檔案電子數(shù)據(jù)化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案電子數(shù)據(jù)化管理，確保檔案電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在檔案電子數(shù)據(jù)化過程中的管理活動(dòng)，包括檔案的收集、整理、掃描、存儲(chǔ)、檢索、利用、安全管理等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：檔案電子數(shù)據(jù)化管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的要求，確保電子數(shù)據(jù)的合法獲取、使用和存儲(chǔ)。2.真實(shí)性原則：保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。3.完整性原則：全面、系統(tǒng)地對(duì)檔案進(jìn)行電子數(shù)據(jù)化處理，確保檔案信息的完整性。4.可用性原則：建立高效的檢索和利用機(jī)制，方便公司內(nèi)部人員和外部授權(quán)人員對(duì)電子檔案的查詢和使用。5.安全性原則：采取有效的安全防護(hù)措施，保障電子檔案數(shù)據(jù)不被泄露、篡改或丟失。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案電子數(shù)據(jù)化管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織實(shí)施檔案電子數(shù)據(jù)化工作，包括檔案的收集、整理、掃描等前期準(zhǔn)備工作。3.對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.負(fù)責(zé)電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，保障數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全。5.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，提供便捷的查詢服務(wù)。6.監(jiān)督和指導(dǎo)各部門的檔案電子數(shù)據(jù)化工作，定期進(jìn)行檢查和評(píng)估。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，配合做好檔案的掃描、數(shù)據(jù)錄入等電子數(shù)據(jù)化工作。3.負(fù)責(zé)本部門電子檔案的日常管理和利用，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定。4.對(duì)本部門檔案電子數(shù)據(jù)化工作中存在的問題及時(shí)反饋給檔案管理部門，并協(xié)助解決。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.提供檔案電子數(shù)據(jù)化所需的技術(shù)支持，包括硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)的選型和配置。2.負(fù)責(zé)電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)的技術(shù)維護(hù)和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.協(xié)助檔案管理部門制定電子檔案安全策略，保障數(shù)據(jù)安全。4.對(duì)涉及檔案電子數(shù)據(jù)化的信息技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其技術(shù)水平和安全意識(shí)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，定期收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等。2.對(duì)于重要的業(yè)務(wù)項(xiàng)目，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案資料移交檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案資料的及時(shí)收集。（二）檔案整理1.檔案管理部門對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)等預(yù)處理，確保檔案的整齊、美觀。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保文件的可讀性和可管理性。4.在整理過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)部門溝通解決。四、檔案掃描（一）掃描設(shè)備與軟件選擇1.根據(jù)檔案掃描的工作量和質(zhì)量要求，選擇合適的掃描設(shè)備，如高速掃描儀、平板掃描儀等。2.掃描軟件應(yīng)具備圖像清晰、色彩準(zhǔn)確、支持多種格式輸出等功能，能夠滿足檔案電子數(shù)據(jù)化的需求。3.定期對(duì)掃描設(shè)備和軟件進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行。（二）掃描要求1.掃描分辨率應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容的清晰程度和利用需求確定，一般不低于300dpi。2.掃描圖像應(yīng)保持清晰、完整，無黑邊、白邊、扭曲、模糊等現(xiàn)象。3.對(duì)于彩色檔案，應(yīng)進(jìn)行彩色掃描；對(duì)于黑白檔案，可根據(jù)實(shí)際情況選擇黑白掃描。4.掃描后的圖像文件應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如TIFF、PDF等。（三）掃描流程1.檔案整理人員將待掃描的檔案資料移交掃描人員，并填寫檔案掃描交接清單。2.掃描人員按照掃描要求對(duì)檔案進(jìn)行逐頁(yè)掃描，掃描過程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，確保掃描圖像的準(zhǔn)確性。3.掃描完成后，掃描人員對(duì)掃描圖像進(jìn)行初步檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)重新掃描。4.將掃描后的圖像文件存儲(chǔ)到指定的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并按照檔案編號(hào)進(jìn)行命名和分類存儲(chǔ)。五、檔案存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)設(shè)備選擇1.根據(jù)電子檔案數(shù)據(jù)量和存儲(chǔ)期限，選擇合適的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)、光盤庫(kù)等。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備大容量、高可靠性、高性能等特點(diǎn)，能夠滿足電子檔案長(zhǎng)期存儲(chǔ)的需求。3.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）存儲(chǔ)方式1.采用分級(jí)存儲(chǔ)方式，將電子檔案分為在線存儲(chǔ)、近線存儲(chǔ)和離線存儲(chǔ)。2.在線存儲(chǔ)用于頻繁訪問的電子檔案，存儲(chǔ)在高性能的磁盤陣列中；近線存儲(chǔ)用于不經(jīng)常訪問但需要快速調(diào)用的電子檔案，存儲(chǔ)在磁帶庫(kù)等設(shè)備中；離線存儲(chǔ)用于長(zhǎng)期保存的電子檔案，存儲(chǔ)在光盤庫(kù)等設(shè)備中。3.建立電子檔案存儲(chǔ)索引，便于快速查找和定位電子檔案數(shù)據(jù)。（三）存儲(chǔ)安全管理1.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行物理安全防護(hù)，設(shè)置訪問權(quán)限，限制無關(guān)人員進(jìn)入存儲(chǔ)區(qū)域。2.采用數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)技術(shù)，定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中被竊取或篡改。六、檔案檢索（一）檢索系統(tǒng)建設(shè)1.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索。2.檢索系統(tǒng)應(yīng)具備快速檢索、模糊檢索、組合檢索等功能，提高檢索效率。3.定期對(duì)檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索功能的正常運(yùn)行。（二）檢索權(quán)限設(shè)置1.根據(jù)公司檔案管理規(guī)定，設(shè)置不同人員的檢索權(quán)限。2.一般員工只能檢索其工作范圍內(nèi)的電子檔案；部門負(fù)責(zé)人可以檢索本部門的電子檔案；檔案管理部門人員可以檢索所有電子檔案。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的電子檔案，應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的檢索權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能檢索。（三）檢索流程1.用戶根據(jù)自身權(quán)限登錄電子檔案檢索系統(tǒng)，輸入檢索條件。2.檢索系統(tǒng)根據(jù)用戶輸入的條件進(jìn)行檢索，并顯示檢索結(jié)果。3.用戶對(duì)檢索結(jié)果進(jìn)行篩選和查看，如需進(jìn)一步查閱電子檔案原文，可按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)。七、檔案利用（一）利用申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電子檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供電子檔案查閱服務(wù)。（二）利用方式1.檔案管理部門根據(jù)用戶需求，提供電子檔案在線查閱、下載、打印等服務(wù)。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的電子檔案，應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，并由檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。3.外部單位因工作需要查閱公司電子檔案，應(yīng)按照公司對(duì)外提供檔案服務(wù)的相關(guān)規(guī)定，辦理查閱手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門提供查閱服務(wù)。（三）利用記錄1.檔案管理部門對(duì)電子檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.利用記錄應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要參考資料。八、檔案安全管理（一）安全策略制定1.制定電子檔案安全策略，明確安全管理目標(biāo)、原則和措施。2.安全策略應(yīng)包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全、人員安全等方面的內(nèi)容。3.定期對(duì)安全策略進(jìn)行評(píng)估和更新，確保其有效性和適應(yīng)性。（二）網(wǎng)絡(luò)安全管理1.建立防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)設(shè)施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分段管理，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，限制非法訪問。3.定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定運(yùn)行。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。2.采用數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)技術(shù)，定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的地理位置。3.建立數(shù)據(jù)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的訪問、操作等行為進(jìn)行審計(jì)和記錄。（四）系統(tǒng)安全管理1.安裝防病毒軟件、防火墻等系統(tǒng)安全軟件，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描。2.對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限管理，設(shè)置不同人員的操作權(quán)限，防止非法操作。3.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（五）人員安全管理1.對(duì)涉及檔案電子數(shù)據(jù)化管理的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。2.與檔案電子數(shù)據(jù)化管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。3.加強(qiáng)對(duì)檔案電子數(shù)據(jù)化管理場(chǎng)所的安全管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.檔案管理部門定期對(duì)各部門的檔案電子數(shù)據(jù)化工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、掃描、存儲(chǔ)、檢索、利用、安全管理等方面。2.建立監(jiān)督檢查記錄制度，對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。3.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作