行政部公司證照管理制度一、總則（一）目的為加強公司證照管理，規(guī)范證照的申請、審批、保管、使用、年檢、變更、注銷等流程，保障公司合法合規(guī)運營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類證照的管理，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書、許可證、榮譽證書等。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保證照管理合法合規(guī)。2.專人專管原則：指定專人負責證照的管理工作，明確職責，確保責任落實。3.安全保密原則：加強證照的安全保管，防止證照丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.高效使用原則：優(yōu)化證照使用流程，提高證照使用效率，保障公司業(yè)務(wù)順利開展。二、證照分類及管理職責（一）證照分類1.營業(yè)執(zhí)照類：包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照副本等。2.稅務(wù)登記類：包括稅務(wù)登記證、一般納稅人資格證書等。3.組織機構(gòu)代碼類：包括組織機構(gòu)代碼證、代碼IC卡等。4.資質(zhì)證書類：如建筑企業(yè)資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營資質(zhì)證書等。5.許可證類：如食品經(jīng)營許可證、藥品經(jīng)營許可證、危險化學品經(jīng)營許可證等。6.榮譽證書類：如企業(yè)獲得的各類政府獎項、行業(yè)榮譽證書等。（二）管理職責1.行政部負責制定和完善公司證照管理制度，并組織實施。統(tǒng)一歸口管理公司各類證照，建立證照管理臺賬，記錄證照的基本信息、領(lǐng)取時間、有效期、年檢情況等。負責證照的申請、審批、領(lǐng)取、保管、使用、年檢、變更、注銷等具體工作。定期對證照進行清查盤點，確保賬證相符。加強與相關(guān)政府部門的溝通協(xié)調(diào)，及時了解證照管理政策法規(guī)的變化，為公司提供咨詢服務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門負責本部門所需證照的申請資料準備，并提交行政部審核。配合行政部做好證照的年檢、變更、注銷等工作，提供相關(guān)證明材料。在業(yè)務(wù)活動中，按照規(guī)定正確使用公司證照，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證照。發(fā)現(xiàn)證照丟失、損壞等情況，及時通知行政部，并協(xié)助采取補救措施。3.財務(wù)部負責涉及證照辦理、年檢、變更等費用的審核與支付。配合行政部做好證照管理工作，提供財務(wù)相關(guān)資料。三、證照申請與審批（一）申請流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，確定需要申請的證照類型，并填寫《證照申請表》，詳細說明申請理由、所需資料等。2.將《證照申請表》及相關(guān)申請資料提交至行政部。3.行政部對申請資料進行初審，審核資料的完整性、準確性和合規(guī)性。如發(fā)現(xiàn)資料不全或不符合要求，及時通知業(yè)務(wù)部門補充或修改。（二）審批流程1.行政部初審通過后，將《證照申請表》及申請資料提交至公司分管領(lǐng)導審批。2.分管領(lǐng)導根據(jù)公司實際情況和業(yè)務(wù)需求，對申請事項進行審批。如同意申請，在《證照申請表》上簽署審批意見；如不同意申請，應(yīng)說明理由。3.經(jīng)分管領(lǐng)導審批通過后，行政部方可正式向相關(guān)政府部門提交申請。四、證照領(lǐng)取與保管（一）領(lǐng)取1.行政部安排專人負責證照的領(lǐng)取工作。領(lǐng)取時，應(yīng)攜帶有效身份證件及相關(guān)領(lǐng)取憑證，確保領(lǐng)取過程合法合規(guī)。2.領(lǐng)取證照后，仔細核對證照內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)證照信息有誤或存在其他問題，及時與發(fā)證機關(guān)聯(lián)系更正。（二）保管1.行政部應(yīng)設(shè)立專門的證照保管室或保險柜，用于存放公司各類證照。保管室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設(shè)施。2.證照應(yīng)分類存放，并建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)包括證照掃描件、相關(guān)申請資料、年檢記錄等；紙質(zhì)檔案應(yīng)按照證照類別和時間順序進行整理歸檔，便于查閱。3.定期對證照進行清查盤點，確保賬證相符。如發(fā)現(xiàn)證照丟失、損壞等情況，應(yīng)立即報告公司領(lǐng)導，并采取相應(yīng)的補救措施。4.嚴格限制無關(guān)人員進入證照保管室，確因工作需要進入的，須經(jīng)行政部負責人批準，并進行登記。五、證照使用（一）使用范圍公司證照僅限在公司經(jīng)營活動、業(yè)務(wù)往來、資質(zhì)申報、項目投標等相關(guān)工作中使用，不得用于其他非公司業(yè)務(wù)目的。（二）使用流程1.業(yè)務(wù)部門因工作需要使用證照時，填寫《證照使用申請表》，注明使用事由、使用期限、使用地點等。2.將《證照使用申請表》提交至行政部審核。3.行政部審核通過后，報公司分管領(lǐng)導審批。4.經(jīng)分管領(lǐng)導審批同意后，行政部方可將證照提供給業(yè)務(wù)部門使用。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的使用期限內(nèi)歸還證照，并在《證照使用登記表》上簽字確認。（三）使用要求1.業(yè)務(wù)部門使用證照時，應(yīng)確保證照的安全，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證照。2.使用完畢后，應(yīng)及時將證照歸還行政部，不得留存或自行保管。3.如因業(yè)務(wù)需要長期借用證照的，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并簽訂《證照借用協(xié)議》，明確借用期限、雙方責任等事項。六、證照年檢與變更（一）年檢1.行政部應(yīng)提前了解各類證照的年檢時間和要求，制定年檢計劃，并通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門準備年檢資料。2.業(yè)務(wù)部門按照年檢要求，整理并提交年檢資料，包括年度報告、財務(wù)報表、審計報告、人員資質(zhì)證明等。3.行政部對業(yè)務(wù)部門提交的年檢資料進行初審，審核無誤后，在規(guī)定的時間內(nèi)將年檢資料報送至相關(guān)政府部門。4.配合政府部門做好年檢工作，如接受現(xiàn)場檢查、提供補充資料等。如年檢通過，及時領(lǐng)取年檢合格標識；如年檢不通過，應(yīng)按照政府部門要求進行整改，并重新提交年檢申請。（二）變更1.當公司名稱、法定代表人、經(jīng)營范圍、注冊資本等登記事項發(fā)生變更時，行政部應(yīng)及時辦理證照變更手續(xù)。2.業(yè)務(wù)部門根據(jù)變更事項，準備相關(guān)變更資料，如股東會決議、公司章程修正案、營業(yè)執(zhí)照副本原件等。3.將變更資料提交至行政部審核，行政部審核通過后，報公司分管領(lǐng)導審批。4.經(jīng)分管領(lǐng)導審批同意后，行政部向相關(guān)政府部門提交變更申請，并按照要求辦理變更手續(xù)。5.變更完成后，及時領(lǐng)取新的證照，并對證照管理臺賬和檔案進行更新。七、證照注銷（一）注銷情形1.公司因合并、分立、破產(chǎn)、解散等原因終止經(jīng)營的，應(yīng)及時辦理證照注銷手續(xù)。2.證照有效期屆滿，不再延續(xù)的。3.因其他原因需要注銷證照的。（二）注銷流程1.業(yè)務(wù)部門提出證照注銷申請，填寫《證照注銷申請表》，說明注銷原因，并提交相關(guān)證明材料。2.行政部對注銷申請及證明材料進行審核，審核通過后，報公司分管領(lǐng)導審批。3.經(jīng)分管領(lǐng)導審批同意后，行政部按照相關(guān)政府部門的要求，辦理證照注銷手續(xù)。4.注銷完成后，對證照管理臺賬和檔案進行清理，并將注銷情況進行記錄。八、證照遺失與補辦（一）遺失處理1.如發(fā)現(xiàn)證照遺失，行政部應(yīng)立即報告公司領(lǐng)導，并采取以下措施：在公司內(nèi)部發(fā)布遺失聲明，通知各部門注意防范風險。向發(fā)證機關(guān)掛失，并申請補辦。配合發(fā)證機關(guān)進行調(diào)查，提供相關(guān)證明材料。2.因證照遺失給公司造成損失的，追究相關(guān)責任人的責任。（二）補辦流程1.行政部按照發(fā)證機關(guān)要求，準備補辦證照所需資料，如掛失證明、申請報告、營業(yè)執(zhí)照副本復印件等。2.將補辦資料提交至發(fā)證機關(guān)審核，審核通過后，繳納補辦費用。3.按照發(fā)證機關(guān)規(guī)定的時間和方式領(lǐng)取補辦后的證照，并對證照管理臺賬和檔案進行更新。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部定期對公司證照管理情況進行自查，檢查內(nèi)容包括證照的申請、審批、保管、使用、年檢、變更、注銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改，并將整