；發(fā)掘日記、工作日志等。3.文物修復(fù)階段：修復(fù)方案、修復(fù)過(guò)程記錄，包括修復(fù)前后文物的對(duì)比照片、修復(fù)材料及工藝說(shuō)明等。4.文物研究階段：研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、專家意見(jiàn)、研討會(huì)記錄等與文物相關(guān)的研究成果資料。5.文物展示階段：展覽策劃方案、展品清單、展示設(shè)計(jì)圖紙、展覽現(xiàn)場(chǎng)照片、觀眾反饋等資料。6.其他與文物保護(hù)相關(guān)的資料，如文物保護(hù)工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、經(jīng)費(fèi)使用記錄等。（二）收集要求1.及時(shí)性業(yè)務(wù)部門(mén)在文物保護(hù)工作開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)同步進(jìn)行資料的收集工作，確保資料與工作進(jìn)度相匹配，避免事后補(bǔ)記導(dǎo)致信息不準(zhǔn)確或遺漏。2.準(zhǔn)確性收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確反映文物保護(hù)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)記錄要精確，文字描述要清晰，圖表繪制要規(guī)范。3.完整性全面收集文物保護(hù)工作各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料，不得遺漏重要信息，確保資料能夠完整呈現(xiàn)文物保護(hù)工作的全貌。（三）收集渠道1.內(nèi)部產(chǎn)生由本公司/組織的文物保護(hù)工作人員在日常工作中直接形成的資料，如調(diào)查記錄、發(fā)掘報(bào)告、修復(fù)記錄等。2.合作項(xiàng)目與其他科研機(jī)構(gòu)、高校、文物保護(hù)單位等合作開(kāi)展文物保護(hù)項(xiàng)目時(shí)，通過(guò)合作協(xié)議約定，由合作方提供或共同收集的相關(guān)資料。3.社會(huì)征集通過(guò)發(fā)布公告、舉辦活動(dòng)等方式，向社會(huì)公眾征集與本公司/組織所涉文物相關(guān)的歷史資料、民間傳說(shuō)、影像資料等。4.文獻(xiàn)查閱查閱國(guó)內(nèi)外圖書(shū)館、檔案館、博物館等機(jī)構(gòu)的館藏文獻(xiàn)、檔案資料，獲取與文物保護(hù)相關(guān)的歷史記載、研究成果等。四、資料整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按文物類別分類可分為青銅器、陶瓷器、書(shū)畫(huà)、玉器、古建筑、古遺址等不同類別，每個(gè)類別下再根據(jù)具體文物特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分。2.按工作階段分類分為調(diào)查資料、發(fā)掘資料、修復(fù)資料、研究資料、展示資料等。3.按資料載體分類分為紙質(zhì)資料、電子資料、實(shí)物資料（如文物標(biāo)本）、影像資料等。（二）整理方法1.紙質(zhì)資料去除資料上的訂書(shū)釘、回形針等金屬物品，防止生銹損壞資料。對(duì)紙張進(jìn)行去污、修復(fù)，使其保持整潔、平整。按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號(hào)、編目，編寫(xiě)資料目錄，注明資料名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。采用統(tǒng)一規(guī)格的文件夾或檔案盒進(jìn)行裝訂、存放，并在封面和脊背上標(biāo)注清晰的分類標(biāo)識(shí)和編號(hào)。2.電子資料對(duì)電子文件進(jìn)行命名規(guī)范，按照分類標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間順序進(jìn)行命名，便于識(shí)別和查找。建立電子資料數(shù)據(jù)庫(kù)，將電子文件按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，并錄入詳細(xì)的元數(shù)據(jù)信息，如文件標(biāo)題、作者、日期、格式、大小等。定期對(duì)電子資料進(jìn)行備份，采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)，如硬盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等，分別存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。3.實(shí)物資料對(duì)文物標(biāo)本進(jìn)行登記造冊(cè)，記錄其名稱、出土地點(diǎn)、年代、尺寸、材質(zhì)等詳細(xì)信息。為文物標(biāo)本配備專門(mén)的存放容器，確保其安全保存，并在容器上標(biāo)注相關(guān)信息。對(duì)實(shí)物資料進(jìn)行定期檢查，查看保存狀況，如有損壞及時(shí)采取修復(fù)措施。4.影像資料對(duì)影像資料進(jìn)行分類整理，按照拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等進(jìn)行標(biāo)注。將影像資料進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)在電子資料數(shù)據(jù)庫(kù)中，并建立索引，方便快速檢索。對(duì)于重要的影像資料，制作備份光盤(pán)進(jìn)行保存。（三）整理流程1.資料收集人員對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步篩選和分類，去除重復(fù)、無(wú)效的資料。2.將初步整理后的資料移交資料管理人員，資料管理人員按照詳細(xì)的整理方法進(jìn)行進(jìn)一步的分類、編號(hào)、編目等工作。3.在整理過(guò)程中，對(duì)發(fā)現(xiàn)的資料缺失、信息不完整等問(wèn)題，及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充和完善。4.整理完成后，形成一套完整、規(guī)范的文物保護(hù)資料體系，并建立相應(yīng)的資料清單和索引目錄。五、資料歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)過(guò)整理后的各類文物保護(hù)資料，包括紙質(zhì)資料、電子資料、實(shí)物資料、影像資料等，均應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔資料應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目清晰，符合整理后的資料體系要求。2.紙質(zhì)資料應(yīng)采用耐久性好的書(shū)寫(xiě)材料和裝訂方式，確保檔案的長(zhǎng)期保存。3.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在穩(wěn)定可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并保證數(shù)據(jù)的可讀性和可恢復(fù)性。4.實(shí)物資料應(yīng)妥善保管，與歸檔的文字資料相互印證，形成完整的文物保護(hù)記錄。5.影像資料應(yīng)圖像清晰、聲音完整，與文字資料中的相關(guān)內(nèi)容相對(duì)應(yīng)。（三）歸檔流程1.資料管理人員按照歸檔范圍和要求，對(duì)整理好的資料進(jìn)行核對(duì)，確保資料符合歸檔條件。2.將核對(duì)無(wú)誤的資料按照分類順序依次裝入檔案盒或存儲(chǔ)設(shè)備中，并在檔案盒封面、脊背及存儲(chǔ)設(shè)備上標(biāo)注清晰的檔案編號(hào)、名稱、年度等信息。3.編制檔案目錄清單，一式多份，一份隨檔案存放，一份用于內(nèi)部查詢，一份報(bào)送上級(jí)主管部門(mén)備案。4.將歸檔后的文物保護(hù)資料移交至專門(mén)的檔案庫(kù)房進(jìn)行保管，并辦理交接手續(xù)。六、資料保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房選擇干燥、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜的專用房間作為檔案庫(kù)房。庫(kù)房?jī)?nèi)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。配備防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門(mén)窗、防蟲(chóng)藥品、除濕機(jī)等。2.電子存儲(chǔ)環(huán)境建立電子資料存儲(chǔ)服務(wù)器，采用冗余存儲(chǔ)技術(shù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。對(duì)電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，防止硬件故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。（二）保管措施1.紙質(zhì)資料按照檔案庫(kù)房的布局，將檔案盒分類存放于檔案架上，便于查找和管理。定期對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，檢查資料的完好情況，發(fā)現(xiàn)破損、霉變等問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行修復(fù)處理。對(duì)珍貴文物保護(hù)資料，采取特殊的保護(hù)措施，如使用防蟲(chóng)劑、真空包裝等。2.電子資料定期對(duì)電子資料進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理位置，如異地的數(shù)據(jù)中心或存儲(chǔ)介質(zhì)。建立電子資料訪問(wèn)權(quán)限管理制度，嚴(yán)格限制對(duì)電子資料的訪問(wèn)，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作相關(guān)資料。對(duì)電子資料的操作記錄進(jìn)行詳細(xì)審計(jì)，以便追蹤資料的使用情況和安全性。3.實(shí)物資料將文物標(biāo)本存放在專門(mén)的展示柜或庫(kù)房中，展示柜應(yīng)具備良好的密封性和穩(wěn)定性，防止文物受到損壞。對(duì)實(shí)物資料進(jìn)行定期檢查，查看保存狀況，如有必要，進(jìn)行預(yù)防性保護(hù)處理，如調(diào)整存放環(huán)境、進(jìn)行表面清潔等。建立實(shí)物資料出入庫(kù)登記制度，詳細(xì)記錄文物標(biāo)本的出入庫(kù)時(shí)間、去向等信息。4.影像資料將影像資料存儲(chǔ)在專門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行分類標(biāo)識(shí)，便于查找。定期對(duì)影像資料進(jìn)行檢查，確保圖像和聲音的質(zhì)量不受影響。對(duì)重要的影像資料進(jìn)行備份，防止原始資料損壞或丟失。（三）資料清點(diǎn)與盤(pán)點(diǎn)1.資料管理人員應(yīng)定期對(duì)文物保護(hù)資料進(jìn)行清點(diǎn)，每月進(jìn)行一次小盤(pán)點(diǎn)，每半年進(jìn)行一次大盤(pán)點(diǎn)。2.清點(diǎn)時(shí)，應(yīng)核對(duì)資料的數(shù)量、種類、編號(hào)等信息是否與檔案目錄清單一致，檢查資料的保存狀況是否良好。3.對(duì)清點(diǎn)和盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如資料缺失、損壞、存儲(chǔ)設(shè)備故障等，應(yīng)及時(shí)記錄并報(bào)告，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)形成盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)盤(pán)點(diǎn)情況，提出改進(jìn)建議，并將報(bào)告存檔。七、資料利用（一）利用范圍1.內(nèi)部研究與業(yè)務(wù)開(kāi)展本公司/組織的文物保護(hù)工作人員、研究人員在進(jìn)行文物保護(hù)項(xiàng)目策劃、研究分析、技術(shù)創(chuàng)新等工作時(shí)，可查閱和利用相關(guān)文物保護(hù)資料。2.對(duì)外合作與交流在與其他機(jī)構(gòu)開(kāi)展文物保護(hù)合作項(xiàng)目、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)等過(guò)程中，根據(jù)合作協(xié)議或交流需要，向?qū)Ψ教峁┎糠治奈锉Ｗo(hù)資料。3.社會(huì)公益展示為滿足社會(huì)公眾對(duì)文物保護(hù)知識(shí)的了解需求，在舉辦文物展覽、科普活動(dòng)等過(guò)程中，合理利用文物保護(hù)資料進(jìn)行展示和宣傳。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案庫(kù)房或通過(guò)電子資料數(shù)據(jù)庫(kù)查閱所需的文物保護(hù)資料。查閱紙質(zhì)資料時(shí)，應(yīng)在資料管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得在資料上涂改、標(biāo)記。查閱電子資料時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的操作流程進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)安全。2.借閱因工作需要借閱文物保護(hù)資料的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱資料的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到資料管理人員處辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對(duì)借閱的資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、丟失或損壞，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.復(fù)制根據(jù)利用需要，經(jīng)資料管理人員同意，利用者可對(duì)部分文物保護(hù)資料進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制紙質(zhì)資料應(yīng)采用復(fù)印、掃描等方式，確保復(fù)制件清晰可讀。復(fù)制電子資料應(yīng)采用合法的復(fù)制手段，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行備份保存。復(fù)制的資料應(yīng)注明來(lái)源，并按照原資料的管理要求進(jìn)行使用和保管。（三）利用審批1.內(nèi)部利用審批本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱或復(fù)制文物保護(hù)資料的，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批內(nèi)容包括利用目的、資料范圍、利用方式、利用期限等，確保利用行為符合文物保護(hù)資料管理規(guī)定和工作需要。2.外部利用審批涉及向外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人提供文物保護(hù)資料的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。首先由業(yè)務(wù)部門(mén)提出申請(qǐng)，說(shuō)明合作項(xiàng)目或交流活動(dòng)的背景、目的、資料提供范圍等情況，經(jīng)管理部門(mén)審核后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，應(yīng)與對(duì)方簽訂相關(guān)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保文物保護(hù)資料的安全和合理利用。八、資料銷毀（一）銷毀范圍1.已失去保存價(jià)值的文物保護(hù)資料，如過(guò)期的調(diào)查記錄、失效的研究報(bào)告等。2.重復(fù)、冗余且無(wú)利用價(jià)值的資料。3.因保管不善導(dǎo)致嚴(yán)重?fù)p壞、無(wú)法修復(fù)且無(wú)參考意義的資料。（二）銷毀程序1.資料管理人員定期對(duì)文物保護(hù)資料進(jìn)行清查，提出銷毀建議，并填寫(xiě)《文物保護(hù)資料銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀資料的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、銷毀原因等信息。2.《文物保護(hù)資料銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、管理部門(mén)復(fù)核后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，由資料管理人員會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)人員對(duì)擬銷毀的資料進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保銷毀資料與申請(qǐng)表一致。4.采用適當(dāng)?shù)姆绞綄?duì)資料進(jìn)行銷毀，紙質(zhì)資料可采用粉碎、焚燒等方式，電子資料應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理，實(shí)物資料應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)進(jìn)行妥善處置，如交專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行無(wú)害化處理等。5.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。記錄應(yīng)存檔保存，以備查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.管理部門(mén)定期對(duì)文物保護(hù)資料管理工作進(jìn)行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括資料收集、整理、歸檔