造價(jià)咨公司用印管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章以及其他業(yè)務(wù)專用章等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：明確不同層級(jí)人員在印章使用管理中的職責(zé)。3.審批備案原則：印章使用前必須經(jīng)過嚴(yán)格審批，并進(jìn)行備案登記。4.安全保密原則：確保印章存放和使用過程中的安全，防止印章被盜用、濫用或遺失。二、印章的刻制、啟用與廢止（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章時(shí)，由相關(guān)部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)公司綜合管理部統(tǒng)一辦理。2.綜合管理部負(fù)責(zé)與具有合法資質(zhì)的印章制作單位簽訂刻制合同，確保印章質(zhì)量符合相關(guān)要求。3.印章刻制完成后，綜合管理部應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)印章的名稱、規(guī)格、圖案等是否與申請(qǐng)表一致。驗(yàn)收合格后，填寫《印章啟用登記表》，注明啟用日期、使用范圍等信息。（二）印章啟用1.新印章啟用前，綜合管理部應(yīng)將印章啟用的相關(guān)信息以書面形式通知公司各部門，并在公司內(nèi)部公告欄進(jìn)行公示。2.印章啟用后，原相關(guān)印章同時(shí)廢止。廢止印章應(yīng)及時(shí)交回綜合管理部，并辦理印章廢止登記手續(xù)。（三）印章廢止1.因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要廢止印章時(shí)，由相關(guān)部門填寫《印章廢止申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交綜合管理部辦理廢止手續(xù)。2.綜合管理部對(duì)擬廢止的印章進(jìn)行審核確認(rèn)后，在《印章廢止登記表》上登記，并注明廢止日期、原因等信息。3.廢止的印章應(yīng)及時(shí)銷毀，銷毀過程必須有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。三、印章的保管（一）保管責(zé)任1.公司公章、合同專用章由綜合管理部指定專人保管；財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部指定專人保管；法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人保管；其他業(yè)務(wù)專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章保管制度，確保印章安全。如因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜用或?yàn)E用，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印章保管人員不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自委托他人代管印章。如因特殊情況需要委托他人代管，必須經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。3.印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并申請(qǐng)更換。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章主要用于以公司名義對(duì)外發(fā)布的文件、信函、報(bào)表、證明等；簽訂合同、協(xié)議等重要法律文件；辦理工商登記、稅務(wù)申報(bào)、銀行開戶等相關(guān)業(yè)務(wù)；以及其他需要加蓋公司公章的事項(xiàng)。2.合同專用章主要用于簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)文件。3.財(cái)務(wù)專用章主要用于辦理公司財(cái)務(wù)收支、結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)，如開具發(fā)票、支票、匯票等。4.法定代表人章主要用于辦理公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)業(yè)務(wù)，如簽署文件、合同等。5.其他業(yè)務(wù)專用章根據(jù)其用途，用于辦理特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的相關(guān)文件、證明等。（二）使用流程1.用印申請(qǐng)凡需使用印章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等信息?！队糜∩暾?qǐng)表》必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，涉及重要事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等，還需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。2.用印審核綜合管理部對(duì)《用印申請(qǐng)表》及相關(guān)文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核用印事項(xiàng)是否符合公司規(guī)定、文件內(nèi)容是否真實(shí)合法、審批手續(xù)是否齊全等。對(duì)于不符合規(guī)定或存在疑問的用印申請(qǐng)，綜合管理部應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通，要求其補(bǔ)充完善相關(guān)材料或作出說明。3.用印登記經(jīng)審核通過的用印申請(qǐng)，綜合管理部在用印前應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，填寫《用印登記表》，記錄用印日期、用印部門、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印人等信息。用印登記應(yīng)確保信息準(zhǔn)確、完整，以便日后查詢和追溯。4.印章使用印章保管人員應(yīng)按照審核批準(zhǔn)的《用印申請(qǐng)表》及《用印登記表》內(nèi)容進(jìn)行用印，確保印章使用的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。用印時(shí)，印章應(yīng)端正、清晰地加蓋在文件規(guī)定的位置上，不得模糊、重疊或遺漏。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因特殊情況需要先加蓋印章的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在蓋章后對(duì)空白部分進(jìn)行有效控制。5.用印后文件的處理用印后的文件應(yīng)及時(shí)返還申請(qǐng)部門或個(gè)人，并按照公司文件管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。涉及合同、協(xié)議等重要文件的，申請(qǐng)部門應(yīng)在文件履行完畢后，將原件交綜合管理部存檔。（三）特殊情況用印1.緊急情況下，如因時(shí)間緊迫無法按照正常流程辦理用印審批手續(xù)時(shí)，用印申請(qǐng)人應(yīng)電話請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用印時(shí)，用印申請(qǐng)人應(yīng)通過傳真、掃描等方式將《用印申請(qǐng)表》及相關(guān)文件發(fā)送給印章保管人員，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，由印章保管人員將印章郵寄給指定地點(diǎn)的用印人，并在郵寄單上注明用印事項(xiàng)、文件名稱等信息。用印人在收到印章后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行用印，并及時(shí)將用印后的文件寄回公司。五、印章使用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司印章使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)印章使用登記記錄進(jìn)行核對(duì)，確保印章使用流程規(guī)范、登記信息準(zhǔn)確。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)印章使用情況進(jìn)行不定期審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查印章使用的合法性、合規(guī)性以及審批手續(xù)的執(zhí)行情況。（二）檢查內(nèi)容1.印章使用是否符合規(guī)定的使用范圍和審批流程。2.《用印申請(qǐng)表》、《用印登記表》等相關(guān)記錄是否完整、準(zhǔn)確。3.印章保管是否安全，是否存在被盜用、濫用或遺失的情況。4.用印后的文件是否按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管和存檔。（三）問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查人員應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門或人員提出整改意見，并要求其限期整改。2.如發(fā)現(xiàn)印章使用存在違規(guī)行為，應(yīng)立即停止使用，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，依法依規(guī)追究法律責(zé)任。六、印章使用的風(fēng)險(xiǎn)防范（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.印章被盜用風(fēng)險(xiǎn)：由于印章保管不善或人員疏忽，導(dǎo)致印章被盜用，用于簽署虛假文件或合同，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或法律風(fēng)險(xiǎn)。2.印章濫用風(fēng)險(xiǎn)：未經(jīng)授權(quán)擅自使用印章，用于超出規(guī)定范圍的事項(xiàng)，可能引發(fā)公司內(nèi)部管理混亂或法律糾紛。3.印章保管風(fēng)險(xiǎn)：印章保管人員變動(dòng)時(shí)，交接手續(xù)不規(guī)范，導(dǎo)致印章丟失或失控。4.用印審批風(fēng)險(xiǎn)：用印審批流程不嚴(yán)格，存在審批把關(guān)不嚴(yán)的情況，可能導(dǎo)致不符合規(guī)定的文件加蓋印章。（二）風(fēng)險(xiǎn)防范措施1.加強(qiáng)印章保管安全措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置密碼鎖等，確保印章存放環(huán)境安全。2.定期對(duì)印章保管人員進(jìn)行安全教育和培訓(xùn)，提高其風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和責(zé)任心。3.嚴(yán)格執(zhí)行印章使用審批流程，加強(qiáng)對(duì)用印文件內(nèi)容的審核，確保文件真實(shí)合法。4.建立印章使用風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常用印情況。5.加強(qiáng)與公安機(jī)關(guān)等相關(guān)部門的溝通協(xié)作，一旦發(fā)現(xiàn)印章被盜用等情況