會(huì)議預(yù)定及管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會(huì)議預(yù)定及管理流程，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)組織召開(kāi)的各類會(huì)議，包括但不限于工作例會(huì)、專題研討會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、培訓(xùn)會(huì)議等。（三）基本原則1.精簡(jiǎn)高效原則：嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，提高會(huì)議效率，避免形式主義。2.統(tǒng)一管理原則：公司會(huì)議預(yù)定及管理工作由行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保流程規(guī)范、有序。3.提前規(guī)劃原則：會(huì)議組織者應(yīng)提前制定會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等，確保會(huì)議準(zhǔn)備充分。4.資源共享原則：充分利用公司現(xiàn)有會(huì)議室資源，避免資源浪費(fèi)。二、會(huì)議預(yù)定流程（一）會(huì)議申請(qǐng)1.會(huì)議組織者需提前填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等信息。2.《會(huì)議申請(qǐng)表》需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門(mén)。（二）會(huì)議室安排1.行政部門(mén)收到《會(huì)議申請(qǐng)表》后，根據(jù)會(huì)議室使用情況和會(huì)議需求，合理安排會(huì)議室。2.如遇會(huì)議室沖突或無(wú)法滿足會(huì)議需求時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)與會(huì)議組織者溝通協(xié)調(diào)，提出解決方案。（三）會(huì)議通知1.會(huì)議室確定后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)送會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等信息。2.會(huì)議通知可通過(guò)郵件、即時(shí)通訊工具、公司內(nèi)部公告等方式發(fā)送給參會(huì)人員。3.對(duì)于重要會(huì)議，行政部門(mén)應(yīng)提前提醒參會(huì)人員，確保其按時(shí)參加會(huì)議。（四）會(huì)議準(zhǔn)備1.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議資料的準(zhǔn)備，包括會(huì)議議程、匯報(bào)材料、相關(guān)文件等。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的布置，包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、投影儀設(shè)置等，確保會(huì)議設(shè)施正常運(yùn)行。3.如需提供餐飲服務(wù)，會(huì)議組織者應(yīng)提前與行政部門(mén)溝通，確定餐飲標(biāo)準(zhǔn)和供應(yīng)時(shí)間。三、會(huì)議管理要求（一）參會(huì)人員要求1.參會(huì)人員應(yīng)提前了解會(huì)議主題和議程，做好充分準(zhǔn)備。2.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。3.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會(huì)議期間隨意走動(dòng)、交頭接耳、玩手機(jī)等，確保會(huì)議秩序。（二）會(huì)議主持要求1.會(huì)議主持人應(yīng)提前熟悉會(huì)議議程和內(nèi)容，確保會(huì)議順利進(jìn)行。2.會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞會(huì)議主題進(jìn)行發(fā)言和討論，控制會(huì)議節(jié)奏和時(shí)間，避免出現(xiàn)跑題、冗長(zhǎng)等情況。3.會(huì)議主持人應(yīng)及時(shí)總結(jié)會(huì)議討論結(jié)果，明確下一步工作安排和要求。（三）會(huì)議記錄要求1.會(huì)議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、工作安排等。2.會(huì)議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式。記錄完成后，應(yīng)及時(shí)整理并保存，以備查閱。3.重要會(huì)議的會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)后及時(shí)形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核簽字后，發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)。（四）會(huì)議保密要求1.涉及公司機(jī)密信息的會(huì)議，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。2.會(huì)議資料應(yīng)妥善保管，如需借閱或復(fù)印，應(yīng)按照公司文件管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，收回會(huì)議資料，確保機(jī)密信息不被泄露。四、會(huì)議費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、時(shí)長(zhǎng)、參會(huì)人員等情況，提前編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算。會(huì)議費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括場(chǎng)地租賃、設(shè)備租賃、餐飲、交通、資料印刷等費(fèi)用。2.會(huì)議費(fèi)用預(yù)算需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)備案。（二）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、清單等，確保憑證真實(shí)、合法、有效。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格審核會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證，對(duì)不符合規(guī)定的費(fèi)用不予報(bào)銷(xiāo)。五、會(huì)議評(píng)估與改進(jìn)（一）會(huì)議評(píng)估1.會(huì)議結(jié)束后，行政部門(mén)應(yīng)組織參會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估。會(huì)議評(píng)估可采用問(wèn)卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)訪談等方式進(jìn)行。2.會(huì)議評(píng)估內(nèi)容包括會(huì)議主題明確性、議程合理性、時(shí)間控制、參會(huì)人員參與度、會(huì)議收獲等方面。（二）改進(jìn)措施1.根據(jù)會(huì)議評(píng)估結(jié)果，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)總結(jié)會(huì)議組織和管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。2.對(duì)于會(huì)議組織和管理過(guò)程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，公司應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)