研發(fā)部生產文件管理制度一、總則（一）目的為加強研發(fā)部生產文件的管理，確保文件的準確性、完整性和可追溯性，規(guī)范研發(fā)生產活動，提高工作效率，保證產品質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于研發(fā)部所有與生產相關文件的管理，包括但不限于產品設計圖紙、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)范、技術標準等。（三）職責分工1.研發(fā)部經理負責全面領導和管理研發(fā)部生產文件的管理工作。審批重要生產文件的制定、修訂和廢止。2.文件管理員負責生產文件的分類、編號、歸檔、保管和發(fā)放等日常管理工作。定期對文件進行清查、核對，確保文件的完整性和準確性。協(xié)助相關人員進行文件的制定、修訂和審核工作。3.文件起草人根據(jù)研發(fā)生產需求，負責起草相關生產文件。對所起草文件的準確性、完整性和可操作性負責。4.文件審核人對起草的文件進行審核，確保文件符合相關法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司要求。提出審核意見，協(xié)助起草人對文件進行修改完善。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.產品設計文件：包括產品設計圖紙、技術要求、設計計算書等，用于指導產品的研發(fā)設計。2.工藝文件：如工藝流程卡、工藝規(guī)程、作業(yè)指導書等，規(guī)定了產品的加工制造過程。3.檢驗文件：包含檢驗規(guī)范、檢驗報告、質量標準等，用于對產品質量進行檢驗和控制。4.操作規(guī)程：針對研發(fā)生產設備、儀器等制定的操作方法和步驟。5.技術標準：公司內部制定的各類技術標準，如原材料標準、半成品標準等。（二）文件編號1.文件編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式為：[部門代碼][文件類別代碼][年份][流水號]。部門代碼：研發(fā)部代碼為“RD”。文件類別代碼：按照上述文件分類，分別用“SD”（產品設計文件）、“GY”（工藝文件）、“JY”（檢驗文件）、“CZ”（操作規(guī)程）、“JB”（技術標準）表示。年份：文件制定或修訂的年份，取公元紀年的后兩位數(shù)字。流水號：按照文件制定或修訂的先后順序依次編號，從001開始。3.示例：RDSD23005，表示研發(fā)部2023年制定的第5份產品設計文件。三、文件的制定與修訂（一）制定原則1.文件應符合國家相關法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司的發(fā)展戰(zhàn)略和質量管理體系要求。2.內容應準確、完整、清晰、易懂，具有可操作性，能夠有效指導研發(fā)生產活動。3.充分考慮文件的前瞻性和適應性，便于在實際工作中進行調整和完善。（二）制定流程1.需求提出研發(fā)項目負責人、生產部門、質量部門等根據(jù)工作需要，提出文件制定需求。填寫《文件制定申請表》，詳細說明文件名稱、制定目的、適用范圍、主要內容等。2.起草文件管理員根據(jù)《文件制定申請表》，指定文件起草人。起草人按照相關要求和格式，進行文件的起草工作。起草過程中應充分收集相關資料，進行必要的調研和分析。3.審核起草完成后，文件起草人將文件提交給文件審核人進行審核。審核人按照職責對文件的內容、格式、準確性等進行全面審核。審核通過后，在文件審核欄簽字確認；如存在問題，提出修改意見，返回起草人進行修改。4.批準審核通過的文件，由研發(fā)部經理進行批準。研發(fā)部經理對文件的整體質量和適用性進行最終審查，批準后在文件批準欄簽字。（三）修訂管理1.當文件所依據(jù)的法律法規(guī)、行業(yè)標準發(fā)生變化，或者公司的產品、工藝、設備等發(fā)生重大變更，導致原文件不再適用時，應及時對文件進行修訂。2.文件修訂的流程與制定流程相同，由相關部門或人員提出修訂申請，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂的原因、內容等。3.修訂后的文件應重新進行審核和批準，確保修訂后的文件符合要求。4.文件修訂后，文件管理員應及時更新文件的版本號，并在文件封面和相關記錄中注明修訂日期和修訂內容。四、文件的發(fā)放與回收（一）發(fā)放范圍1.根據(jù)工作需要，確定文件的發(fā)放范圍。發(fā)放范圍通常包括研發(fā)部相關人員、生產部門、質量部門、采購部門、倉庫等。2.對于涉及公司機密的文件，應嚴格控制發(fā)放范圍，按照公司保密制度的規(guī)定進行發(fā)放。（二）發(fā)放流程1.文件起草人或文件管理員根據(jù)批準的文件，填寫《文件發(fā)放登記表》，詳細記錄文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放份數(shù)、發(fā)放日期等信息。2.將文件發(fā)放給相關部門或人員，并要求接收人在《文件發(fā)放登記表》上簽字確認。3.文件發(fā)放應確保及時、準確，避免因文件發(fā)放不及時影響工作進度。（三）回收管理1.當文件作廢、修訂或不再使用時，文件管理員應及時通知相關部門或人員回收文件。2.回收的文件應進行標識和登記，填寫《文件回收登記表》，記錄文件名稱、編號、回收部門、回收日期等信息。3.對于作廢文件，應按照公司文件銷毀制度的規(guī)定進行銷毀處理，確保文件信息的安全。五、文件的保管與借閱（一）保管要求1.文件管理員應設立專門的文件保管場所，配備必要的文件柜、文件夾等保管設備，確保文件的妥善存放。2.文件應分類存放，標識清晰，便于查找和使用。對于電子文件，應進行備份存儲，并建立電子文件索引目錄，方便檢索。3.定期對文件進行清查、整理，檢查文件的完整性和保存狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.做好文件保管場所的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保文件的安全。（二）借閱管理1.因工作需要借閱文件的人員，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.文件管理員對《文件借閱申請表》進行審核，批準后將文件借給借閱人，并要求借閱人在《文件借閱登記表》上簽字確認。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得擅自復印、轉借、涂改或遺失。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期滿，借閱人應及時歸還文件。文件管理員對歸還的文件進行檢查，確認文件無損壞、遺失等情況后，在《文件借閱登記表》上注明歸還日期。六、文件的保密管理（一）保密原則1.研發(fā)部生產文件涉及公司的技術秘密和商業(yè)秘密，必須嚴格保密，防止文件信息泄露。2.所有接觸文件的人員應遵守公司的保密制度，履行保密義務。（二）保密措施1.對涉及機密的文件，應在文件封面加蓋“機密”標識，并明確保密級別和保密期限。2.限制文件的查閱和使用范圍，只有經過授權的人員才能查閱和使用機密文件。3.在文件的傳遞、存儲過程中，應采取加密、物理隔離等安全措施，確保文件信息的安全。4.對離職人員，應及時收回其持有的機密文件，并進行清查核對，防止文件流失。5.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，定期對保密制度的執(zhí)行情況進行檢查和評估。七、文件的銷毀（一）銷毀條件1.文件已作廢且不再具有保存價值。2.文件因法律法規(guī)、行業(yè)標準變更等原因，需要進行銷毀處理。3.文件涉及的項目已結束，且無后續(xù)使用需求。（二）銷毀流程1.文件管理員填寫《文件銷毀申請表》，詳細說明文件名稱、編號、銷毀原因等信息。2.經研發(fā)部經理批準后，由文件管理員組織實施文件銷毀工作。3.文件銷毀可采用粉碎、焚燒等方式進行，確保文件信息無法恢復。4.在文