數(shù)碼印花erp管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司數(shù)碼印花ERP系統(tǒng)的使用與管理，提高工作效率，確保生產(chǎn)、銷售、庫(kù)存等業(yè)務(wù)流程的順暢運(yùn)作，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，為公司的決策提供有力支持，提升公司整體管理水平和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及數(shù)碼印花業(yè)務(wù)相關(guān)的部門和人員，包括但不限于生產(chǎn)部門、銷售部門、采購(gòu)部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門、財(cái)務(wù)部門等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保ERP系統(tǒng)的使用和數(shù)據(jù)處理合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：輸入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)能夠準(zhǔn)確反映公司業(yè)務(wù)實(shí)際情況。3.及時(shí)性原則：各部門應(yīng)及時(shí)錄入和更新相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)信息的實(shí)時(shí)性，以便為管理決策提供及時(shí)有效的依據(jù)。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)ERP系統(tǒng)中的各類數(shù)據(jù)信息安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。涉及公司機(jī)密的數(shù)據(jù)，未經(jīng)授權(quán)不得對(duì)外披露。5.全員參與原則：ERP系統(tǒng)的有效運(yùn)行需要全體員工的共同參與，各部門應(yīng)積極配合，確保本部門業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中的規(guī)范操作。二、職責(zé)分工（一）信息管理部門1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的整體規(guī)劃、實(shí)施、維護(hù)和升級(jí)工作，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.制定和完善ERP系統(tǒng)的操作手冊(cè)、流程規(guī)范等相關(guān)文檔，為用戶提供技術(shù)支持和培訓(xùn)。3.監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和異常情況，保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.負(fù)責(zé)與ERP系統(tǒng)供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)獲取系統(tǒng)更新信息和技術(shù)支持。（二）生產(chǎn)部門1.根據(jù)銷售訂單或生產(chǎn)計(jì)劃，在ERP系統(tǒng)中準(zhǔn)確錄入生產(chǎn)任務(wù)單，明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨日期等信息。2.按照生產(chǎn)流程，在系統(tǒng)中記錄生產(chǎn)過(guò)程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，如原材料領(lǐng)用、生產(chǎn)進(jìn)度、設(shè)備使用情況等，確保生產(chǎn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新。3.負(fù)責(zé)對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋，并在系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的記錄和處理，以便跟蹤和分析。4.根據(jù)生產(chǎn)實(shí)際情況，合理調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，并及時(shí)在ERP系統(tǒng)中更新相關(guān)信息。（三）銷售部門1.在ERP系統(tǒng)中及時(shí)錄入客戶訂單信息，包括客戶資料、產(chǎn)品需求、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間等詳細(xì)內(nèi)容。2.跟蹤訂單執(zhí)行情況，與生產(chǎn)部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門等保持密切溝通，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量交付，并及時(shí)在系統(tǒng)中反饋訂單狀態(tài)。3.負(fù)責(zé)客戶信息的維護(hù)和管理，包括客戶聯(lián)系方式、信用額度等，確?？蛻粜畔⒌臏?zhǔn)確性和完整性。4.分析市場(chǎng)銷售數(shù)據(jù)，為公司的銷售策略制定提供數(shù)據(jù)支持，并在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析。（四）采購(gòu)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫(kù)存情況，在ERP系統(tǒng)中制定采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，在系統(tǒng)中創(chuàng)建采購(gòu)訂單，并跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)到貨。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)發(fā)票的錄入和審核，確保采購(gòu)成本的準(zhǔn)確核算，并在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。4.對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，評(píng)估供應(yīng)商績(jī)效，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。（五）倉(cāng)庫(kù)管理部門1.負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)物資的出入庫(kù)管理，嚴(yán)格按照ERP系統(tǒng)中的庫(kù)存管理流程進(jìn)行操作，確保物資收發(fā)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，并將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果及時(shí)錄入ERP系統(tǒng)，保證系統(tǒng)庫(kù)存數(shù)據(jù)與實(shí)際庫(kù)存一致。3.負(fù)責(zé)庫(kù)存物資的保管和維護(hù)，確保物資質(zhì)量不受損，并在ERP系統(tǒng)中記錄物資的庫(kù)存狀態(tài)、保質(zhì)期等信息。4.根據(jù)庫(kù)存預(yù)警信息，及時(shí)向采購(gòu)部門反饋庫(kù)存短缺情況，協(xié)助采購(gòu)部門制定合理的采購(gòu)計(jì)劃。（六）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)中財(cái)務(wù)模塊的設(shè)置和維護(hù)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確錄入和處理。2.依據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的數(shù)據(jù)，進(jìn)行成本核算、賬務(wù)處理、財(cái)務(wù)報(bào)表編制等工作，為公司財(cái)務(wù)管理提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。3.對(duì)ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和分析，監(jiān)控公司財(cái)務(wù)狀況，為公司決策提供財(cái)務(wù)方面的建議。4.負(fù)責(zé)與其他部門協(xié)調(diào)溝通，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性，保障公司財(cái)務(wù)工作的順利開(kāi)展。三、系統(tǒng)操作規(guī)范（一）用戶賬號(hào)管理1.信息管理部門負(fù)責(zé)為各部門相關(guān)人員創(chuàng)建ERP系統(tǒng)用戶賬號(hào)，并根據(jù)崗位職責(zé)分配相應(yīng)的操作權(quán)限。2.用戶賬號(hào)應(yīng)采用實(shí)名制，員工離職或崗位變動(dòng)時(shí)，信息管理部門應(yīng)及時(shí)刪除或調(diào)整其賬號(hào)權(quán)限，確保系統(tǒng)賬號(hào)的安全性和有效性。3.用戶應(yīng)妥善保管自己的賬號(hào)密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)異常，應(yīng)及時(shí)通知信息管理部門進(jìn)行處理。（二）數(shù)據(jù)錄入規(guī)范1.各部門操作人員應(yīng)按照規(guī)定的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)格式，在ERP系統(tǒng)中準(zhǔn)確錄入各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)錄入應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得隨意修改或刪除已錄入的數(shù)據(jù)。2.對(duì)于重復(fù)或批量的數(shù)據(jù)錄入，可采用系統(tǒng)提供的導(dǎo)入功能進(jìn)行操作，但在導(dǎo)入前必須確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和格式一致性。導(dǎo)入數(shù)據(jù)后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保無(wú)誤。3.在錄入數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)則和邏輯關(guān)系。例如，生產(chǎn)訂單的數(shù)量應(yīng)與銷售訂單的數(shù)量相匹配，庫(kù)存數(shù)量的增減應(yīng)符合實(shí)際出入庫(kù)情況等。（三）業(yè)務(wù)流程操作1.各部門應(yīng)按照公司制定的數(shù)碼印花業(yè)務(wù)流程，在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行規(guī)范操作。例如，銷售訂單的處理應(yīng)從接單、審核、下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)單到發(fā)貨確認(rèn)等環(huán)節(jié)依次進(jìn)行，每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)在系統(tǒng)中準(zhǔn)確記錄和跟蹤。2.在業(yè)務(wù)流程操作過(guò)程中，如遇到問(wèn)題或需要變更流程，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，并在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的記錄和處理，確保業(yè)務(wù)流程的順暢進(jìn)行。3.操作人員應(yīng)熟練掌握ERP系統(tǒng)的各項(xiàng)功能和操作方法，提高工作效率。對(duì)于系統(tǒng)操作中出現(xiàn)的疑問(wèn)或困難，應(yīng)及時(shí)向信息管理部門尋求幫助。（四）系統(tǒng)查詢與報(bào)表生成1.各部門根據(jù)工作需要，可在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢和統(tǒng)計(jì)分析。查詢條件應(yīng)明確、合理，確保查詢結(jié)果的準(zhǔn)確性和有用性。2.信息管理部門應(yīng)根據(jù)公司管理要求，定期生成各類報(bào)表，并確保報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。報(bào)表格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于各部門使用和分析。3.對(duì)于系統(tǒng)生成的報(bào)表，各部門應(yīng)認(rèn)真分析和利用，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。如發(fā)現(xiàn)報(bào)表數(shù)據(jù)存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋給信息管理部門進(jìn)行核實(shí)和處理。四、數(shù)據(jù)安全與保密（一）數(shù)據(jù)備份1.信息管理部門應(yīng)制定完善的數(shù)據(jù)備份策略，定期對(duì)ERP系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份方式可采用磁帶備份、磁盤(pán)陣列備份、云存儲(chǔ)備份等多種方式相結(jié)合，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。2.數(shù)據(jù)備份應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間間隔內(nèi)進(jìn)行，如每天、每周或每月等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的位置，并定期進(jìn)行檢查和測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.在進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)、維護(hù)或出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)操作，以保證業(yè)務(wù)的連續(xù)性?；謴?fù)數(shù)據(jù)后，應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)證。（二）數(shù)據(jù)安全防護(hù)1.信息管理部門應(yīng)采取有效的安全防護(hù)措施，防止ERP系統(tǒng)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全威脅。例如，安裝防火墻、殺毒軟件、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全軟件，并定期進(jìn)行更新和維護(hù)。2.對(duì)系統(tǒng)用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，根據(jù)崗位職責(zé)設(shè)置不同的操作權(quán)限，避免越權(quán)操作導(dǎo)致的數(shù)據(jù)泄露或損壞。3.加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)服務(wù)器的管理和維護(hù)，確保服務(wù)器的穩(wěn)定運(yùn)行。定期對(duì)服務(wù)器進(jìn)行巡檢，檢查硬件設(shè)備狀態(tài)、系統(tǒng)日志等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理潛在的安全隱患。（三）數(shù)據(jù)保密措施1.嚴(yán)格限制對(duì)ERP系統(tǒng)中涉及公司機(jī)密數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和處理相關(guān)數(shù)據(jù)。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的數(shù)據(jù)，如客戶信息、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、生產(chǎn)工藝等，在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中被竊取或篡改。3.員工在使用ERP系統(tǒng)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的數(shù)據(jù)保密制度，不得將公司機(jī)密數(shù)據(jù)泄露給外部人員。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露情況，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)（一）日常維護(hù)1.信息管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，包括服務(wù)器性能監(jiān)控、系統(tǒng)日志檢查、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)測(cè)試等。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行清理和優(yōu)化，刪除無(wú)用的數(shù)據(jù)和文件，釋放系統(tǒng)資源，提高系統(tǒng)運(yùn)行速度和穩(wěn)定性。3.及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的各類問(wèn)題和故障，對(duì)于一般性問(wèn)題應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)解決，對(duì)于復(fù)雜問(wèn)題應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行分析和處理，并記錄問(wèn)題處理過(guò)程和結(jié)果。（二）系統(tǒng)升級(jí)1.根據(jù)ERP系統(tǒng)供應(yīng)商發(fā)布的升級(jí)信息和公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，信息管理部門應(yīng)制定系統(tǒng)升級(jí)計(jì)劃。升級(jí)計(jì)劃應(yīng)包括升級(jí)時(shí)間、升級(jí)內(nèi)容、升級(jí)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及應(yīng)對(duì)措施等。2.在系統(tǒng)升級(jí)前，應(yīng)進(jìn)行充分的測(cè)試和驗(yàn)證工作，確保升級(jí)后的系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，不影響公司業(yè)務(wù)的開(kāi)展。測(cè)試內(nèi)容應(yīng)包括功能測(cè)試、性能測(cè)試、數(shù)據(jù)兼容性測(cè)試等。3.系統(tǒng)升級(jí)過(guò)程中，應(yīng)密切關(guān)注升級(jí)進(jìn)度和系統(tǒng)狀態(tài)，及時(shí)處理出現(xiàn)的問(wèn)題。升級(jí)完成后，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行全面檢查和驗(yàn)收，確保升級(jí)成功。同時(shí)，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉升級(jí)后的系統(tǒng)功能和操作方法。六、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.信息管理部門應(yīng)根據(jù)公司員工對(duì)ERP系統(tǒng)的掌握程度和業(yè)務(wù)需求，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間安排等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)知識(shí)、操作技能、業(yè)務(wù)流程等方面，根據(jù)不同崗位的需求進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。例如，生產(chǎn)部門重點(diǎn)培訓(xùn)生產(chǎn)模塊的操作，銷售部門重點(diǎn)培訓(xùn)銷售訂單管理等。3.培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)操指導(dǎo)等多種方式相結(jié)合，以提高培訓(xùn)效果。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開(kāi)展培訓(xùn)工作，確保培訓(xùn)的順利進(jìn)行。培訓(xùn)講師應(yīng)具備豐富的ERP系統(tǒng)知識(shí)和實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)，能夠深入淺出地講解培訓(xùn)內(nèi)容。2.在培訓(xùn)過(guò)程中，應(yīng)注重與學(xué)員的互動(dòng)交流，及時(shí)解答學(xué)員提出的問(wèn)題。同時(shí)，應(yīng)要求學(xué)員認(rèn)真做好培訓(xùn)記錄，以便后續(xù)復(fù)習(xí)和鞏固。3.對(duì)于新員工入職培訓(xùn)，應(yīng)將ERP系統(tǒng)培訓(xùn)作為重要內(nèi)容之一，使其盡快熟悉公司業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)操作方法，融入工作環(huán)境。（三）考核評(píng)估1.建立ERP系統(tǒng)培訓(xùn)考核機(jī)制，對(duì)參加培訓(xùn)的員工進(jìn)行考核評(píng)估?？己朔绞娇刹捎美碚摽荚嚒?shí)際操作考核等多種方式相結(jié)合。2.考核內(nèi)容應(yīng)包括ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)知識(shí)、操作技能、業(yè)務(wù)流程應(yīng)用等方面，確保員工對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度。3.對(duì)于考核合格的員工，頒發(fā)相應(yīng)的培訓(xùn)合格證書(shū)；對(duì)于考核不合格的員工，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)考或重新培訓(xùn)，直至考核合格為止。將員工的ERP系統(tǒng)培訓(xùn)考核結(jié)果與績(jī)效