熱力公司辦公室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)熱力公司辦公室管理，確保辦公室工作高效、有序運(yùn)行，提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于熱力公司辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開展工作。2.堅(jiān)持高效、準(zhǔn)確、及時(shí)的工作原則，確保各項(xiàng)工作任務(wù)按時(shí)完成。3.實(shí)行規(guī)范化、制度化管理，明確各崗位工作職責(zé)和工作流程。4.注重團(tuán)隊(duì)協(xié)作，加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，形成工作合力。二、崗位職責(zé)（一）辦公室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)辦公室的日常管理工作，制定辦公室工作計(jì)劃并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)辦公室與公司其他部門之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作順利開展。3.負(fù)責(zé)公司重要文件、會(huì)議紀(jì)要的起草、審核和印發(fā)工作。4.組織安排公司各類會(huì)議、活動(dòng)，做好會(huì)議記錄和活動(dòng)總結(jié)。5.負(fù)責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購(gòu)、管理和維護(hù)工作。6.負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、管理和安全維護(hù)工作。7.負(fù)責(zé)人事檔案管理、員工考勤統(tǒng)計(jì)等工作。8.完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。（二）文秘崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作。2.協(xié)助辦公室主任起草、修改公司各類文件、報(bào)告等材料。3.負(fù)責(zé)公司印章的保管和使用，嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行用印登記。4.做好公司各類會(huì)議的通知、準(zhǔn)備工作，協(xié)助會(huì)議組織和記錄。5.負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理和安全保衛(wèi)工作。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。（三）檔案管理崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目和歸檔工作。2.建立健全檔案管理制度，確保檔案資料的安全和完整。3.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理相關(guān)工作任務(wù)。（四）辦公用品管理崗位職責(zé)1.制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司需求及時(shí)采購(gòu)各類辦公用品。2.負(fù)責(zé)辦公用品的入庫(kù)、出庫(kù)登記和庫(kù)存管理，定期盤點(diǎn)辦公用品庫(kù)存。3.建立辦公用品領(lǐng)用制度，嚴(yán)格按照規(guī)定發(fā)放辦公用品，做好領(lǐng)用登記。4.對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正浪費(fèi)現(xiàn)象。5.負(fù)責(zé)辦公用品的維修、保養(yǎng)和報(bào)廢處理工作。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他辦公用品管理相關(guān)工作任務(wù)。（五）車輛管理崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度安排，根據(jù)工作需要合理調(diào)配車輛資源。2.建立車輛檔案，記錄車輛的基本信息、維修保養(yǎng)情況等。3.定期對(duì)車輛進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保車輛性能良好、安全行駛。4.負(fù)責(zé)車輛的加油、保險(xiǎn)、年檢等工作，辦理相關(guān)手續(xù)。5.對(duì)駕駛員進(jìn)行管理和考核，監(jiān)督駕駛員遵守交通規(guī)則和公司車輛管理制度。6.做好車輛事故的處理和理賠工作，及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他車輛管理相關(guān)工作任務(wù)。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文文秘人員收到外來文件后，進(jìn)行登記，注明文件名稱、文號(hào)、來文單位、日期等信息。對(duì)文件進(jìn)行初步審核，檢查文件是否完整、清晰，是否符合公司收文要求。將文件呈送辦公室主任批閱，辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，提出擬辦意見。根據(jù)辦公室主任的擬辦意見，將文件分送相關(guān)部門或人員傳閱，并做好傳閱記錄。相關(guān)部門或人員對(duì)文件進(jìn)行處理后，將文件交回文秘人員，文秘人員進(jìn)行歸檔保存。2.發(fā)文各部門需要發(fā)文時(shí)，填寫發(fā)文審批表，注明發(fā)文事由、文件內(nèi)容、主送單位、抄送單位等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)辦公室主任審核。辦公室主任對(duì)發(fā)文審批表進(jìn)行審核，審核通過后，交文秘人員起草文件。文秘人員按照公文格式要求起草文件，文件起草完成后，交辦公室主任審核修改。辦公室主任審核通過后，在發(fā)文審批表上簽字，交公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文件，由文秘人員進(jìn)行編號(hào)、排版、打印，加蓋公司印章后，進(jìn)行分發(fā)，并做好發(fā)文登記。（二）會(huì)議管理流程1.會(huì)議籌備辦公室主任根據(jù)公司工作安排和領(lǐng)導(dǎo)要求，確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息。文秘人員負(fù)責(zé)會(huì)議通知的起草和發(fā)送，確保參會(huì)人員及時(shí)收到會(huì)議通知。會(huì)議籌備人員根據(jù)會(huì)議需要，準(zhǔn)備會(huì)議資料、設(shè)備、茶水等，布置會(huì)議場(chǎng)地。2.會(huì)議組織會(huì)議開始前，會(huì)議籌備人員再次檢查會(huì)議準(zhǔn)備情況，確保會(huì)議順利進(jìn)行。會(huì)議期間，文秘人員負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、討論情況、決議事項(xiàng)等。辦公室主任負(fù)責(zé)維持會(huì)議秩序，協(xié)調(diào)解決會(huì)議中出現(xiàn)的問題。3.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后，文秘人員根據(jù)會(huì)議記錄，起草會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)辦公室主任審核后，發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。會(huì)議紀(jì)要作為公司重要文件進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。（三）辦公用品管理流程1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表，注明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)辦公用品管理崗位人員。2.采購(gòu)審批辦公用品管理崗位人員對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)庫(kù)存情況和采購(gòu)預(yù)算，提出采購(gòu)意見，報(bào)辦公室主任審批。辦公室主任審批通過后，辦公用品管理崗位人員根據(jù)審批意見進(jìn)行采購(gòu)。3.入庫(kù)管理辦公用品采購(gòu)回來后，辦公用品管理崗位人員進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保與采購(gòu)申請(qǐng)一致。驗(yàn)收合格后，辦公用品管理崗位人員進(jìn)行入庫(kù)登記，填寫入庫(kù)單，注明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期等信息。4.領(lǐng)用管理各部門需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，填寫辦公用品領(lǐng)用登記表，注明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到辦公用品管理崗位人員處領(lǐng)取。辦公用品管理崗位人員根據(jù)領(lǐng)用登記表進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。5.庫(kù)存盤點(diǎn)辦公用品管理崗位人員定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)庫(kù)存數(shù)量與入庫(kù)、領(lǐng)用記錄是否一致。盤點(diǎn)結(jié)束后，填寫庫(kù)存盤點(diǎn)表，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析，如有差異及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（四）車輛管理流程1.用車申請(qǐng)公司員工因工作需要用車時(shí)，填寫用車申請(qǐng)表，注明用車事由、用車時(shí)間、用車地點(diǎn)、乘車人數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)車輛管理崗位人員。2.車輛調(diào)度車輛管理崗位人員根據(jù)用車申請(qǐng)表和車輛使用情況，進(jìn)行車輛調(diào)度安排，確定派車車輛和駕駛員。車輛管理崗位人員將派車信息通知駕駛員和用車部門，并做好調(diào)度記錄。3.出車準(zhǔn)備駕駛員接到派車通知后，對(duì)車輛進(jìn)行檢查，確保車輛性能良好、安全設(shè)施齊全。駕駛員提前到達(dá)指定地點(diǎn)，等待乘車人員，做好出車準(zhǔn)備。4.行車安全駕駛員在行車過程中，嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。駕駛員不得擅自改變行車路線和用車用途，如有特殊情況需要變更，應(yīng)及時(shí)向車輛管理崗位人員報(bào)告。5.車輛歸還用車結(jié)束后，駕駛員將車輛開回公司指定地點(diǎn)，進(jìn)行車輛檢查和清潔。駕駛員填寫車輛使用登記表，注明用車時(shí)間、里程、油耗等信息，交車輛管理崗位人員審核。車輛管理崗位人員對(duì)車輛使用登記表進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，將車輛入庫(kù)，并做好車輛使用記錄。四、工作紀(jì)律（一）遵守工作時(shí)間全體工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司規(guī)定的工作時(shí)間，按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。如有特殊情況需要請(qǐng)假，應(yīng)按照公司請(qǐng)假制度辦理請(qǐng)假手續(xù)。（二）嚴(yán)格工作程序各崗位工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照工作流程和規(guī)范開展工作，確保工作質(zhì)量和效率。不得擅自簡(jiǎn)化工作程序或違反工作規(guī)定。（三）保守工作秘密全體工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，保守公司商業(yè)秘密和工作秘密。不得泄露公司文件、資料、會(huì)議內(nèi)容等信息。（四）保持工作環(huán)境整潔全體工作人員應(yīng)保持辦公室環(huán)境整潔衛(wèi)生，愛護(hù)辦公設(shè)施和設(shè)備。不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、亂扔垃圾、大聲喧嘩等。（五）遵守職業(yè)道德全體工作人員應(yīng)遵守職業(yè)道德規(guī)范，誠(chéng)實(shí)守信、敬業(yè)奉獻(xiàn)、團(tuán)結(jié)協(xié)作。不得利用工作之便謀取私利，不得損害公司利益和形象。五、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核1.辦公室定期對(duì)工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率、工作紀(jì)律等方面。2.考核采用自評(píng)、互評(píng)和上級(jí)評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式進(jìn)行，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格