機關文印室使用管理制度一、總則（一）目的為加強機關文印室的規(guī)范化管理，提高文印工作效率和質量，確保文印工作安全、有序進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于機關各部門在文印室進行的文件打印、復印、裝訂等相關文印工作。（三）基本原則1.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保文件內容不泄露，保障機關信息安全。2.高效服務原則：以服務機關工作為宗旨，及時、準確地完成文印任務，提高工作效率。3.規(guī)范操作原則：規(guī)范文印設備的使用流程和操作方法，確保文印質量。4.節(jié)約資源原則：合理使用紙張、油墨等耗材，降低文印成本。二、文印室管理職責（一）文印室工作人員職責1.負責文印設備的日常操作、維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行。2.按照工作要求，及時、準確地完成文件打印、復印、裝訂等任務。3.對文印文件進行整理、分類和歸檔，妥善保管文件資料。4.嚴格遵守保密制度，不得泄露文件內容。5.協(xié)助機關各部門做好文印工作的相關事宜，提供必要的技術支持和服務。（二）文印室負責人職責1.全面負責文印室的管理工作，制定工作計劃和管理制度，并組織實施。2.協(xié)調文印室與機關各部門的工作關系，確保文印工作順利進行。3.監(jiān)督文印室工作人員的工作情況，定期對工作質量和效率進行檢查和評估。4.負責文印設備的采購、更新和報廢等工作，合理配置資源。5.組織文印室工作人員參加業(yè)務培訓，提高業(yè)務水平和綜合素質。三、文印設備管理（一）設備采購與配備1.根據(jù)機關工作需要，合理配置文印設備，包括打印機、復印機、一體機、裝訂機等。2.采購文印設備時，應選擇質量可靠、性能穩(wěn)定、節(jié)能環(huán)保的產品，并嚴格按照采購程序進行操作。3.對新購置的文印設備進行驗收，確保設備型號、規(guī)格、數(shù)量等符合合同要求，同時檢查設備的外觀、性能等是否完好。（二）設備登記與建檔1.建立文印設備臺賬，詳細記錄設備的名稱、型號、規(guī)格、購置時間、使用部門、維護保養(yǎng)情況等信息。2.為每臺文印設備建立檔案，包括設備說明書、保修卡、維修記錄、操作手冊等資料，以便于設備的管理和維護。（三）設備使用與操作1.文印設備由專人負責操作，操作人員應經過專業(yè)培訓，熟悉設備的性能和操作方法。2.操作人員在使用設備前，應檢查設備是否正常，如有故障應及時報告并維修。3.嚴格按照設備操作規(guī)程進行操作，不得擅自更改設備參數(shù)和設置，確保設備安全運行。4.在設備使用過程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況應立即停機，并采取相應的措施進行處理，嚴禁設備帶故障運行。（四）設備維護與保養(yǎng)1.制定文印設備維護保養(yǎng)計劃，定期對設備進行清潔、潤滑、調試等維護保養(yǎng)工作，確保設備性能良好。2.按照設備說明書的要求，定期更換設備的耗材，如墨盒、硒鼓、紙張等，保證文印質量。3.對設備進行定期檢查和維護時，應做好記錄，包括維護時間、維護內容、更換的耗材等信息。4.如設備出現(xiàn)故障，應及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修，并填寫設備維修記錄，記錄故障現(xiàn)象、維修時間、維修內容等信息。（五）設備報廢與更新1.文印設備達到報廢年限或因損壞無法修復時，由文印室負責人提出報廢申請，經機關領導批準后進行報廢處理。2.報廢設備應按照相關規(guī)定進行處理，嚴禁隨意丟棄，確保環(huán)保和安全。3.根據(jù)機關工作需要和文印設備的使用情況，及時更新文印設備，提高文印工作效率和質量。四、文印工作流程（一）文件提交1.機關各部門需要文印的文件，應提前填寫《文印申請表》，注明文件名稱、份數(shù)、格式、緊急程度等信息，并提交給文印室。2.《文印申請表》應由部門負責人簽字確認，確保文件內容準確無誤。（二）文件審核1.文印室工作人員收到《文印申請表》后，應及時對文件進行審核，檢查文件內容是否完整、格式是否正確、簽字是否齊全等。2.如發(fā)現(xiàn)文件存在問題，應及時與提交部門溝通，要求其進行修改和完善。（三）文印操作1.根據(jù)文件審核情況，文印室工作人員按照要求進行文件打印、復印、裝訂等操作。2.在文印過程中，應注意文印質量，確保文件內容清晰、格式規(guī)范、裝訂整齊。3.對于重要文件或機密文件，應采取加密、專人保管等措施，確保文件安全。（四）文件領取1.文印工作完成后，文印室工作人員應及時通知提交部門領取文件。2.提交部門領取文件時，應在《文印登記表》上簽字確認，確保文件領取無誤。（五）文件存檔1.文印室工作人員應將文印過程中產生的文件資料進行整理、分類和歸檔，妥善保管。2.文件存檔應按照檔案管理的相關規(guī)定進行，確保文件資料的完整性和可查閱性。五、文印耗材管理（一）耗材采購1.根據(jù)文印設備的使用情況和耗材庫存，制定文印耗材采購計劃。2.文印耗材采購應選擇質量可靠、價格合理的供應商，并簽訂采購合同。3.采購文印耗材時，應嚴格按照采購程序進行操作，確保采購過程公開、透明、公正。（二）耗材驗收1.文印耗材到貨后，文印室工作人員應及時進行驗收，檢查耗材的型號、規(guī)格、數(shù)量等是否符合采購合同要求。2.對驗收合格的耗材進行入庫登記，并妥善保管；對驗收不合格的耗材，應及時與供應商聯(lián)系，要求其進行更換或退貨。（三）耗材使用1.文印室工作人員應按照文印設備的使用說明和操作規(guī)程，合理使用文印耗材，避免浪費。2.在使用耗材過程中，如發(fā)現(xiàn)質量問題或異常情況，應及時停止使用，并報告文印室負責人。（四）耗材庫存管理1.建立文印耗材庫存臺賬，詳細記錄耗材的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、出庫時間等信息。2.定期對文印耗材庫存進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或積壓等情況，應及時分析原因，并采取相應的措施進行處理。3.文印耗材庫存應保持合理的數(shù)量，避免因庫存過多或過少影響文印工作的正常進行。六、安全與保密管理（一）安全管理1.文印室應配備必要的安全設施，如滅火器、防盜門窗等，確保文印室的安全。2.文印室工作人員應增強安全意識，注意防火、防盜、防潮、防蟲等，確保文印設備和文件資料的安全。3.下班前，應關閉文印設備電源，關好門窗，檢查文印室的安全情況。（二）保密管理1.文印室工作人員應嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和機關保密制度，保守文件內容秘密。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的文件，應嚴格按照保密規(guī)定進行處理，嚴禁泄露。3.文印室內嚴禁無關人員進入，確因工作需要進入的，應經文印室負責人批準，并進行登記。4.文印設備應設置密碼保護，防止他人未經授權使用。5.文印過程中產生的廢紙、廢墨盒等廢棄物，應按照保密規(guī)定進行處理，嚴禁隨意丟棄。七、工作紀律與考核（一）工作紀律1.文印室工作人員應遵守機關的各項規(guī)章制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.工作時間應堅守崗位，不得擅自離崗、串崗或從事與工作無關的事情。3.嚴格遵守文印室的操作規(guī)程和管理制度，服從工作安排，認真完成各項工作任務。4.愛護文印設備和辦公用品，不得隨意損壞或浪費。（二）考核辦法1.建立文印室工作人員考核制度，對工作人員的工作表現(xiàn)、工作質量、工作效率等進行定期考核。2.考核內容包括工作態(tài)度、業(yè)務能力、工作業(yè)績、安全保密等方面。3.考核結果分為優(yōu)秀、合格、不