駐所檢察室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強駐所檢察室檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮檔案在檢察工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合駐所檢察室工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于駐所檢察室在履行法律監(jiān)督職責過程中形成的各類檔案，包括但不限于檢察文書、工作記錄、案件材料、會議紀要、統計報表等。（三）基本原則1.集中統一管理原則駐所檢察室檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實準確原則檔案內容必須真實反映駐所檢察室的工作實際，數據準確，手續(xù)完備。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、使用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組成立以駐所檢察室主任為組長，各業(yè)務部門負責人為成員的檔案管理領導小組。領導小組負責審定檔案管理工作計劃、制度，協調解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統計工作。2.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。3.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為檢察工作提供服務。4.定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現問題及時處理。5.參加檔案業(yè)務培訓，不斷提高業(yè)務水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.駐所檢察室辦理的各類案件材料，包括立案決定書、起訴書、判決書、裁定書等。2.對看守所監(jiān)管活動進行監(jiān)督的相關記錄，如檢察日志、談話記錄、糾正違法通知書等。3.與看守所及相關部門的往來文件、函件。4.會議記錄、工作計劃、總結、統計報表等內部文件。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各業(yè)務部門在工作結束后，應及時將辦理案件過程中形成的材料收集齊全，移交檔案管理人員。2.收集的檔案材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范。3.對破損、褪色的檔案材料應進行修復或復制。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時間、內容等因素進行分類。一般可分為案件檔案、監(jiān)管檢察檔案、綜合檔案等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂將整理好的檔案材料按照順序進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.案件辦結后，承辦人應在一個月內將案件材料整理歸檔。2.其他文件材料應在次年上半年歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的檔案材料進行審核，確保符合歸檔要求。2.將審核后的檔案材料按照編號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面和脊背信息。3.將檔案盒放入檔案柜中，并在檔案柜上標明檔案類別和存放位置。（三）保管期限1.永久保管（1）上級機關頒發(fā)的屬于駐所檢察室主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重要文件。（2）駐所檢察室制定的重要規(guī)章制度。（3）具有長遠利用價值的案件材料。2.長期保管（1）一般案件的訴訟檔案。（2）重要的監(jiān)管檢察記錄。（3）年度工作計劃、總結等。3.短期保管（1）一般性文件材料。（2）臨時性的統計報表等。（四）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定標準。2.檔案柜應堅固耐用，排列整齊，便于查找。3.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全的介質上。4.定期對檔案進行檢查，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本院工作人員因工作需要查閱檔案。2.相關單位因工作需要查閱檔案，并經駐所檢察室主任批準。3.案件當事人及其代理人、辯護人因訴訟需要查閱檔案，并經駐所檢察室主任批準。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內容等信息。2.本院工作人員查閱檔案，需經所在部門負責人同意。3.相關單位查閱檔案，需持單位介紹信，并經駐所檢察室主任批準。4.案件當事人及其代理人、辯護人查閱檔案，需持有效證件和相關法律文書，并經駐所檢察室主任批準。（三）查閱方式1.檔案管理人員應在指定地點提供檔案查閱服務，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱檔案時，應使用檔案管理人員提供的工具，不得在檔案上涂改、標記、污損。3.如需復印檔案材料，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行復印。（四）利用反饋查閱檔案后，查閱人員應填寫《檔案利用效果反饋表》，對檔案的利用價值、查閱服務等方面提出意見和建議。檔案管理人員應及時整理分析反饋意見，不斷改進檔案管理工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由駐所檢察室主任擔任組長，檔案管理人員和相關業(yè)務部門負責人為成員。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，應予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理人員定期對到期檔案進行清理，提出銷毀意見，報檔案鑒定小組審核。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐卷審查，確定是否符合銷毀條件。3.對符合銷毀條件的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，經駐所檢察室主任批準后進行銷毀。（四）銷毀方法1.檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。2.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀徹底。3.銷毀完畢后，在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期、方式等信息，并由監(jiān)銷人簽字。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立駐所檢察室檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數字化處理1.對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案。掃描分辨率應不低于300dpi，圖像清晰、完整。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，確保圖像質量。3.對電子檔案進行分類、編號、著錄，建立電子檔案數據庫。（三）信息系統功能1.檔案錄入功能實現檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等。2.檢索功能提供多種檢索方式，如按關鍵詞、日期、檔案編號等進行檢索，方便快捷地查找檔案信息。3.借閱管理功能記錄檔案借閱情況，包括借閱人姓名、單位、借閱日期、歸還日期等，實現借閱流程的信息化管理。4.統計分析功能對檔案的數量、類別、保管期限等進行統計分析，為檔案管理決策提供數據支持。（