污水廠整套文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)污水廠文件管理，確保文件的有效控制，保證生產(chǎn)運(yùn)營、技術(shù)管理、安全環(huán)保等各項(xiàng)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于污水廠內(nèi)部所有文件的管理，包括但不限于生產(chǎn)運(yùn)行記錄、技術(shù)資料、安全環(huán)保文件、行政文件等。（三）職責(zé)分工1.綜合管理部門負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)文件的統(tǒng)一編號、分類、歸檔和保管。負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、傳閱、借閱和銷毀等日常管理工作。2.各部門負(fù)責(zé)本部門文件的起草、審核、會簽和發(fā)放。負(fù)責(zé)本部門文件的整理、保管和定期移交。按照規(guī)定使用和查閱文件，確保文件的安全和完整。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.生產(chǎn)運(yùn)行類：包括生產(chǎn)操作規(guī)程、運(yùn)行記錄、水質(zhì)監(jiān)測報(bào)告等。2.技術(shù)資料類：如工藝流程圖、設(shè)備說明書、技術(shù)改造方案等。3.安全環(huán)保類：安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、環(huán)境監(jiān)測報(bào)告等。4.行政文件類：通知、報(bào)告、請示、會議紀(jì)要等。（二）文件編號1.文件編號采用統(tǒng)一格式，由部門代碼、年份、順序號組成。2.部門代碼：按照各部門名稱首字母縮寫設(shè)定，如綜合管理部為ZH，生產(chǎn)技術(shù)部為SC，安全環(huán)保部為AQ等。3.年份：取文件形成年份的后兩位數(shù)字，如2023年為23。4.順序號：按照文件形成的先后順序依次編排，從001開始。5.示例：綜合管理部2023年第5號文件編號為ZH23005。三、文件的起草與審核（一）起草要求1.文件起草應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言規(guī)范，符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.明確文件的目的、適用范圍、職責(zé)、工作流程和要求等關(guān)鍵要素。3.涉及多個部門的文件，應(yīng)充分征求相關(guān)部門意見，確保文件的可行性和協(xié)調(diào)性。（二）審核流程1.部門內(nèi)部審核：文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容符合本部門工作實(shí)際和要求。2.跨部門審核：涉及多個部門的文件，需經(jīng)相關(guān)部門會簽審核。會簽部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見，如無異議則簽字確認(rèn)。3.綜合審核：重要文件由綜合管理部門進(jìn)行綜合審核，審核內(nèi)容包括文件格式、編號、內(nèi)容完整性等，確保文件符合制度要求。4.批準(zhǔn)發(fā)布：經(jīng)審核通過的文件，由分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布。四、文件的發(fā)布與發(fā)放（一）發(fā)布方式1.文件以紙質(zhì)版和電子版兩種形式發(fā)布。重要文件應(yīng)同時發(fā)布紙質(zhì)版和電子版，確保相關(guān)人員能夠及時獲取。2.電子版文件應(yīng)存儲在指定的服務(wù)器文件夾中，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，方便員工查閱。（二）發(fā)放范圍1.根據(jù)文件的性質(zhì)和適用范圍，確定文件的發(fā)放對象。發(fā)放對象應(yīng)涵蓋相關(guān)部門、崗位和人員，確保文件能夠傳達(dá)至需要執(zhí)行的人員手中。2.文件發(fā)放應(yīng)進(jìn)行登記，記錄發(fā)放日期、文件名稱、編號、發(fā)放對象等信息，以便跟蹤和查詢。五、文件的使用與保管（一）使用要求1.員工應(yīng)按照規(guī)定權(quán)限使用文件，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露文件內(nèi)容。2.文件使用過程中應(yīng)妥善保管，不得隨意涂改、損壞或丟失。如有損壞或丟失，應(yīng)及時向綜合管理部門報(bào)告，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.對于涉及機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，采取加密存儲、專人保管等措施，防止文件泄露。（二）保管職責(zé)1.綜合管理部門負(fù)責(zé)建立文件檔案室，集中保管各類文件。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保文件的安全存儲。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的保管，定期對文件進(jìn)行整理和歸檔，確保文件的完整性和有序性。3.文件保管人員應(yīng)定期對文件進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對文件數(shù)量和狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并處理。六、文件的借閱與歸還（一）借閱流程1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門審批。3.綜合管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，登記借閱文件的相關(guān)信息，并將文件交借閱人。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還文件時，借閱人應(yīng)確保文件完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。3.綜合管理部門在收到歸還文件后，應(yīng)進(jìn)行核對和簽收，確認(rèn)文件歸還情況。七、文件的修訂與廢止（一）修訂原因1.法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，導(dǎo)致文件內(nèi)容需要更新。2.生產(chǎn)工藝、設(shè)備設(shè)施等發(fā)生變更，原文件相關(guān)內(nèi)容不再適用。3.在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)文件存在缺陷或漏洞，需要進(jìn)行修訂完善。（二）修訂流程1.文件修訂申請由相關(guān)部門或人員提出，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂原因、修訂內(nèi)容等。2.《文件修訂申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，交綜合管理部門。3.綜合管理部門組織相關(guān)人員對修訂申請進(jìn)行評審，確定修訂方案。4.文件修訂完成后，按照文件起草與審核流程進(jìn)行審核、批準(zhǔn)和發(fā)布。（三）廢止處理1.文件因修訂后不再適用或其他原因需要廢止的，由綜合管理部門發(fā)布廢止通知。2.廢止文件應(yīng)及時從文件發(fā)放清單中刪除，并從檔案室中取出，進(jìn)行妥善保管或銷毀。3.對于已廢止但仍具有參考價(jià)值的文件，應(yīng)在文件上加蓋“廢止”章，并注明廢止日期，以便查閱時識別。八、文件的歸檔與銷毀（一）歸檔要求1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將文件整理歸檔，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.歸檔文件應(yīng)按照分類和編號順序進(jìn)行排列，編制文件目錄，便于查找和檢索。3.歸檔文件應(yīng)一式兩份，一份交檔案室保管，一份由承辦部門留存?zhèn)洳?。（二）銷毀流程1.文件銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，由綜合管理部門提出銷毀申請，填寫《文件銷毀申請表》。2.《文件銷毀申請表》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。3.銷毀文件時，應(yīng)確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)，可采用粉碎、