會議預(yù)定及管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議預(yù)定及管理流程，提高會議效率，確保會議順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門組織召開的各類會議，包括但不限于工作例會、專題研討會、項目推進會、培訓(xùn)會議等。（三）基本原則1.精簡高效原則：嚴(yán)格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免形式主義。2.統(tǒng)一管理原則：公司會議預(yù)定及管理工作由行政部門統(tǒng)一負責(zé)，確保流程規(guī)范、有序。3.提前規(guī)劃原則：會議組織者應(yīng)提前制定會議計劃，明確會議主題、時間、地點、參會人員等，確保會議準(zhǔn)備充分。4.資源共享原則：充分利用公司現(xiàn)有會議室資源，避免資源浪費。二、會議預(yù)定流程（一）會議申請1.會議組織者需提前填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、預(yù)計時長等信息。2.《會議申請表》需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。（二）會議室安排1.行政部門收到《會議申請表》后，根據(jù)會議室使用情況和會議需求，合理安排會議室。2.如遇會議室沖突或無法滿足會議需求時，行政部門應(yīng)及時與會議組織者溝通協(xié)調(diào)，提出解決方案。（三）會議通知1.會議室確定后，行政部門負責(zé)發(fā)送會議通知。會議通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等信息。2.會議通知可通過郵件、即時通訊工具、公司內(nèi)部公告等方式發(fā)送給參會人員。3.對于重要會議，行政部門應(yīng)提前提醒參會人員，確保其按時參加會議。（四）會議準(zhǔn)備1.會議組織者負責(zé)會議資料的準(zhǔn)備，包括會議議程、匯報材料、相關(guān)文件等。2.行政部門負責(zé)會議現(xiàn)場的布置，包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、投影儀設(shè)置等，確保會議設(shè)施正常運行。3.如需提供餐飲服務(wù)，會議組織者應(yīng)提前與行政部門溝通，確定餐飲標(biāo)準(zhǔn)和供應(yīng)時間。三、會議管理要求（一）參會人員要求1.參會人員應(yīng)提前了解會議主題和議程，做好充分準(zhǔn)備。2.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議組織者請假。3.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、玩手機等，確保會議秩序。（二）會議主持要求1.會議主持人應(yīng)提前熟悉會議議程和內(nèi)容，確保會議順利進行。2.會議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員圍繞會議主題進行發(fā)言和討論，控制會議節(jié)奏和時間，避免出現(xiàn)跑題、冗長等情況。3.會議主持人應(yīng)及時總結(jié)會議討論結(jié)果，明確下一步工作安排和要求。（三）會議記錄要求1.會議組織者應(yīng)指定專人負責(zé)會議記錄。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、工作安排等。2.會議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式。記錄完成后，應(yīng)及時整理并保存，以備查閱。3.重要會議的會議記錄應(yīng)在會后及時形成會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核簽字后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。（四）會議保密要求1.涉及公司機密信息的會議，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。2.會議資料應(yīng)妥善保管，如需借閱或復(fù)印，應(yīng)按照公司文件管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時清理會議現(xiàn)場，收回會議資料，確保機密信息不被泄露。四、會議費用管理（一）費用預(yù)算1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議規(guī)模、時長、參會人員等情況，提前編制會議費用預(yù)算。會議費用預(yù)算應(yīng)包括場地租賃、設(shè)備租賃、餐飲、交通、資料印刷等費用。2.會議費用預(yù)算需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門備案。（二）費用報銷1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時整理會議費用報銷憑證，按照公司財務(wù)報銷制度辦理報銷手續(xù)。2.費用報銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、清單等，確保憑證真實、合法、有效。3.財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核會議費用報銷憑證，對不符合規(guī)定的費用不予報銷。五、會議評估與改進（一）會議評估1.會議結(jié)束后，行政部門應(yīng)組織參會人員對會議效果進行評估。會議評估可采用問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談等方式進行。2.會議評估內(nèi)容包括會議主題明確性、議程合理性、時間控制、參會人員參與度、會議收獲等方面。（二）改進措施1.根據(jù)會議評估結(jié)果，行政部門應(yīng)及時總結(jié)會議組織和管理過程中存在的問題，并提出改進措施。2.對于會議組織和管理過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司應(yīng)給予表彰和獎勵