工程公司辦公室管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范工程公司辦公室工作流程，提高工作效率，確保各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于工程公司辦公室全體工作人員，以及與辦公室工作相關(guān)的其他部門和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保各項工作合法合規(guī)。2.高效協(xié)作原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，加強部門間協(xié)作與溝通。3.服務(wù)至上原則：以服務(wù)公司各部門和員工為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的后勤保障。4.規(guī)范管理原則：建立健全各項規(guī)章制度，實現(xiàn)辦公室工作的規(guī)范化、制度化。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）辦公室組織架構(gòu)辦公室設(shè)主任一名，副主任若干名，下設(shè)行政、人事、財務(wù)、后勤等崗位。（二）各崗位職責(zé)1.辦公室主任職責(zé)全面負責(zé)辦公室的日常管理工作，制定工作計劃并組織實施。協(xié)調(diào)辦公室與其他部門之間的工作關(guān)系，確保各項工作順利進行。負責(zé)公司重要文件的審核、簽發(fā)，以及重要會議的組織和安排。監(jiān)督辦公室各項工作的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。代表辦公室與外部單位進行溝通和協(xié)調(diào)，維護公司良好形象。2.行政崗位職責(zé)負責(zé)公司文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作。安排公司會議、活動的場地布置、會議記錄等工作。管理公司辦公用品、設(shè)備的采購、發(fā)放和維護。負責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用和管理。協(xié)助主任做好公司的接待工作。3.人事崗位職責(zé)制定公司人力資源規(guī)劃，組織人員招聘、培訓(xùn)、考核等工作。負責(zé)員工勞動合同的簽訂、續(xù)簽、解除等手續(xù)辦理。核算員工工資、福利，辦理社會保險、公積金等業(yè)務(wù)。建立員工檔案，記錄員工基本信息、工作業(yè)績、培訓(xùn)情況等。處理員工關(guān)系，協(xié)調(diào)解決員工之間的矛盾和問題。4.財務(wù)崗位職責(zé)負責(zé)公司財務(wù)預(yù)算的編制、執(zhí)行和監(jiān)控。審核公司各項費用報銷，確保費用支出合理合規(guī)。編制財務(wù)報表，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報財務(wù)狀況。管理公司資金，合理安排資金使用，確保資金安全。協(xié)助審計部門開展內(nèi)部審計工作。5.后勤崗位職責(zé)負責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)等工作。管理公司食堂、宿舍等后勤設(shè)施，為員工提供良好的生活保障。做好公司水電、空調(diào)等設(shè)備的日常維護和管理。負責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的報廢處理。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和公司政策要求。文件起草完成后，由部門負責(zé)人審核簽字，送辦公室統(tǒng)一編號。2.文件審核辦公室收到文件后，對文件格式、內(nèi)容等進行審核。對于重要文件，需提交辦公室主任審核，必要時送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.文件印發(fā)文件審核通過后，辦公室按照規(guī)定格式進行排版、打印，并加蓋公司公章。文件印發(fā)后，由辦公室負責(zé)登記、編號，并按照規(guī)定范圍進行傳閱。4.文件歸檔文件傳閱完畢后，由辦公室負責(zé)將文件整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（二）會議管理1.會議計劃辦公室定期收集各部門的會議需求，制定公司月度會議計劃。會議計劃應(yīng)明確會議名稱、時間、地點、參會人員、會議議程等內(nèi)容。2.會議通知根據(jù)會議計劃，辦公室提前發(fā)送會議通知，通知應(yīng)包括會議的基本信息和參會要求。對于重要會議，需提前電話確認參會人員是否能夠按時參加。3.會議組織會議組織人員應(yīng)提前到達會議現(xiàn)場，做好會議準備工作，如布置會場、準備會議資料等。會議期間，組織人員應(yīng)做好會議記錄，記錄會議主要內(nèi)容、討論結(jié)果和決議事項。4.會議紀要會議結(jié)束后，辦公室應(yīng)及時整理會議紀要，經(jīng)會議主持人審核簽字后發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。會議紀要應(yīng)明確會議主要內(nèi)容、決議事項、責(zé)任部門和完成時間等。（三）辦公用品管理1.需求申請各部門根據(jù)工作需要填寫辦公用品需求申請表，注明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。需求申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后提交辦公室。2.采購審批辦公室收到需求申請表后，對辦公用品的需求進行審核，根據(jù)庫存情況確定是否需要采購。對于金額較大的辦公用品采購，需提交辦公室主任審批，必要時送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購執(zhí)行辦公室根據(jù)審批結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購過程中應(yīng)嚴格按照合同約定執(zhí)行，確保辦公用品的質(zhì)量和價格合理。4.驗收發(fā)放辦公用品到貨后，辦公室組織相關(guān)人員進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續(xù)。各部門根據(jù)需求申請表到辦公室領(lǐng)取辦公用品，領(lǐng)取時需簽字確認。（四）車輛管理1.車輛調(diào)度辦公室根據(jù)公司工作需要，統(tǒng)一調(diào)度車輛。用車部門提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等信息。辦公室根據(jù)車輛使用情況和申請時間，合理安排車輛，并及時通知用車部門。2.車輛使用駕駛員應(yīng)嚴格按照用車申請表上的時間、地點和事由使用車輛，不得擅自改變行車路線和用途。駕駛員在出車前應(yīng)檢查車輛狀況，確保車輛安全性能良好。車輛使用過程中，駕駛員應(yīng)遵守交通規(guī)則，文明駕駛，確保行車安全。3.車輛維護辦公室負責(zé)制定車輛維護計劃，定期對車輛進行保養(yǎng)和維修。駕駛員發(fā)現(xiàn)車輛故障應(yīng)及時報告辦公室，辦公室安排維修人員進行維修。車輛維修費用報銷時，需提供維修清單和發(fā)票，經(jīng)辦公室主任審核簽字后報銷。4.車輛安全管理駕駛員應(yīng)定期參加交通安全培訓(xùn)，提高安全意識。車輛應(yīng)配備必要的安全設(shè)備，如滅火器、急救箱等。辦公室定期對車輛進行安全檢查，確保車輛安全性能符合要求。（五）接待管理1.接待申請公司各部門因工作需要接待外部單位人員時，應(yīng)提前填寫接待申請表，注明接待對象、時間、地點、事由等信息。接待申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后提交辦公室。2.接待安排辦公室根據(jù)接待申請表，制定接待方案，明確接待規(guī)格、接待流程、陪同人員等。接待方案經(jīng)辦公室主任審核簽字后組織實施。3.接待執(zhí)行接待人員應(yīng)按照接待方案做好接待工作，包括安排車輛接送、預(yù)訂酒店、安排餐飲等。接待過程中應(yīng)注重禮儀，展現(xiàn)公司良好形象。4.接待費用報銷接待工作結(jié)束后，接待人員應(yīng)及時整理接待費用清單，經(jīng)辦公室主任審核簽字后報銷。接待費用應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定的標準執(zhí)行，不得超支。四、人事管理（一）招聘與錄用1.招聘計劃辦公室根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和人力資源規(guī)劃，制定年度招聘計劃。招聘計劃應(yīng)明確招聘崗位、人數(shù)、任職要求、招聘時間等內(nèi)容。2.招聘渠道辦公室通過多種渠道進行招聘，如招聘網(wǎng)站、人才市場、校園招聘、內(nèi)部推薦等。對于重要崗位的招聘，可委托專業(yè)招聘機構(gòu)進行招聘。3.招聘流程發(fā)布招聘信息：辦公室在公司網(wǎng)站、招聘網(wǎng)站等平臺發(fā)布招聘信息。收集簡歷：辦公室收集應(yīng)聘人員的簡歷，并進行初步篩選。面試：辦公室組織面試，面試分為初試和復(fù)試，必要時可進行筆試。錄用決策：根據(jù)面試結(jié)果，辦公室提出錄用建議，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。錄用通知：辦公室向錄用人員發(fā)送錄用通知，辦理入職手續(xù)。（二）培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)計劃辦公室根據(jù)公司發(fā)展需求和員工培訓(xùn)需求，制定年度培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點等。2.培訓(xùn)實施辦公室按照培訓(xùn)計劃組織培訓(xùn)，培訓(xùn)方式包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等。培訓(xùn)過程中應(yīng)做好培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)講師、參加人員等。3.培訓(xùn)效果評估培訓(xùn)結(jié)束后，辦公室組織對培訓(xùn)效果進行評估，評估方式包括考試、問卷調(diào)查、實際操作等。根據(jù)評估結(jié)果，辦公室總結(jié)培訓(xùn)經(jīng)驗，提出改進措施，為后續(xù)培訓(xùn)提供參考。（三）考核與獎懲1.考核制度辦公室制定員工考核制度，明確考核標準、考核周期、考核方式等。員工考核分為月度考核、季度考核和年度考核，考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、工作能力等。2.考核實施各部門負責(zé)人負責(zé)對本部門員工進行考核，考核結(jié)果報辦公室匯總。辦公室對考核結(jié)果進行審核，并將考核結(jié)果反饋給員工本人。3.獎懲措施根據(jù)考核結(jié)果，辦公室對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵，獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升等。對考核不合格的員工，辦公室視情況給予警告、罰款、降職、辭退等處罰。（四）勞動合同管理1.合同簽訂辦公室在員工入職一個月內(nèi)，與員工簽訂勞動合同。勞動合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括工作內(nèi)容、工作地點、工作時間、勞動報酬、社會保險、福利待遇等。2.合同續(xù)簽勞動合同期滿前，辦公室提前一個月通知員工是否續(xù)簽勞動合同。員工同意續(xù)簽的，辦公室辦理續(xù)簽手續(xù)；員工不同意續(xù)簽的，辦公室辦理離職手續(xù)。3.合同解除員工提出解除勞動合同的，應(yīng)提前三十天以書面形式通知公司。公司提出解除勞動合同的，應(yīng)按照法律法規(guī)和勞動合同的約定辦理相關(guān)手續(xù)。五、財務(wù)管理（一）預(yù)算管理1.預(yù)算編制辦公室每年年底組織各部門編制下一年度財務(wù)預(yù)算。各部門根據(jù)本部門的工作任務(wù)和業(yè)務(wù)需求，編制本部門的預(yù)算草案，包括收入預(yù)算、成本預(yù)算、費用預(yù)算等。辦公室對各部門的預(yù)算草案進行匯總、審核，形成公司年度財務(wù)預(yù)算草案，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.預(yù)算執(zhí)行公司各部門應(yīng)嚴格按照批準的財務(wù)預(yù)算執(zhí)行，確保預(yù)算目標的實現(xiàn)。辦公室定期對預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。3.預(yù)算調(diào)整在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算的，各部門應(yīng)提出預(yù)算調(diào)整申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整金額。辦公室對預(yù)算調(diào)整申請進行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進行調(diào)整。（二）費用報銷1.報銷流程員工發(fā)生費用支出后，應(yīng)及時填寫費用報銷單，注明費用發(fā)生的時間、地點、事由、金額等信息。費用報銷單經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，送辦公室審核。辦公室審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，員工到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。2.報銷標準公司制定費用報銷標準，明確各項費用的報銷范圍、報銷比例、報銷限額等。員工應(yīng)嚴格按照報銷標準進行費用報銷，不得超標準報銷。（三）資金管理1.資金計劃辦公室每月初根據(jù)公司經(jīng)營情況和資金需求，編制月度資金計劃。月度資金計劃應(yīng)明確資金收入、資金支出、資金余額等情況。2.資金使用公司資金應(yīng)按照資金計劃合理使用，確保資金安全。重大資金支出需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.資金安全財務(wù)部門應(yīng)加強資金安全管理，定期對資金進行盤點和核對。嚴格執(zhí)行資金審批制度，確保資金使用合法合規(guī)。六、后勤管理（一）環(huán)境衛(wèi)生管理1.辦公區(qū)域衛(wèi)生各部門負責(zé)本部門辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生，每天進行清掃和整理。辦公室定期組織對辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生進行檢查，對不符合要求的部門進行督促整改。2.公共區(qū)域衛(wèi)生辦公室負責(zé)公司公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生，包括走廊、樓梯、電梯、衛(wèi)生間等。公共區(qū)域衛(wèi)生應(yīng)每天進行清掃和消毒，保持整潔衛(wèi)生。（二）安全保衛(wèi)管理1.安全制度辦公室制定公司安全保衛(wèi)制度，明確安全責(zé)任、安全措施、安全檢查等內(nèi)容。公司各部門應(yīng)嚴格遵守安全保衛(wèi)制度，確保公司安全。2.人員出入管理公司設(shè)立門禁系統(tǒng)，嚴格控制人員出入。外來人員進入公司應(yīng)進行登記，經(jīng)被訪人員同意后方可進入。3.安全檢查辦公室定期組織對公司進行安全檢查，檢查內(nèi)容包括消防設(shè)施、電氣設(shè)備、門窗等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行整改。（三）食堂管理1.食堂衛(wèi)生食堂應(yīng)保持環(huán)境衛(wèi)生整潔，定期進行消毒和清潔。食堂工作人員應(yīng)持健康證上崗，遵守食品衛(wèi)生安全規(guī)定。2.食品采購食堂食品采購應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保食品質(zhì)量安全。食品采購應(yīng)建立臺賬，記錄食品名稱、數(shù)量、價格、供應(yīng)商等信息。3.餐飲服務(wù)食堂應(yīng)提供營養(yǎng)均衡、口味多樣的餐飲服務(wù)，滿足員工的需求。食堂應(yīng)定期征求員工意見，不斷改進餐飲服務(wù)質(zhì)量。（四）宿舍管理1.宿舍衛(wèi)生員工應(yīng)保持宿舍環(huán)境衛(wèi)生整潔，定期進行清掃和整理。宿舍管理人員應(yīng)定期對宿舍進行檢查，對不符合要求的宿舍進行督促整改。