工會委員會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強工會委員會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，更好地服務工會工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工會委員會在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。工會委員會檔案由專人負責集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則。檔案內(nèi)容必須真實反映工會工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則。全面收集、整理工會工作中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及工會機密和職工個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門及人員職責1.工會委員會設立檔案管理崗位，配備專職或兼職檔案管理人員。檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉工會工作業(yè)務。2.檔案管理人員負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、統(tǒng)計等日常工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級領導匯報檔案管理工作情況。（二）各部門職責1.工會各部門負責本部門工作中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.在開展各項工作活動過程中，各部門應明確專人負責檔案資料的積累和保管，確保檔案資料的及時、完整收集。3.積極配合檔案管理部門做好檔案管理工作，按照要求提供相關檔案資料，協(xié)助檔案管理人員完成檔案的整理、歸檔等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級工會及有關部門下發(fā)的與工會工作相關的文件、通知、指示等。2.工會委員會制定的工作計劃、總結、報告、決議、規(guī)章制度等文件材料。3.工會組織建設、會員管理、職工代表大會等方面的檔案資料，包括會員登記表、會員證、職工代表名單、會議記錄等。4.工會開展的各類活動資料，如文體活動、勞動競賽、職工培訓、維權活動等，包括活動方案、通知、照片、視頻、獲獎名單等。5.工會財務檔案，如預算、決算報表，經(jīng)費收支憑證，固定資產(chǎn)臺賬等。6.工會與其他單位或部門的往來文件、合同協(xié)議、信函等。7.職工群眾的來信來訪記錄及處理結果。8.其他具有保存價值的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應在工作活動結束后及時將形成的檔案資料收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理部門。2.收集的檔案資料應保持原件完整，如有破損、褪色等情況，應進行修復或復制。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類整理。2.分類應科學合理，便于查找和利用，一般可分為黨群工作類、行政管理類、組織建設類、宣傳教育類、文體活動類、權益維護類、財務工作類等類別。3.每一類檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如黨群工作類可分為黨組織建設、黨員管理、思想政治工作等小類。4.對每份檔案資料進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。5.按照檔案整理順序，將檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明類別、年度、起止日期等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在次年第一季度將上一年度形成的檔案資料移交檔案管理部門歸檔。2.對于一些重大活動或緊急事項形成的檔案資料，應在活動結束或事項處理完畢后及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對各部門移交的檔案資料進行核對、檢查，確保檔案資料齊全、完整、整理規(guī)范。2.對符合歸檔要求的檔案資料進行編目、裝訂，裝入檔案盒，并在檔案盒上加蓋歸檔章。3.將歸檔后的檔案資料按照分類順序上架存放，建立檔案檢索目錄，便于查詢和利用。（三）保管期限1.工會檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為3年、5年、10年。2.永久保管的檔案主要包括工會委員會的重要文件、決議、規(guī)章制度，涉及職工權益的重大事項處理結果，財務決算報表等。3.定期保管的檔案根據(jù)其重要程度和利用價值確定保管期限，期滿后經(jīng)鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定程序進行銷毀。（四）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.工會內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱工會檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)工會委員會領導批準后，方可查閱。涉及機密檔案的，還需按照國家保密規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門查閱檔案時，檔案管理人員應根據(jù)查閱申請表提供相應的檔案資料，并做好查閱登記，記錄查閱時間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印、拍照等，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用服務1.檔案管理部門應積極主動地為工會工作和職工群眾提供檔案利用服務，根據(jù)查閱人員的需求，及時、準確地提供相關檔案資料。2.對于一些重要的檔案資料，檔案管理人員可根據(jù)實際情況進行整理、編研，形成專題資料，為工會領導決策和工作開展提供參考依據(jù)。3.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用需求和利用效果，不斷改進檔案管理工作，提高檔案服務水平。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.工會委員會定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由工會領導、檔案管理人員及相關部門負責人組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，檔案鑒定小組應逐卷逐件進行登記，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)工會委員會領導批準后，方可進行檔案銷毀。2.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同負責實施。監(jiān)銷人員應對檔案銷毀過程進行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。3.檔案銷毀完畢后，檔案管理人員和監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.逐步實現(xiàn)工會檔案管理的信息化，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.建立完善的工會檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。（二）數(shù)字化處理1.對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.對掃描后的電子文件進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.定期對電子檔案進行備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息系統(tǒng)管理1.加強工會檔案信息管理系統(tǒng)的維護和管