發(fā)文處理簽管理辦法總則目的為規(guī)范公司發(fā)文處理簽的使用和管理，確保發(fā)文流程的順暢、高效、合規(guī)，提高公文處理的質(zhì)量和效率，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及下屬子公司的各類發(fā)文處理簽的管理。定義發(fā)文處理簽是指在公文發(fā)文過程中，用于記錄公文擬稿、審核、會簽、簽發(fā)等各個環(huán)節(jié)意見和審批情況的專用表單。發(fā)文處理簽的設(shè)計與印制設(shè)計要求發(fā)文處理簽應(yīng)包含以下基本內(nèi)容：1.公文基本信息：包括公文標(biāo)題、文號、主送單位、抄送單位、密級、緊急程度等。2.處理環(huán)節(jié)信息：擬稿人、部門負(fù)責(zé)人審核意見、會簽部門意見、法務(wù)審核意見、分管領(lǐng)導(dǎo)審核意見、主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見等。3.日期欄：用于記錄每個處理環(huán)節(jié)的時間。4.備注欄：可用于記錄其他需要說明的事項(xiàng)。印制管理發(fā)文處理簽由公司行政部門統(tǒng)一設(shè)計和印制。印制數(shù)量應(yīng)根據(jù)公司發(fā)文量的實(shí)際情況進(jìn)行合理安排，確保滿足日常使用需求。同時，要建立發(fā)文處理簽的庫存管理制度，定期盤點(diǎn)庫存數(shù)量，及時補(bǔ)充。發(fā)文處理簽的使用流程擬稿環(huán)節(jié)1.擬稿人根據(jù)工作需要起草公文，并在發(fā)文處理簽上填寫公文基本信息和擬稿人姓名、日期。2.擬稿人應(yīng)確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，語言表達(dá)清晰、簡潔。同時，要對公文涉及的政策法規(guī)、數(shù)據(jù)等進(jìn)行認(rèn)真核對，避免出現(xiàn)錯誤。部門審核環(huán)節(jié)1.擬稿部門負(fù)責(zé)人收到擬稿人提交的發(fā)文處理簽和公文后，應(yīng)對公文內(nèi)容進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括：公文的必要性、合法性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及與本部門工作的關(guān)聯(lián)性等。2.部門負(fù)責(zé)人在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)公文存在問題，應(yīng)及時與擬稿人溝通，提出修改意見，并要求擬稿人進(jìn)行修改。修改完成后，再次進(jìn)行審核，直至符合要求。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，在發(fā)文處理簽上簽署審核意見、姓名和日期。審核意見應(yīng)明確、具體，如“同意發(fā)文”“需進(jìn)一步修改后發(fā)文”等。會簽環(huán)節(jié)1.如公文涉及其他部門的職責(zé)或利益，擬稿部門應(yīng)將發(fā)文處理簽和公文送相關(guān)部門進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成會簽工作，并提出明確的會簽意見。2.會簽部門在會簽過程中，應(yīng)從本部門的職責(zé)和工作實(shí)際出發(fā)，對公文內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與擬稿部門溝通協(xié)商，提出修改建議。3.會簽部門審核通過后，在發(fā)文處理簽上簽署會簽意見、姓名和日期。如會簽部門提出不同意見，擬稿部門應(yīng)與相關(guān)部門進(jìn)行充分溝通協(xié)調(diào)，達(dá)成一致意見后，再進(jìn)行下一步流程。法務(wù)審核環(huán)節(jié)對于涉及法律事務(wù)的公文，擬稿部門應(yīng)將發(fā)文處理簽和公文送公司法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對公文內(nèi)容進(jìn)行審查，確保公文符合法律法規(guī)的要求。1.法務(wù)部門在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)公文存在法律風(fēng)險或與法律法規(guī)相抵觸的內(nèi)容，應(yīng)及時提出修改意見，并要求擬稿部門進(jìn)行修改。2.法務(wù)部門審核通過后，在發(fā)文處理簽上簽署審核意見、姓名和日期。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)環(huán)節(jié)1.發(fā)文處理簽和公文經(jīng)上述環(huán)節(jié)審核通過后，由擬稿部門將其報送分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對公文的重要性、必要性以及與公司整體工作的協(xié)調(diào)性等進(jìn)行審核，并簽署審核意見。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，將發(fā)文處理簽和公文報送主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。主要領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和工作安排，對公文進(jìn)行最終審批。3.主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，在發(fā)文處理簽上簽署簽發(fā)意見、姓名和日期。簽發(fā)意見應(yīng)明確是否同意發(fā)文，如“同意發(fā)文”“不同意發(fā)文，退回修改”等。發(fā)文環(huán)節(jié)1.公文經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由擬稿部門負(fù)責(zé)按照公司公文排版格式要求進(jìn)行排版，并打印正式公文。2.擬稿部門將正式公文與發(fā)文處理簽一并送公司文印室進(jìn)行蓋章、登記和分發(fā)。文印室工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照公司的發(fā)文登記制度進(jìn)行操作，確保公文的發(fā)放準(zhǔn)確、及時。發(fā)文處理簽的保管與歸檔保管要求1.發(fā)文處理簽在公文發(fā)文過程中，應(yīng)隨公文一同流轉(zhuǎn)，確保各個處理環(huán)節(jié)的意見和審批情況完整記錄。2.公文發(fā)放后，發(fā)文處理簽由擬稿部門負(fù)責(zé)保管，保管期限為[X]年。保管期間，要確保發(fā)文處理簽的安全、完整，防止丟失、損壞。歸檔流程1.每年年底，擬稿部門應(yīng)將當(dāng)年的發(fā)文處理簽進(jìn)行整理、裝訂，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。2.歸檔的發(fā)文處理簽應(yīng)按照公文的文號或時間順序進(jìn)行編號，建立索引目錄，以便查詢和查閱。查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱發(fā)文處理簽時，應(yīng)填寫《發(fā)文處理簽查閱/借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到擬稿部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.查閱或借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)制、銷毀發(fā)文處理簽。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督主體公司行政部門負(fù)責(zé)對各部門發(fā)文處理簽的使用和管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.發(fā)文處理簽的使用是否符合本辦法的規(guī)定，包括各個處理環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范、意見簽署是否完整等。2.發(fā)文處理簽的保管和歸檔是否符合公司的檔案管理要求，是否存在丟失、損壞等情況。檢查方式1.定期檢查：公司行政部門每半年對各部門發(fā)文處理簽的管理情況進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報告。2.不定期抽查：公司行政部門根據(jù)工作需要，對部分部門的發(fā)文處理簽進(jìn)行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評教育或紀(jì)律處分。2.因發(fā)文處理簽管理不善導(dǎo)致公司