企業(yè)ERP管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范企業(yè)ERP系統(tǒng)的使用與管理，提高企業(yè)運(yùn)營效率，優(yōu)化資源配置，提升企業(yè)管理水平，確保企業(yè)各項業(yè)務(wù)活動的順利開展，實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有使用ERP系統(tǒng)的部門和人員，包括但不限于銷售、采購、生產(chǎn)、倉庫、財務(wù)等相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則ERP系統(tǒng)的使用與管理必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保企業(yè)運(yùn)營活動的合法性、合規(guī)性。2.準(zhǔn)確性原則系統(tǒng)內(nèi)錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，能夠反映企業(yè)實際業(yè)務(wù)情況，為企業(yè)決策提供可靠依據(jù)。3.及時性原則各業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入ERP系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的時效性，以便及時掌握企業(yè)運(yùn)營動態(tài)，做出合理決策。4.安全性原則加強(qiáng)ERP系統(tǒng)的安全管理，采取有效的安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)故障等安全事故的發(fā)生，保障企業(yè)信息資產(chǎn)的安全。5.效益性原則通過ERP系統(tǒng)的有效應(yīng)用，優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，降低運(yùn)營成本，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。二、ERP系統(tǒng)管理職責(zé)（一）信息化管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的整體規(guī)劃、選型、實施及升級維護(hù)工作，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.制定ERP系統(tǒng)相關(guān)管理制度和操作規(guī)范，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門正確使用系統(tǒng)。3.對ERP系統(tǒng)用戶進(jìn)行培訓(xùn)，提高用戶的系統(tǒng)操作技能和業(yè)務(wù)應(yīng)用水平。4.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)工作，制定數(shù)據(jù)備份策略，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并妥善保管備份數(shù)據(jù)。5.及時處理ERP系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題，與軟件供應(yīng)商保持密切溝通，確保問題得到及時解決。（二）各業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)錄入、審核及維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。2.按照ERP系統(tǒng)操作規(guī)范和業(yè)務(wù)流程要求，正確使用系統(tǒng)開展各項業(yè)務(wù)活動，及時反饋系統(tǒng)使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題。3.配合信息化管理部門做好系統(tǒng)的測試、優(yōu)化及升級工作，提出業(yè)務(wù)需求和改進(jìn)建議。4.負(fù)責(zé)本部門ERP系統(tǒng)用戶賬號的管理，包括賬號申請、權(quán)限變更、密碼維護(hù)等工作，確保賬號安全。（三）系統(tǒng)管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常管理和維護(hù)工作，包括系統(tǒng)安裝、配置、監(jiān)控等，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.按照系統(tǒng)安全策略，設(shè)置用戶權(quán)限，定期檢查用戶權(quán)限的合理性，防止越權(quán)操作。3.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)與其他相關(guān)系統(tǒng)的接口管理，確保數(shù)據(jù)的順暢交互。4.及時處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中的異常情況，記錄系統(tǒng)日志，對系統(tǒng)故障進(jìn)行排查和修復(fù)。5.協(xié)助信息化管理部門進(jìn)行系統(tǒng)的升級和優(yōu)化工作，提供技術(shù)支持。（四）數(shù)據(jù)管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理，對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行審核和監(jiān)控。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和歸檔，確保數(shù)據(jù)的有效性和可追溯性。3.協(xié)助各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計和分析工作，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持。4.負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)的具體操作，確保備份數(shù)據(jù)的安全存儲和可恢復(fù)性。三、ERP系統(tǒng)操作規(guī)范（一）系統(tǒng)登錄1.用戶應(yīng)使用個人專屬賬號和密碼登錄ERP系統(tǒng)，嚴(yán)禁使用他人賬號登錄。2.登錄系統(tǒng)后，應(yīng)及時修改初始密碼，并定期更換密碼，確保密碼強(qiáng)度符合系統(tǒng)要求，包含字母、數(shù)字和特殊字符。3.如發(fā)現(xiàn)賬號異?；蛎艽a遺忘等情況，應(yīng)及時聯(lián)系系統(tǒng)管理員進(jìn)行處理。（二）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)實際業(yè)務(wù)情況，按照系統(tǒng)規(guī)定的格式和要求準(zhǔn)確錄入數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)錄入前，應(yīng)對錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。錄入過程中，應(yīng)注意數(shù)據(jù)的邏輯性和關(guān)聯(lián)性。3.對于重要數(shù)據(jù)的錄入，應(yīng)進(jìn)行雙人錄入或交叉核對，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。4.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入后，錄入人員應(yīng)及時進(jìn)行提交審核，審核通過的數(shù)據(jù)方可生效。（三）業(yè)務(wù)流程操作1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照ERP系統(tǒng)設(shè)定的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行操作，不得擅自更改流程順序或跳過必要環(huán)節(jié)。2.在業(yè)務(wù)流程執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)流程不合理或存在問題，應(yīng)及時向信息化管理部門反饋，由信息化管理部門進(jìn)行評估和調(diào)整。3.涉及多個部門協(xié)同的業(yè)務(wù)流程，各部門應(yīng)密切配合，及時傳遞相關(guān)信息，確保流程順暢進(jìn)行。（四）系統(tǒng)查詢與統(tǒng)計1.用戶可根據(jù)工作需要，在授權(quán)范圍內(nèi)查詢ERP系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)。查詢結(jié)果應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)參考。2.如需進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析，應(yīng)按照系統(tǒng)提供的統(tǒng)計功能進(jìn)行操作，確保統(tǒng)計結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。3.對于涉及企業(yè)機(jī)密的數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計，應(yīng)嚴(yán)格遵守企業(yè)保密制度，防止數(shù)據(jù)泄露。（五）系統(tǒng)退出1.用戶在完成系統(tǒng)操作后，應(yīng)及時退出ERP系統(tǒng)，避免賬號長時間處于登錄狀態(tài)。2.如遇緊急情況需要離開工作崗位，應(yīng)先退出系統(tǒng)或鎖定賬號，防止他人未經(jīng)授權(quán)使用。四、ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)錄入與審核1.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入工作，錄入人員應(yīng)對錄入數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.數(shù)據(jù)錄入后，應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性等。審核通過的數(shù)據(jù)方可進(jìn)入系統(tǒng)正式生效。3.對于審核不通過的數(shù)據(jù)，錄入人員應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改，重新提交審核，直至審核通過。（二）數(shù)據(jù)備份1.信息化管理部門應(yīng)制定完善的數(shù)據(jù)備份策略，明確備份周期、備份方式、備份存儲介質(zhì)等。2.定期對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行全量備份和增量備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.在進(jìn)行數(shù)據(jù)備份操作前，應(yīng)檢查備份設(shè)備的狀態(tài)和存儲空間，確保備份過程順利進(jìn)行。4.數(shù)據(jù)備份完成后，應(yīng)對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行完整性檢查，確保備份數(shù)據(jù)可正常恢復(fù)。（三）數(shù)據(jù)恢復(fù)1.如遇ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失、損壞或系統(tǒng)故障等情況，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)操作時，應(yīng)按照數(shù)據(jù)恢復(fù)流程進(jìn)行。2.數(shù)據(jù)恢復(fù)前，應(yīng)制定詳細(xì)的數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，明確恢復(fù)步驟、恢復(fù)時間點等，并進(jìn)行必要的測試和驗證。3.數(shù)據(jù)恢復(fù)過程中，應(yīng)密切監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，確保數(shù)據(jù)恢復(fù)工作的順利進(jìn)行，避免對企業(yè)正常業(yè)務(wù)造成影響。4.數(shù)據(jù)恢復(fù)完成后，應(yīng)對恢復(fù)后的數(shù)據(jù)進(jìn)行全面檢查和驗證，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（四）數(shù)據(jù)清理與歸檔1.定期對ERP系統(tǒng)中的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，清理范圍包括已過期、不再使用或重復(fù)的數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)清理應(yīng)遵循數(shù)據(jù)保留期限和相關(guān)法律法規(guī)要求，確保清理過程合法合規(guī)。3.對于需要長期保存的數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行歸檔處理，建立數(shù)據(jù)檔案庫，便于數(shù)據(jù)的查詢和追溯。4.數(shù)據(jù)歸檔應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保歸檔數(shù)據(jù)的有序存儲和管理。（五）數(shù)據(jù)安全與保密1.加強(qiáng)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全管理，采取防火墻、入侵檢測、加密等安全技術(shù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和非法訪問。2.嚴(yán)格控制ERP系統(tǒng)用戶的訪問權(quán)限，根據(jù)用戶崗位職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，授予相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)操作。3.對涉及企業(yè)機(jī)密的數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行加密存儲和傳輸，并嚴(yán)格限制知悉范圍，防止數(shù)據(jù)泄露。4.加強(qiáng)對員工的數(shù)據(jù)安全和保密教育，提高員工的安全意識，規(guī)范員工的數(shù)據(jù)操作行為。五、ERP系統(tǒng)權(quán)限管理（一）權(quán)限設(shè)置原則1.根據(jù)崗位職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，遵循最小化授權(quán)原則，為用戶授予必要的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保用戶只能訪問和操作其工作所需的數(shù)據(jù)和功能。2.權(quán)限設(shè)置應(yīng)明確、清晰，避免權(quán)限交叉和重疊，防止出現(xiàn)權(quán)限混亂和管理漏洞。3.定期對用戶權(quán)限進(jìn)行審核和評估，根據(jù)業(yè)務(wù)變化和人員崗位調(diào)整，及時調(diào)整用戶權(quán)限，確保權(quán)限的合理性和有效性。（二）權(quán)限分類與定義1.功能權(quán)限：包括系統(tǒng)菜單訪問權(quán)限、業(yè)務(wù)模塊操作權(quán)限等，如銷售訂單創(chuàng)建、采購訂單審批、庫存查詢等。2.數(shù)據(jù)權(quán)限：指用戶對特定數(shù)據(jù)的訪問和操作權(quán)限，如客戶數(shù)據(jù)查詢、供應(yīng)商數(shù)據(jù)修改等。數(shù)據(jù)權(quán)限可根據(jù)數(shù)據(jù)范圍、數(shù)據(jù)級別等進(jìn)行細(xì)分。3.報表權(quán)限：控制用戶對系統(tǒng)報表的查看、打印和導(dǎo)出權(quán)限，確保報表數(shù)據(jù)的安全性和保密性。（三）權(quán)限申請與審批1.新員工入職或員工崗位變動需要申請系統(tǒng)權(quán)限時，應(yīng)由所在部門負(fù)責(zé)人填寫權(quán)限申請表，明確申請的權(quán)限內(nèi)容和原因。2.權(quán)限申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至信息化管理部門進(jìn)行審批。信息化管理部門應(yīng)根據(jù)權(quán)限設(shè)置原則和實際業(yè)務(wù)需求，對申請的權(quán)限進(jìn)行審核。3.對于涉及重要業(yè)務(wù)功能或高敏感數(shù)據(jù)的權(quán)限申請，應(yīng)進(jìn)行更嚴(yán)格的審批流程，可能需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.權(quán)限申請審批通過后，信息化管理部門由系統(tǒng)管理員按照審批結(jié)果為用戶設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)權(quán)限。（四）權(quán)限變更與撤銷1.當(dāng)員工崗位發(fā)生變動或業(yè)務(wù)需求發(fā)生變化時，所在部門應(yīng)及時通知信息化管理部門進(jìn)行權(quán)限變更。權(quán)限變更申請流程與權(quán)限申請流程相同。2.員工離職或不再需要系統(tǒng)權(quán)限時，所在部門應(yīng)及時提交權(quán)限撤銷申請，信息化管理部門在確認(rèn)后，立即撤銷該員工的系統(tǒng)權(quán)限。3.在權(quán)限變更或撤銷過程中，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的安全性和業(yè)務(wù)的連續(xù)性，避免因權(quán)限調(diào)整導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露或業(yè)務(wù)中斷。（五）權(quán)限監(jiān)督與審計1.信息化管理部門應(yīng)定期對系統(tǒng)權(quán)限進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保用戶權(quán)限符合規(guī)定要求，不存在越權(quán)操作現(xiàn)象。2.建立系統(tǒng)權(quán)限審計機(jī)制，記錄和審計用戶的權(quán)限操作行為，如權(quán)限變更記錄、登錄時間、操作內(nèi)容等。審計結(jié)果應(yīng)定期進(jìn)行分析和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對于違規(guī)操作權(quán)限的行為，應(yīng)按照企業(yè)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、ERP系統(tǒng)培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計劃制定1.信息化管理部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展需求和員工崗位變動情況，制定年度ERP系統(tǒng)培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)知識、操作技能、業(yè)務(wù)流程應(yīng)用等方面，根據(jù)不同崗位需求進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)。3.培訓(xùn)對象包括新入職員工、系統(tǒng)升級后的用戶、業(yè)務(wù)流程調(diào)整涉及的用戶以及需要提升系統(tǒng)操作技能的員工等。（二）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)：針對全體或部分員工進(jìn)行集中授課培訓(xùn)，系統(tǒng)講解ERP系統(tǒng)的功能、操作方法和業(yè)務(wù)流程等內(nèi)容。集中培訓(xùn)可邀請軟件供應(yīng)商專家或內(nèi)部資深講師進(jìn)行授課。2.在線培訓(xùn)：利用企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺或在線學(xué)習(xí)系統(tǒng)，提供ERP系統(tǒng)相關(guān)的培訓(xùn)課程和學(xué)習(xí)資料，員工可自主進(jìn)行在線學(xué)習(xí)。在線培訓(xùn)具有靈活性和可重復(fù)性，方便員工隨時學(xué)習(xí)。3.現(xiàn)場指導(dǎo)：在員工實際操作過程中，由系統(tǒng)管理員或業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，及時解答員工遇到的問題，幫助員工熟悉系統(tǒng)操作。4.案例分享：組織開展ERP系統(tǒng)應(yīng)用案例分享會，邀請在系統(tǒng)應(yīng)用方面表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或員工分享經(jīng)驗和技巧，促進(jìn)員工之間的交流和學(xué)習(xí)。（三）培訓(xùn)效果評估1.在每次培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估。評估方式可包括考試、實際操作考核、問卷調(diào)查、員工反饋等。2.通過培訓(xùn)效果評估，了解員工對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度和實際應(yīng)用能力，發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)過程中存在的問題和不足。3.根據(jù)培訓(xùn)效果評估結(jié)果，對培訓(xùn)計劃和培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，提高培訓(xùn)質(zhì)量和效果。（四）技術(shù)支持1.信息化管理部門應(yīng)建立完善的ERP系統(tǒng)技術(shù)支持體系，及時響應(yīng)和解決員工在系統(tǒng)使用過程中遇到的技術(shù)問題。2.設(shè)立專門的技術(shù)支持熱線或在線服務(wù)平臺，員工可通過電話、郵件、即時通訊工具等方式提交技術(shù)問題。3.對于一般性技術(shù)問題，系統(tǒng)管理員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)給予解答和處理；對于復(fù)雜問題，應(yīng)及時組織技術(shù)人員進(jìn)行會診，盡快解決問題，并將解決結(jié)果反饋給員工。4.定期收集員工在系統(tǒng)使用過程中遇到的技術(shù)問題，進(jìn)行分類整理和分析，總結(jié)常見問題及解決方案，形成知識庫，供員工查詢和參考。七、ERP系統(tǒng)故障處理與應(yīng)急響應(yīng)（一）故障監(jiān)測與預(yù)警1.信息化管理部門應(yīng)建立ERP系統(tǒng)故障監(jiān)測機(jī)制，實時監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，包括服務(wù)器性能、網(wǎng)絡(luò)連接、系統(tǒng)響應(yīng)時間等關(guān)鍵指標(biāo)。2.設(shè)定系統(tǒng)故障預(yù)警閾值，當(dāng)監(jiān)測指標(biāo)超出閾值時，系統(tǒng)自動發(fā)出預(yù)警信息，通知系統(tǒng)管理員及時關(guān)注。3.系統(tǒng)管理員應(yīng)定期查看系統(tǒng)運(yùn)行日志和監(jiān)控數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)潛在的系統(tǒng)故障隱患，提前采取預(yù)防措施。（二）故障報告與分類1.當(dāng)ERP系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，發(fā)現(xiàn)故障的人員應(yīng)立即向系統(tǒng)管理員報告。報告內(nèi)容應(yīng)包括故障發(fā)生的時間、現(xiàn)象、影響范圍等詳細(xì)信息。2.系統(tǒng)管理員接到故障報告后，應(yīng)及時對故障進(jìn)行初步判斷和分類，確定故障的嚴(yán)重程度和緊急程度。故障可分為一般故障、嚴(yán)重故障和緊急故障。一般故障：對企業(yè)業(yè)務(wù)影響較小，可在較短時間內(nèi)恢復(fù)的故障，如部分功能模塊暫時無法使用等。嚴(yán)重故障：對企業(yè)業(yè)務(wù)造成較大影響，需要較長時間才能恢復(fù)的故障，如系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失、核心業(yè)務(wù)流程中斷等。緊急故障：對企業(yè)業(yè)務(wù)產(chǎn)生重大影響，可能導(dǎo)致企業(yè)運(yùn)營癱瘓的故障，如整個ERP系統(tǒng)崩潰等。（三）故障處理流程1.一般故障處理系統(tǒng)管理員接到一般故障報告后，應(yīng)立即進(jìn)行故障排查，分析故障原因。根據(jù)故障原因，采取相應(yīng)的解決措施，如重新啟動相關(guān)服務(wù)、修復(fù)系統(tǒng)配置文件等。在處理故障過程中，應(yīng)密切關(guān)注系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，確保故障得到及時解決，恢復(fù)系統(tǒng)正常運(yùn)行。故障處理完成后，系統(tǒng)管理員應(yīng)記錄故障處理過程和結(jié)果，形成故障處理報告。2.嚴(yán)重故障處理對于嚴(yán)重故障，系統(tǒng)管理員應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，組織技術(shù)人員進(jìn)行緊急處理。迅速采取數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、系統(tǒng)緊急修復(fù)等措施，盡量減少故障對企業(yè)業(yè)務(wù)的