小公司應收賬款管理制度一、總則（一）目的為加強本公司應收賬款的管理，保證公司資金安全，提高資金使用效率，防范經營風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經營活動中形成的應收賬款的管理。（三）定義本制度所稱應收賬款，是指公司因銷售商品、提供勞務等經營活動應向購貨單位或接受勞務單位收取的款項，主要包括貨款、勞務款、押金、代墊費用等。（四）管理原則1.誰經辦誰負責原則。應收賬款的經辦人員對該筆應收賬款的回收承擔直接責任。2.風險控制原則。在應收賬款管理過程中，應充分評估客戶信用風險，采取有效的風險防范措施，確保公司資金安全。3.動態(tài)監(jiān)控原則。對應收賬款進行動態(tài)跟蹤管理，及時掌握應收賬款的回收情況，發(fā)現問題及時處理。二、職責分工（一）銷售部門1.負責客戶的開發(fā)與維護，對客戶的信用狀況進行調查和評估，建立客戶信用檔案。2.負責銷售合同的簽訂、執(zhí)行和跟蹤，確保合同的順利履行。3.負責應收賬款的催收工作，制定催收計劃，定期與客戶溝通，及時收回賬款。4.協(xié)助財務部門對應收賬款進行核對和清理，提供相關資料和信息。（二）財務部門1.負責應收賬款的核算和管理，定期編制應收賬款報表，及時反映應收賬款的余額、賬齡、增減變動等情況。2.負責對銷售部門提交的客戶信用評估資料進行審核，提出信用額度建議。3.負責對應收賬款的回收情況進行監(jiān)督和考核，對逾期賬款進行預警，協(xié)助銷售部門進行催收。4.負責與客戶進行賬款核對，對差異款項進行調查和處理。（三）法務部門1.負責審核銷售合同，確保合同的合法性、完整性和有效性。2.協(xié)助銷售部門處理應收賬款的法律糾紛，提供法律咨詢和支持。3.負責對重大應收賬款案件進行法律風險評估，制定應對策略。（四）其他部門其他部門應配合銷售部門、財務部門做好應收賬款的管理工作，在各自職責范圍內對應收賬款的回收提供支持和協(xié)助。三、客戶信用管理（一）信用調查1.銷售部門在與客戶建立業(yè)務關系前，應收集客戶的基本信息，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、法定代表人身份證明、聯(lián)系方式等。2.銷售部門應通過多種渠道對客戶的信用狀況進行調查，如查閱客戶的信用報告、實地考察客戶經營場所、了解客戶銀行信用記錄、與客戶的供應商或其他合作伙伴溝通等。3.銷售部門應根據客戶信用調查結果，填寫《客戶信用調查表》，對客戶的信用狀況進行評估，提出信用額度建議。（二）信用評估1.財務部門應會同銷售部門對客戶信用調查結果進行審核，根據客戶的經營狀況、財務狀況、信用記錄等因素，對客戶的信用等級進行評估。2.客戶信用等級分為A、B、C、D四級，具體標準如下：A級：客戶經營狀況良好，財務狀況穩(wěn)定，信用記錄良好，具有較強的償債能力和信用意識。B級：客戶經營狀況較好，財務狀況基本穩(wěn)定，信用記錄較好，具有一定的償債能力和信用意識。C級：客戶經營狀況一般，財務狀況存在一定風險，信用記錄有瑕疵，償債能力較弱。D級：客戶經營狀況較差，財務狀況惡化，信用記錄不良，償債能力差。3.財務部門應根據客戶信用等級，確定客戶的信用額度，并報公司領導審批。（三）信用額度調整1.客戶信用額度一經確定，原則上一年內不予調整。如有特殊情況需要調整，銷售部門應重新對客戶進行信用調查和評估，填寫《客戶信用額度調整申請表》，說明調整原因和調整后的信用額度建議。2.財務部門應會同銷售部門對客戶信用額度調整申請進行審核，根據客戶的實際情況提出審核意見，報公司領導審批。3.客戶信用額度調整后，銷售部門應及時通知相關部門，并對客戶的信用檔案進行更新。（四）信用檔案管理1.銷售部門應建立客戶信用檔案，對客戶的基本信息、信用調查結果、信用評估報告、信用額度審批文件、銷售合同、應收賬款回收情況等資料進行歸檔管理。2.客戶信用檔案應實行電子化管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性。3.銷售部門應定期對客戶信用檔案進行更新和維護，及時反映客戶信用狀況的變化情況。四、銷售合同管理（一）合同簽訂1.銷售部門在簽訂銷售合同前，應確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。合同條款應明確雙方的權利和義務，包括商品或勞務的名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、結算期限、違約責任等。2.銷售部門應將擬簽訂的銷售合同提交財務部門審核，財務部門應重點審核合同的付款方式、結算期限、信用額度等條款是否符合公司規(guī)定。3.銷售合同經財務部門審核通過后，報公司領導審批。公司領導審批同意后，銷售部門方可與客戶簽訂合同。（二）合同執(zhí)行1.銷售部門應嚴格按照銷售合同約定的條款執(zhí)行合同，確保貨物按時、按質、按量交付給客戶，或勞務按時、按要求提供給客戶。2.銷售部門應及時跟蹤合同執(zhí)行情況，如發(fā)現客戶有違約行為或可能影響合同履行的情況，應及時采取措施，如與客戶溝通協(xié)商、要求客戶提供擔保、暫停發(fā)貨等，并及時向公司領導報告。3.財務部門應根據銷售合同約定的付款方式和結算期限，及時與客戶核對賬款，確保公司應收賬款的及時回收。（三）合同變更1.如因客戶原因或其他不可抗力因素需要變更銷售合同條款，銷售部門應及時與客戶協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議，并將合同變更協(xié)議提交財務部門審核。2.財務部門應重點審核合同變更協(xié)議中的付款方式、結算期限、信用額度等條款是否符合公司規(guī)定，如不符合規(guī)定，應提出修改意見，報公司領導審批。3.銷售合同變更協(xié)議經財務部門審核通過后，報公司領導審批。公司領導審批同意后，銷售部門方可與客戶簽訂合同變更協(xié)議。（四）合同終止1.銷售合同履行完畢后，銷售部門應及時與客戶辦理結算手續(xù)，收回全部賬款，并將合同執(zhí)行情況報告財務部門。2.如因客戶違約或其他原因導致銷售合同提前終止，銷售部門應及時與客戶協(xié)商，要求客戶承擔違約責任，收回全部賬款，并將合同終止情況報告財務部門。3.財務部門應對應收賬款進行清理，確保公司應收賬款的及時回收。五、應收賬款核算與監(jiān)控（一）核算1.財務部門應按照國家統(tǒng)一的會計制度和公司財務管理制度的規(guī)定，對應收賬款進行準確、及時的核算。2.財務部門應設置應收賬款明細賬，詳細記錄每筆應收賬款的發(fā)生時間、金額、客戶名稱、賬齡等信息。3.財務部門應定期對應收賬款進行核對，確保應收賬款明細賬與總賬、客戶對賬單等數據一致。（二）監(jiān)控1.財務部門應定期編制應收賬款報表，及時反映應收賬款的余額、賬齡、增減變動等情況。應收賬款報表應包括應收賬款余額表、賬齡分析表、客戶欠款明細表等。2.財務部門應根據應收賬款報表，對公司應收賬款的回收情況進行分析和評估，及時發(fā)現存在的問題和風險，并提出相應的建議和措施。3.財務部門應建立應收賬款預警機制，設定應收賬款預警指標，如賬齡、逾期賬款比例等。當應收賬款出現異常情況時，應及時發(fā)出預警信號，通知銷售部門和相關領導采取措施。六、應收賬款催收（一）催收流程1.銷售部門應按照應收賬款賬齡和客戶信用狀況，制定催收計劃，明確催收責任人、催收方式、催收時間等。2.催收責任人應按照催收計劃，及時與客戶溝通，了解客戶還款能力和還款意愿，督促客戶按時還款。3.對于逾期賬款，催收責任人應加大催收力度，采取多種催收方式，如電話催收、上門催收、發(fā)函催收、法律催收等，確保賬款及時收回。4.如客戶確實存在困難，無法按時還款，催收責任人應與客戶協(xié)商，制定還款計劃，并跟蹤還款計劃的執(zhí)行情況。（二）催收方式1.電話催收：催收責任人應定期與客戶電話溝通，了解客戶還款情況，提醒客戶按時還款。2.上門催收：對于逾期時間較長、金額較大的客戶，催收責任人可上門催收，直接與客戶面對面溝通，了解客戶還款能力和還款意愿，督促客戶還款。3.發(fā)函催收：催收責任人可通過發(fā)函的方式，向客戶催收賬款，明確告知客戶逾期賬款的金額、逾期時間、還款要求等。4.法律催收：對于逾期時間較長、金額較大、經多次催收仍不還款的客戶，公司可采取法律手段，通過訴訟、仲裁等方式追討賬款。（三）催收記錄1.催收責任人應做好催收記錄，詳細記錄每次催收的時間、方式、內容、結果等信息。2.催收記錄應妥善保存，作為應收賬款管理的重要資料。七、壞賬管理（一）壞賬確認1.對于符合下列條件之一的應收賬款，財務部門應確認為壞賬：債務人依法宣告破產、關閉、解散、被撤銷，或者被依法注銷、吊銷營業(yè)執(zhí)照，其清算財產不足清償的。債務人死亡，或者依法被宣告失蹤、死亡，其財產或者遺產不足清償的。債務人逾期三年以上未清償，且有確鑿證據證明已無力清償債務的。與債務人達成債務重組協(xié)議或法院批準破產重整計劃后，無法追償的。因自然災害、戰(zhàn)爭等不可抗力導致無法收回的。國務院財政、稅務主管部門規(guī)定的其他條件。2.財務部門在確認壞賬時，應取得相關證據，如法院判決書、破產裁定書、死亡證明、債務重組協(xié)議等，并報公司領導審批。（二）壞賬核銷1.經公司領導審批同意核銷的壞賬，財務部門應按照國家統(tǒng)一的會計制度和公司財務管理制度的規(guī)定，進行賬務處理，沖減應收賬款賬面價值。2.壞賬核銷后，財務部門應繼續(xù)保留對該筆壞賬的追索權，并對已核銷的壞賬進行備查登記，定期跟蹤債務人的財務狀況和還款能力，如發(fā)現債務人有還款跡象，應及時向公司領導報告，并恢復應收賬款賬面價值，繼續(xù)進行催收。八、考核與獎懲（一）考核1.公司建立應收賬款考核制度，對銷售部門和相關責任人的應收賬款管理工作進行考核。2.考核指標包括應收賬款余額、賬齡、逾期賬款比例、壞賬率等。3.考核周期為年度，公司財務部門應在每年年末對應收賬款考核指