圖書館檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為加強圖書館檔案庫房的管理，確保檔案的安全與完整，提高檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于圖書館檔案庫房的管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.科學(xué)管理原則：采用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。3.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，為檔案的利用提供便利條件，提高檔案的利用價值。二、檔案收集（一）收集范圍1.圖書館在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.圖書館接收的上級文件、通知、指示等。3.圖書館與其他單位或個人簽訂的合同、協(xié)議、信函等。4.圖書館舉辦的各類活動的相關(guān)資料，如活動方案、照片、視頻等。5.圖書館工作人員的個人業(yè)務(wù)檔案，如工作業(yè)績、培訓(xùn)記錄、考核評價等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得涂改、偽造、損毀。3.對收集的檔案應(yīng)進行初步整理，按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類，便于后續(xù)的整理和保管。（三）收集流程1.各部門在工作中形成的檔案，應(yīng)定期移交至圖書館檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的檔案進行核對、清點，確認無誤后辦理交接手續(xù)。3.對不符合收集要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時退回原部門，要求其補充或更正。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化管理和檢索利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。（三）整理流程1.檔案管理部門對收集的檔案進行分類整理。2.按照分類結(jié)果對檔案進行編號，并編制檔案目錄。3.將整理好的檔案進行裝訂，裝入檔案盒或檔案柜中。4.對整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，確保檔案的整理質(zhì)量。四、檔案保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地方。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。3.庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，確保檔案的存放安全、整齊。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.對重要的檔案應(yīng)進行備份，并存放在不同的地點，以防止檔案的丟失或損壞。3.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置的準(zhǔn)確性。4.對檔案的保管情況應(yīng)進行記錄，包括檔案的入庫時間、存放位置、檢查情況等。（三）安全管理1.建立健全檔案庫房的安全管理制度，加強對庫房的安全保衛(wèi)工作。2.庫房應(yīng)配備專人負責(zé)管理，嚴格限制非檔案管理人員進入庫房。3.加強對庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。4.定期對庫房的安全設(shè)施進行檢查和維護，確保其正常運行。五、檔案借閱（一）借閱范圍1.本館工作人員因工作需要借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本館檔案，須經(jīng)本館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱要求1.借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.借閱檔案時，借閱人應(yīng)在檔案管理人員的陪同下到庫房查閱，不得擅自將檔案帶出庫房。3.借閱人應(yīng)愛護檔案，不得涂改、偽造、損毀、丟失檔案。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱流程1.借閱人填寫借閱申請表，提交所在部門負責(zé)人審核。2.部門負責(zé)人審核通過后，將申請表提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對借閱申請進行審批，批準(zhǔn)后通知借閱人到庫房查閱檔案。4.借閱人查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還至檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案利用（一）利用方式1.提供檔案原件供利用者查閱。2.根據(jù)利用者的需求，提供檔案復(fù)印件或摘錄。3.舉辦檔案展覽、編研等活動，充分發(fā)揮檔案的利用價值。（二）利用要求1.利用檔案應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本館的相關(guān)規(guī)定。2.利用者應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案。3.利用檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的指導(dǎo)下進行，不得擅自操作檔案管理設(shè)備。（三）利用流程1.利用者填寫利用申請表，注明利用目的、利用方式等信息。2.申請表提交所在部門負責(zé)人審核。3.部門負責(zé)人審核通過后，將申請表提交至檔案管理部門。4.檔案管理部門對利用申請進行審批，批準(zhǔn)后根據(jù)利用者的需求提供檔案利用服務(wù)。5.利用者利用檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還至檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和本館的相關(guān)規(guī)定為依據(jù)。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.嚴格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判定檔案的價值。3.對判定為無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。（三）銷毀流程1.檔案鑒定小組將檔案銷毀清單提交至本館領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負責(zé)組織實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底、安全。5.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清單上注明銷毀日期、銷毀方式等