記錄制度及文件管理制度總則目的為了加強(qiáng)公司記錄與文件的有效管理，確保各類(lèi)記錄和文件的完整性、準(zhǔn)確性、安全性與可追溯性，規(guī)范公司運(yùn)營(yíng)流程，提高工作效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有部門(mén)及員工在日常工作中涉及的記錄生成、收集、整理、存儲(chǔ)、使用、銷(xiāo)毀以及文件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、歸檔、保管等相關(guān)管理活動(dòng)。相關(guān)定義1.記錄：指公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的能夠反映工作過(guò)程和結(jié)果的各種信息載體，包括但不限于表格、報(bào)告、憑證、單據(jù)、臺(tái)賬等紙質(zhì)或電子形式的資料。2.文件：指公司為規(guī)范管理、指導(dǎo)工作而制定的具有一定約束力的各類(lèi)書(shū)面材料，如規(guī)章制度、操作規(guī)程、通知、決議、合同等。管理原則1.真實(shí)性原則：記錄和文件應(yīng)如實(shí)反映實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)、可靠，不得虛構(gòu)或篡改。2.完整性原則：記錄和文件應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)方面，保證信息的完整無(wú)缺，避免遺漏重要內(nèi)容。3.規(guī)范性原則：記錄和文件的格式、內(nèi)容、編號(hào)、簽字等應(yīng)符合公司統(tǒng)一的規(guī)范要求，便于管理和查詢(xún)。4.安全性原則：采取必要的安全措施，確保記錄和文件的存儲(chǔ)、傳輸安全，防止信息泄露、丟失或損壞。5.可追溯性原則：記錄和文件應(yīng)具有清晰的標(biāo)識(shí)和索引，便于在需要時(shí)能夠快速、準(zhǔn)確地追溯和查詢(xún)相關(guān)信息。記錄管理制度記錄的生成1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要，明確本部門(mén)各類(lèi)記錄的格式和內(nèi)容要求，并制定相應(yīng)的記錄模板。記錄模板應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、易于填寫(xiě)，能夠準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)鍵信息。2.員工在進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地填寫(xiě)相關(guān)記錄，確保記錄內(nèi)容與實(shí)際情況一致。填寫(xiě)記錄應(yīng)使用鋼筆、簽字筆或按照電子記錄的填寫(xiě)規(guī)范進(jìn)行操作，字跡清晰、工整，不得隨意涂改。如確需修改，應(yīng)采用劃線(xiàn)更正法，并在修改處簽字或蓋章注明修改日期。3.對(duì)于重要的業(yè)務(wù)記錄，如財(cái)務(wù)報(bào)表、合同協(xié)議等，應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)人員的審核和確認(rèn)，確保記錄的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。記錄的收集與整理1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)記錄的收集工作，定期（每周或每月）將本部門(mén)員工填寫(xiě)的記錄進(jìn)行收集和整理。2.收集到的記錄應(yīng)按照類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立清晰的索引和目錄，便于查找和管理。對(duì)于紙質(zhì)記錄，應(yīng)裝訂成冊(cè)，并在封面注明記錄名稱(chēng)、所屬期間、保管部門(mén)等信息；對(duì)于電子記錄，應(yīng)建立相應(yīng)的文件夾和子文件夾進(jìn)行存儲(chǔ)，并設(shè)置合理的文件名和標(biāo)簽。記錄的存儲(chǔ)1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的記錄存儲(chǔ)場(chǎng)所，如檔案室、文件柜等，確保記錄的安全存儲(chǔ)。存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.對(duì)于紙質(zhì)記錄，應(yīng)按照分類(lèi)整理后的順序存放在相應(yīng)的文件柜或檔案盒中，并在柜外或盒外標(biāo)明記錄的類(lèi)別和存放范圍。對(duì)于電子記錄，應(yīng)采用光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)更新和維護(hù)。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪(fǎng)問(wèn)和使用相關(guān)記錄。3.記錄的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況確定。一般情況下，重要記錄的存儲(chǔ)期限不少于[X]年，普通記錄的存儲(chǔ)期限不少于[X]年。對(duì)于超過(guò)存儲(chǔ)期限的記錄，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。記錄的使用1.公司員工因工作需要查閱或使用記錄時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《記錄查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到記錄保管部門(mén)辦理查閱手續(xù)。記錄保管人員應(yīng)按照規(guī)定的程序提供相關(guān)記錄，并做好查閱登記工作。2.查閱記錄時(shí)，應(yīng)遵守記錄保管部門(mén)的相關(guān)規(guī)定，不得隨意涂改、損壞記錄。如需復(fù)制記錄，應(yīng)經(jīng)記錄保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的記錄應(yīng)與原件具有同等的法律效力。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的記錄，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的保密制度進(jìn)行管理，未經(jīng)授權(quán)不得擅自對(duì)外提供或泄露。記錄的銷(xiāo)毀1.對(duì)于超過(guò)存儲(chǔ)期限或因其他原因需要銷(xiāo)毀的記錄，應(yīng)由記錄保管部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀記錄時(shí)，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保記錄信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)督，并在《記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。3.銷(xiāo)毀記錄的相關(guān)資料，如《記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》等，應(yīng)作為檔案進(jìn)行保存，保存期限不少于[X]年。文件管理制度文件的起草1.公司各部門(mén)根據(jù)工作需要，負(fù)責(zé)起草相關(guān)文件。文件起草人員應(yīng)深入了解公司的戰(zhàn)略目標(biāo)、業(yè)務(wù)流程和管理要求，確保文件內(nèi)容具有針對(duì)性和可操作性。2.文件起草應(yīng)遵循公司的文件格式規(guī)范，包括字體、字號(hào)、排版、頁(yè)眉頁(yè)腳等要求。文件內(nèi)容應(yīng)條理清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔。3.文件起草完成后，起草人員應(yīng)進(jìn)行自我審核，檢查文件內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，格式是否規(guī)范，是否符合公司的相關(guān)規(guī)定和要求。文件的審核與批準(zhǔn)1.文件起草完成后，應(yīng)提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)從文件的內(nèi)容、格式、合規(guī)性等方面進(jìn)行全面審核，提出修改意見(jiàn)和建議。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)簽，征求各部門(mén)的意見(jiàn)和建議。會(huì)簽過(guò)程中，各部門(mén)應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出合理的修改意見(jiàn)，并在會(huì)簽單上簽字確認(rèn)。3.經(jīng)過(guò)審核和會(huì)簽修改后的文件，應(yīng)提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件的重要程度和影響范圍，對(duì)文件進(jìn)行最終審批。對(duì)于重要文件，還應(yīng)提交公司管理層會(huì)議進(jìn)行討論和決策。文件的發(fā)布1.經(jīng)批準(zhǔn)后的文件，應(yīng)由文件起草部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)布。文件發(fā)布應(yīng)采用正式的方式進(jìn)行，如內(nèi)部發(fā)文、公告欄張貼、電子郵件等，并明確文件的生效日期。2.文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)同時(shí)提供文件的紙質(zhì)版和電子版，確保公司員工能夠及時(shí)獲取和查閱相關(guān)文件。對(duì)于重要文件，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，確保文件內(nèi)容得到有效貫徹和執(zhí)行。3.文件發(fā)布后，應(yīng)及時(shí)更新公司的文件清單和索引，確保文件的可查詢(xún)性和可追溯性。文件的歸檔1.文件發(fā)布后，文件起草部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將文件的紙質(zhì)版和電子版原件提交給公司檔案室進(jìn)行歸檔。歸檔的文件應(yīng)包括文件正文、附件、審批單、會(huì)簽單等相關(guān)資料。2.檔案室收到文件后，應(yīng)按照文件的類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)整理，并建立相應(yīng)的檔案目錄和索引。對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)裝訂成冊(cè)，并在封面注明文件名稱(chēng)、文號(hào)、發(fā)布日期、保管期限等信息；對(duì)于電子文件，應(yīng)建立相應(yīng)的文件夾和子文件夾進(jìn)行存儲(chǔ)，并設(shè)置合理的文件名和標(biāo)簽。3.文件的歸檔期限應(yīng)根據(jù)文件的重要程度和使用頻率確定。一般情況下，重要文件應(yīng)在發(fā)布后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，普通文件應(yīng)在發(fā)布后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。文件的保管1.公司檔案室應(yīng)負(fù)責(zé)文件的保管工作，確保文件的安全存儲(chǔ)和有效管理。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)按照分類(lèi)整理后的順序存放在相應(yīng)的文件柜或檔案盒中，并在柜外或盒外標(biāo)明文件的類(lèi)別和存放范圍。對(duì)于電子文件，應(yīng)采用光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)更新和維護(hù)。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪(fǎng)問(wèn)和使用相關(guān)文件。3.文件的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況確定。一般情況下，重要文件的保管期限不少于[X]年，普通文件的保管期限不少于[X]年。對(duì)于超過(guò)保管期限的文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。文件的修訂與廢止1.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和管理要求的變化，公司應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行評(píng)估和修訂。文件修訂的提出可以由文件起草部門(mén)、使用部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況提出，填寫(xiě)《文件修訂申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行修訂。2.文件修訂應(yīng)按照文件起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布的程序進(jìn)行，確保修訂后的文件符合公司的相關(guān)規(guī)定和要求。修訂后的文件應(yīng)注明修訂日期和修訂內(nèi)容，并及時(shí)通知相關(guān)人員。3.對(duì)于因業(yè)務(wù)調(diào)整、法律法規(guī)變更等原因不再適用的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行廢止。文件廢止應(yīng)由文件起草部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《文件廢止申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，發(fā)布文件廢止通知，并在公司文件清單和索引中進(jìn)行標(biāo)注。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.公司應(yīng)建立健全記錄和文件管理的監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各部門(mén)的記錄和文件管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.公司審計(jì)部門(mén)或內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)記錄和文件管理工作進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)和監(jiān)督，檢查記錄和文件的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性和安全性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)和建議。檢查內(nèi)容1.記錄和文件的生成、收集、整理、存儲(chǔ)、使用、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.記錄和文件的格式、內(nèi)容、編號(hào)、簽字等是否規(guī)范，是否具有可追溯性。3.記錄和文件的存儲(chǔ)場(chǎng)所是否安全可靠，是否具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。4.記錄和文件的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限設(shè)置是否合理，是否存在信息泄露、丟失或損壞的情況。5.各部門(mén)對(duì)記錄和文件管理工作的重視程度和執(zhí)行情況，是否存在違規(guī)操作和管理不善的問(wèn)題。檢查頻率公司對(duì)記錄和文件管理工作的檢查頻率應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定，一般每年不少于[X]次。對(duì)于重要部門(mén)和關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，應(yīng)適當(dāng)增加檢查頻率。整改措施1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)制定整改措施，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改目標(biāo)，并認(rèn)真組織實(shí)施。2.整改完成后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)向公司審計(jì)部門(mén)或內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)提交整改報(bào)告，經(jīng)審核通過(guò)后，方可視為整改完成。獎(jiǎng)懲措施獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)于在記錄和文件管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。具體獎(jiǎng)勵(lì)方式包括頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)金、晉升等。2.表現(xiàn)突出的情形包括但不限于：嚴(yán)格遵守記錄和文件管理制度，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保記錄和文件的準(zhǔn)確、完整、安全；積極提出改進(jìn)記錄和文件管理工作的建議和措施，取得顯著成效；在記錄和文件管理工作中發(fā)現(xiàn)重大問(wèn)題，避免了公司的損失等。懲罰1.對(duì)于違反記錄和文件管理制度的部門(mén)和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。具體處罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等。2.違反制度的情形包括但不限于：故意虛構(gòu)或篡改記錄