研發(fā)部相關(guān)資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)研發(fā)部相關(guān)資料的管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、保密性和可追溯性，提高研發(fā)工作效率，保障公司知識產(chǎn)權(quán)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司研發(fā)部所有與研發(fā)活動相關(guān)的資料管理，包括但不限于研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)資料等。（三）基本原則1.合法性原則：資料管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保公司在合法合規(guī)的框架內(nèi)開展研發(fā)工作。2.完整性原則：涵蓋研發(fā)活動全過程所產(chǎn)生的各類資料，保證資料的全面性和系統(tǒng)性。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映研發(fā)工作的實(shí)際情況。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的資料，防止信息泄露。5.可追溯性原則：能夠清晰追溯資料的來源、流轉(zhuǎn)過程和使用情況，便于查詢和審計(jì)。二、資料分類與編號（一）資料分類1.項(xiàng)目文檔類項(xiàng)目立項(xiàng)申請書：包括項(xiàng)目背景、目標(biāo)、預(yù)期成果、預(yù)算等內(nèi)容。項(xiàng)目計(jì)劃與進(jìn)度安排：明確項(xiàng)目各階段的時間節(jié)點(diǎn)、任務(wù)分工等。項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)報告：記錄實(shí)驗(yàn)過程、結(jié)果分析等。項(xiàng)目總結(jié)報告：對項(xiàng)目整體進(jìn)行總結(jié)，包括成果、問題及改進(jìn)建議等。2.技術(shù)資料類技術(shù)方案：針對研發(fā)項(xiàng)目提出的技術(shù)路線、方法和措施。技術(shù)圖紙：包括設(shè)計(jì)圖紙、工藝圖紙等，直觀展示技術(shù)細(xì)節(jié)。技術(shù)規(guī)范：規(guī)定產(chǎn)品或技術(shù)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和要求。技術(shù)手冊：對特定技術(shù)領(lǐng)域的知識、操作方法等進(jìn)行匯總的手冊。3.實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)類實(shí)驗(yàn)原始記錄：詳細(xì)記錄實(shí)驗(yàn)過程中的各項(xiàng)參數(shù)、現(xiàn)象等。數(shù)據(jù)分析報告：對實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分析和解讀，得出結(jié)論。4.知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)資料類專利申請文件：包括專利申請書、說明書、權(quán)利要求書等。商標(biāo)申請文件：涉及公司商標(biāo)的相關(guān)申請材料。著作權(quán)登記文件：對公司自主研發(fā)的軟件、作品等進(jìn)行著作權(quán)登記的文件。商業(yè)秘密相關(guān)資料：如技術(shù)秘密、客戶信息等保密資料。（二）資料編號為便于資料的管理和查詢，對各類資料進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：研發(fā)部資料編號由“研發(fā)部代碼（YFB）+年份（四位數(shù)字）+資料類別代碼+順序號”組成。例如：YFB2023JW001，其中“YFB”為研發(fā)部代碼，“2023”表示年份，“JW”表示技術(shù)文檔類，“001”為該類別資料的順序號。資料類別代碼如下：1.項(xiàng)目文檔類（DW）2.技術(shù)資料類（JS）3.實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)類（SJ）4.知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)資料類（ZSCQ）三、資料的收集與整理（一）收集職責(zé)1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目相關(guān)資料的收集工作，確保資料的全面性和及時性。2.研發(fā)人員在工作過程中應(yīng)及時將產(chǎn)生的資料提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定的資料收集人員。3.涉及多個部門協(xié)作的研發(fā)項(xiàng)目，由牽頭部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門資料的收集工作。（二）收集范圍根據(jù)研發(fā)項(xiàng)目的需求和流程，明確資料收集的范圍，包括但不限于：1.項(xiàng)目啟動階段：立項(xiàng)申請書、市場調(diào)研報告、技術(shù)調(diào)研報告等。2.項(xiàng)目規(guī)劃階段：項(xiàng)目計(jì)劃、預(yù)算、資源需求等。3.項(xiàng)目實(shí)施階段：實(shí)驗(yàn)記錄、技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、測試報告等。4.項(xiàng)目驗(yàn)收階段：項(xiàng)目總結(jié)報告、驗(yàn)收申請材料等。（三）整理要求1.資料收集人員應(yīng)及時對收集到的資料進(jìn)行整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對資料進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的目錄索引，便于查找和使用。3.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行編號、裝訂，并在封面注明資料名稱、編號、日期等信息；對于電子資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的文件夾中。四、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.設(shè)立專門的研發(fā)資料檔案室，用于存放紙質(zhì)資料。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.建立電子資料存儲系統(tǒng)，如服務(wù)器、云存儲等，對電子資料進(jìn)行集中存儲和管理。存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、訪問控制等功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（二）保管職責(zé)1.檔案室管理員負(fù)責(zé)紙質(zhì)資料的日常保管工作，包括資料的整理、上架、借閱登記等。2.系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)電子資料存儲系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對本項(xiàng)目資料的保管負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，確保資料的妥善保管。（三）保管期限根據(jù)資料的性質(zhì)和重要程度，確定不同資料的保管期限。1.一般項(xiàng)目文檔類資料保管期限為[X]年，重要項(xiàng)目文檔類資料保管期限為[X]年。2.技術(shù)資料類資料根據(jù)其對公司技術(shù)發(fā)展的重要性，保管期限為[X]年至永久不等。3.實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)類資料保管期限為[X]年，涉及核心技術(shù)或商業(yè)秘密的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)保管期限為永久。4.知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)資料的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為自相關(guān)權(quán)利取得之日起[X]年以上。（四）定期盤點(diǎn)1.檔案室管理員應(yīng)定期對紙質(zhì)資料進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，確保資料的數(shù)量和完整性。2.系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對電子資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可訪問性。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、資料的借閱與使用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱研發(fā)資料的，應(yīng)填寫《研發(fā)資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.一般資料的借閱需經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密等重要資料的借閱，需經(jīng)研發(fā)部經(jīng)理或公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位因合作、調(diào)研等原因需要借閱研發(fā)資料的，必須經(jīng)過公司相關(guān)部門的嚴(yán)格審批，并簽訂保密協(xié)議后方可借閱。（二）借閱流程1.借閱人填寫《研發(fā)資料借閱申請表》，提交給相應(yīng)的審批人。2.審批人對申請表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后簽字確認(rèn)。3.檔案室管理員根據(jù)審批后的申請表，辦理資料借閱手續(xù)，登記借閱日期、借閱人、資料名稱、編號等信息，并將資料交付借閱人。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、標(biāo)記、撕毀等。2.借閱人只能將資料用于申請借閱時注明的目的，如需用于其他用途，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.使用完畢后，借閱人應(yīng)及時將資料歸還檔案室，檔案室管理員應(yīng)認(rèn)真核對資料的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。六、資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密的資料，如未公開的技術(shù)方案、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、客戶信息、市場策略等。2.涉及公司技術(shù)秘密的資料，如核心技術(shù)、工藝訣竅、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。3.其他按照公司規(guī)定需要保密的資料。（二）保密措施1.對涉及保密的資料，應(yīng)在資料上加蓋“保密”標(biāo)識，并明確保密級別。2.嚴(yán)格限制接觸保密資料的人員范圍，對接觸人員進(jìn)行背景審查和保密培訓(xùn)。3.在資料存儲、傳輸過程中，采取加密等安全措施，防止信息泄露。4.與接觸保密資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。（三）保密監(jiān)督與檢查1.研發(fā)部應(yīng)定期對保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對于違反保密制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、資料的銷毀與處置（一）銷毀條件1.資料保管期限屆滿，且不再具有保存價值的。2.因技術(shù)更新、項(xiàng)目終止等原因，資料已失去使用價值的。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的資料，在確保信息已得到妥善處理且不再需要保存的情況下，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.由相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或資料保管人員提出資料銷毀申請，填寫《研發(fā)資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請經(jīng)研發(fā)部經(jīng)理審核后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，由檔案室管理員會同相關(guān)人員對資料進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等物理方法，確保資料無法恢復(fù)。4.對資料銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀方式等，并由參與人員簽字確認(rèn)。（三）處置記錄