攀枝花合同歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同歸檔工作，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高合同管理水平，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于攀枝花公司各類合同的歸檔管理，包括但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合同檔案由公司指定的部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)合同檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露，確保公司商業(yè)秘密和合法權(quán)益不受侵害。4.便于利用原則：合同檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、合同歸檔管理職責(zé)（一）合同管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、履行等全過程管理。2.按照本制度的要求，及時(shí)將合同相關(guān)資料整理、歸檔，并移交檔案管理部門。3.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清理和核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)合同檔案的接收、整理、保管、查閱、借閱等工作。2.建立健全合同檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。3.對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，編制檔案目錄，便于查詢和利用。4.負(fù)責(zé)合同檔案的安全保管，采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案安全。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)積極配合合同管理部門和檔案管理部門的工作，及時(shí)提供合同相關(guān)資料。2.在合同簽訂、履行過程中，應(yīng)妥善保管好各自產(chǎn)生的合同資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。三、合同歸檔范圍（一）合同文本包括合同的正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。（二）合同相關(guān)資料1.合同審批表、審批意見、會(huì)簽單等審批文件。2.合同談判記錄、往來信函、傳真、電子郵件等相關(guān)文件。3.合同履行過程中的各類文件，如發(fā)貨單、驗(yàn)收單、對(duì)賬單、付款憑證等。4.合同糾紛處理過程中的相關(guān)文件，如起訴狀、答辯狀、判決書、調(diào)解書等。5.其他與合同有關(guān)的文件資料。四、合同歸檔流程（一）合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將合同文本及相關(guān)資料整理齊全。（二）合同管理部門對(duì)整理好的合同資料進(jìn)行初步審核，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。審核無誤后，填寫《合同檔案移交清單》，一式兩份，一份留存，一份隨合同資料一并移交檔案管理部門。（三）檔案管理部門收到合同資料后，按照本制度的要求進(jìn)行再次審核。審核通過后，對(duì)合同資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，并將合同資料存入檔案庫(kù)。（四）檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同檔案的編號(hào)、名稱、簽訂日期、保管期限等信息，便于查詢和管理。五、合同檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)合同檔案按照業(yè)務(wù)類型、合同性質(zhì)等進(jìn)行分類，具體分類如下：1.采購(gòu)合同類：包括原材料采購(gòu)合同、設(shè)備采購(gòu)合同、辦公用品采購(gòu)合同等。2.銷售合同類：包括產(chǎn)品銷售合同、服務(wù)銷售合同等。3.租賃合同類：包括房屋租賃合同、設(shè)備租賃合同等。4.服務(wù)合同類：包括技術(shù)服務(wù)合同、咨詢服務(wù)合同、勞務(wù)合同等。5.技術(shù)合同類：包括技術(shù)開發(fā)合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)咨詢合同、技術(shù)服務(wù)合同等。6.其他合同類：除上述合同類型以外的其他合同。（二）編號(hào)規(guī)則合同檔案編號(hào)采用“年份+合同類別代碼+順序號(hào)”的方式編制，具體如下：1.年份：采用公元紀(jì)年，取合同簽訂年份的后兩位數(shù)字。2.合同類別代碼：根據(jù)合同分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用兩位大寫字母表示各類合同，如“CG”表示采購(gòu)合同，“XS”表示銷售合同等。3.順序號(hào)：按照合同歸檔的先后順序，從001開始依次編號(hào)。例如，2023年簽訂的第一份采購(gòu)合同，編號(hào)為“23CG001”。（三）裝訂要求1.合同文本及相關(guān)資料應(yīng)按照順序排列整齊，采用A4紙張規(guī)格。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有散頁、掉頁現(xiàn)象。3.裝訂時(shí)應(yīng)在左側(cè)或左上角裝訂，不得影響文件的查閱和使用。（四）編目要求1.合同檔案應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、保管期限、頁數(shù)等信息。2.檔案目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨合同檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)存放。六、合同檔案保管（一）保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)合同的性質(zhì)、重要程度等因素確定，具體如下：1.涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、長(zhǎng)期合作等的合同，保管期限為[X]年。2.一般合同的保管期限為[X]年。3.短期合同（履行期限在一年以內(nèi)的合同）的保管期限為[X]年。（二）保管方式1.合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)中，檔案庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.合同檔案應(yīng)分類存放，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)于電子合同檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。（三）保管期限屆滿的處理合同檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門提出銷毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。七、合同檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的合同檔案，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，并將合同檔案交付借閱人員。借閱人員應(yīng)出具本人有效身份證件，并在借閱登記簿上簽字確認(rèn)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案查閱與借閱登記簿，詳細(xì)記錄查閱與借閱的日期、人員姓名、部門、查閱或借閱的合同檔案編號(hào)、查閱或借閱理由、歸還日期等信息。查閱與借閱記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與合同檔案保管期限相同。八、合同檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同檔案的保密管理，制定嚴(yán)格的保密制度，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，確保檔案信息的安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露合同檔案中的任何信息。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自將合同檔案提供給外部單位或個(gè)人查閱、借閱。（二）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守合同檔案保密制度，對(duì)在工作中接觸到的合同檔案信息予以保密。2.因工作需要查閱、借閱合同檔案的人員，應(yīng)嚴(yán)格按照本制度的規(guī)定進(jìn)行操作，不得泄露檔案信息。如因違反保密制度給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.檔案管理人員如有違反保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，直至解除勞動(dòng)合同。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。九、監(jiān)督與檢查（一）公司定期對(duì)合同歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同歸檔管理制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容