證券公司檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強證券公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，保障公司合法合規(guī)運營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)的檔案室管理工作，涵蓋各類業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、財務(wù)檔案等所有與公司經(jīng)營管理相關(guān)的檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立統(tǒng)一的檔案室，對各類檔案進行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：檔案的形成和管理應(yīng)遵循真實性、完整性要求，如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動和經(jīng)營管理情況。3.安全保密原則：加強檔案的安全防護和保密措施，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.有效利用原則：建立健全檔案利用機制，提高檔案的利用效率，為公司決策、業(yè)務(wù)開展和歷史研究提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案室管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一保管公司各類檔案，進行檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.開展檔案的統(tǒng)計工作，定期向上級主管部門報送檔案管理情況報表。5.負責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案實體安全。6.組織開展檔案利用工作，為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。7.對公司各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負責(zé)本部門各類檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.按照公司檔案管理規(guī)定，定期將整理好的檔案移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.根據(jù)工作需要，向檔案室提出檔案查閱、借閱申請，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行崗位職責(zé)。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、分類、編號、上架、保管等。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露和丟失。4.熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作，及時錄入和更新檔案信息。5.積極開展檔案利用服務(wù)工作，熱情接待檔案查閱、借閱人員，提供高效、準確的檔案信息。6.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案賬實相符。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、合同、協(xié)議、報表、記錄等資料。2.行政公文、會議紀要、工作計劃、總結(jié)報告等行政檔案。3.財務(wù)憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)檔案。4.人事檔案、員工培訓(xùn)資料、績效考核記錄等人力資源檔案。5.客戶資料、業(yè)務(wù)往來函件、市場調(diào)研報告等市場營銷檔案。6.其他與公司經(jīng)營管理相關(guān)的具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整地收集。2.檔案形成后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)移交至本部門檔案管理人員進行初步整理。3.對于重要檔案或涉及多個部門的檔案，應(yīng)加強溝通協(xié)調(diào)，確保檔案收集的全面性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素進行分類，一般可分為業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、財務(wù)檔案、人力資源檔案、市場營銷檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.排列：按照編號順序?qū)n案進行排列，確保檔案排列整齊有序。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案的檢索和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢并移交檔案室。2.對于重大業(yè)務(wù)項目或突發(fā)事件形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或事件處理完畢后[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類準確、編號清晰、排列有序、編目完整。2.檔案應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、檔案袋進行裝具，確保檔案的整齊美觀。3.歸檔時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認，明確檔案的移交數(shù)量、內(nèi)容等信息。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、定期[X]年、定期[X]年等。2.具體保管期限按照國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準執(zhí)行，同時結(jié)合公司實際情況進行確定。（四）保管措施1.檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。3.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案賬實相符。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案管理人員等組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行鑒定，逐卷逐件審查檔案的內(nèi)容和價值。2.對擬銷毀的檔案，填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.檔案鑒定工作小組對檔案銷毀清單進行審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。（四）銷毀實施1.經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案室負責(zé)組織實施銷毀工作。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認。4.檔案銷毀清單應(yīng)長期保存，作為檔案銷毀的憑證。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱檔案；外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或業(yè)務(wù)合作需要，經(jīng)公司批準后可查閱相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案查閱人員可在檔案室指定地點查閱檔案，查閱時應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字、檔案室負責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.檔案查閱、借閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案管理規(guī)定，愛護檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱檔案時，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.涉及公司機密的檔案，查閱、借閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索。3.系統(tǒng)功能模塊：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、利用等功能模塊，滿足檔案管理工作的全過程需求。4.數(shù)據(jù)安全管理：加強檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作，及時更新和維護檔案信息。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行檢查和維護，確保系統(tǒng)的正常運行。3.加強對檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量控制，確保數(shù)字化檔案的準確性和完整性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司內(nèi)部審計部門負責(zé)對檔案室管理工作進行定期監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司制度要求。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作的規(guī)范性。3.檔案管理信息系統(tǒng)的運行情況。